Заполнение формы РСВ-1 ПФР
В феврале бухгалтеры должны сдать в Пенсионный фонд отчет по форме РСВ-1 ПФР за 2013 год. Форма состоит из титульного листа и пяти разделов. Однако заполнять их все не надо.
Сдать отчетность в Пенсионный фонд за 2013 год нужно не поздже 17 февраля 2014 года. Поскольку 15 февраля в 2014 году выпадает на выходной день, то срок сдачи отчета переносится на ближайший рабочий день.
Отчет сдается в Пенсионный фонд по форме РСВ-1 ПФР. Форма отчета и Порядок ее заполнения (далее — Порядок) утверждены приказом Минтруда России от 28.12.2012 № 639н. В форме РСВ-1 ПФР отражают информацию по взносам в ПФР и ФФОМС.
Какие разделы формы РСВ-1 ПФР нужно заполнить
Все компании, даже если не было начислений зарплаты или вознаграждений по гражданско-правовым договорам, представляют (п. 3 Порядка):
- титульный лист;
- разделы 1 и 2.
Раздел 3 заполняют компании, применяющие пониженные тарифы страховых взносов (п. 13—28.6 Порядка).
Раздел 4 заполняют плательщики, которым инспекторы отделений ПФР доначислили страховые взносы по актам проверок. Также этот раздел заполняют предприятия, самостоятельно выявившие занижение страховых взносов (п. 29 Порядка).
Раздел 5 представляют компании, которые в 2013 году производили выплаты в пользу учащихся в средних и высших профессиональных заведениях за работу, выполненную в студенческом отряде по трудовому или гражданско-правовому договору (п. 30 Порядка).
Особенности заполнения подраздела 2.1
Раздел 2 «Расчет страховых взносов по тарифу и по дополнительному тарифу» состоит из подразделов 2.1, 2.2 и 2.3.
Подраздел 2.1 «Расчет страховых взносов по тарифу» заполняется отдельно в отношении каждого тарифа, который страхователь применял в течение 2013 года (п. 3 Порядка).
В 2013 году специалисты Минтруда дали ряд разъяснений по поводу начисления страховых взносов. Эти рекомендации влияют на порядок заполнения формы РСВ-1 ПФР.
Страховые взносы на командировочные расходы
По возвращении из служебной командировки работник обязан представить авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, расходах на проезд и других расходах, связанных с командировкой.
Если отсутствует командировочное удостоверение, а также документы, подтверждающие понесенные расходы, то выплаты командированному работнику облагаются страховыми взносами. Об этом говорится в письме Минтруда России от 07.10.2013 № 17-4/1647.
Такие выплаты нужно отразить в строках 201 и 202 подраздела 2.1 в зависимости от возраста работника. А вот в составе необлагаемых сумм (в строках 211 и 212) их указывать нельзя.
Трудовой договор с иностранцем начался в одном году, а заканчивается в другом
Категория сотрудников. С выплат временно пребывающему на территории России иностранному гражданину нужно начислять страховые взносы в ПФР в двух случаях:
- трудовой договор с ним заключен на неопределенный срок;
- заключены срочные трудовые договоры (один или несколько), продолжительность которых в общей сложности не меньше шести месяцев в течение календарного года.
Это следует из пункта 15 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ, а также пункта 1 статьи 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ.
«Переходящий» трудовой договор. В письме Минтруда России от 29.08.2013 № 17-3/1436 рассмотрена следующая ситуация.
Трудовой договор с временно пребывающим иностранцем заключен с 13 июля 2013 года по 15 мая 2014 года. Поскольку и в 2013 году, и в 2014-м период действия указанного срочного трудового договора составляет менее шести месяцев, страховые взносы не начисляются.
Показатели в отчете. Сумму выплат такому иностранцу нужно отразить в годовой форме РСВ-1 ПФР в строке 203 подраздела 2.1. Так как эти выплаты являются объектом обложения страховыми взносами (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). Однако они не облагаются взносами, поэтому выплаты следует отразить в строке 213 подраздела 2.1.
Сумма выплат превысила предельную величину облагаемой базы
По строкам 231—233 отражаются суммы выплат и вознаграждений, превышающие предельную величину базы для начисления страховых взносов. В 2013 году она была равна 568 000 руб. (постановление Правительства РФ от 10.12.2012 № 1276).
Выплаты свыше 568 000 руб. облагались взносами в ПФР по тарифу 10%. Эти взносы платят только те компании, которые применяют общие тарифы. Взносы нужно отразить в строке 252 подраздела 2.1 формы РСВ-1 ПФР.
Подразделы 2.2 и 2.3
Подразделы 2.2 и 2.3 в расчете за 2013 год заполняют только компании, которые начисляли взносы по дополнительным тарифам:
- 4% — с выплат за работы, указанные в подпункте 1 пункта 1 статьи 27 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ;
- 2% — с выплат за работы, поименованные в подпунктах 2—18 пункта 1 статьи 27 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ.
Взносы по доптарифам начисляются на полную сумму выплат работнику без применения предельной величины облагаемой базы (ч. 3 ст. 58.3 Закона № 212-ФЗ).
Подраздел 3.1: дата справки об инвалидности
В подразделе 3.1 приводят сведения, необходимые для применения пониженного тарифа для уплаты страховых взносов с выплат инвалидам.
При его заполнении есть вероятность совершить ошибку — неточно указать дату из справок врачебно-трудовой экспертной комиссии (ВТЭК) и медико-социальной экспертизы (МСЭ). Рекомендуем при подготовке отчетности сверить даты на справках с теми, что указывает программа.
В случае, если работнику установлена постоянная группа инвалидности, бухгалтеры, как правило, указывают «Бессрочно» в графе «Дата окончания действия» либо оставляют поле пустым. Это не совсем верно.
Специалисты Пенсионного фонда настаивают, что если справка выдана бессрочно, то нужно указывать дату окончания отчетного года, в нашем случае — 31.12.2013, либо более позднюю, например 31.12.2025. Такая информация представлена, например, на сайте отделения ПФР Белгородской области в разделе «Работодателям региона» / «Вниманию работодателей и работников!».
Сверяем остатки с бухгалтерскими данными
Если есть задолженность на конец отчетного периода, остаток страховых взносов, подлежащих уплате и отраженных по строке 150 раздела 1 формы РСВ-1 ПФР, должен соответствовать величинам кредитовых сальдо по счету 69 субсчету «Расчеты по пенсионному обеспечению» и субсчету «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».
Пример
А.Н. Самохина (1970 года рождения) работает в должности заливщицы металла в литейном производстве. Ее профессия входит в Список № 1, поэтому сотрудница имеет право на досрочную пенсию по достижении возраста 45 лет (подп. 1 п. 1 ст. 27 Закона № 173-ФЗ).
Сумма выплат сотруднице за 2013 год составила 580 000 руб., их них облагается страховыми взносами 568 000 руб., в том числе:
- за октябрь — 48 000 руб.;
- ноябрь — 50 000 руб.;
- декабрь — 38 000 руб.
Сумма выплат и вознаграждений, превышающая предельную величину базы для начисления страховых взносов, составила 12 000 руб. (580 000 руб. – 568 000 руб.), превышение произошло в декабре.
Как заполнить подразделы 2.1, 2.2 и раздел 1 формы РСВ-1 ПФР за 2013 год, если известно, что перечисление страховых взносов компания производит в месяце их начисления?
Решение
В 2013 году компания уплачивала за работницу, помимо обычных пенсионных (22%) и медицинских (5,1%) взносов, взносы в ПФР по дополнительному тарифу 4%.
Сумма страховых взносов, начисляемых на страховую часть трудовой пенсии, в 2013 году составила 90 880 руб. (568 000 руб. × 16%), в том числе:
- за октябрь — 7680 руб. (48 000 руб. × 16%);
- ноябрь — 8000 руб. (50 000 руб. × 16%);
- декабрь — 6080 руб. (38 000 руб. × 16%).
Так как сотрудница относится к категории лиц моложе 1967 года рождения (ст. 33.1 Закона № 167-ФЗ), сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии в 2013 году составила 34 080 руб. (568 000 руб. × 6%), в том числе:
- за октябрь — 2880 руб. (48 000 руб. × 6%);
- ноябрь — 3000 руб. (50 000 руб. × 6%);
- декабрь — 2280 руб. (38 000 руб. × 6%).
С сумм, превышающих предельную величину базы, в декабре 2013 года начислены взносы в ПФР по тарифу 10% — 1200 руб. (12 000 руб. × 10%).
Дополнительные взносы на страховую часть трудовой пенсии по тарифу 4% в 2013 году начислены и уплачены в сумме 23 200 руб. (580 000 руб. × 4%), в том числе:
- за октябрь — 1920 руб. (48 000 руб. × 4%);
- ноябрь — 2000 руб. (50 000 руб. × 4%);
- декабрь — 2000 руб. (50 000 руб. × 4%).
Страховые взносы в ФФОМС в 2013 году с выплат работнице были начислены в размере 28 968 руб. (568 000 руб. × 5,1%), в том числе (ч. 1 ст. 58.2 Закона № 212-ФЗ):
- за октябрь — 2448 руб. (48 000 руб. × 5,1%);
- ноябрь — 2550 руб. (50 000 руб. × 5,1%);
- декабрь — 1938 руб. (38 000 руб. × 5,1%).
Задолженности по уплате страховых взносов на начало и конец 2013 года у компании нет.
Фрагмент формы РСВ-1 ПФР представлен ниже.
Образец Фрагмент формы РСВ-1 ПФР
Проверяем отчетность
Принимая отчетность, инспекторы проверяют ее по специальным правилам, установленным в информационном сообщении ПФР от 20.12.2011, а также в соответствии с дополнениями 2 и 3 (информационное сообщение ПФР от 21.02.2013).
Бухгалтерам для самопроверки рекомендуется пользоваться программами CheckXML-UFA и CheckXML, скачать которые можно на сайте ПФР в разделе «Работодателям» / «Бесплатные программы для работодателей».
В протоколе форматно-логической проверки пакета файлов все отклонения от требований действующего законодательства различаются по степени (коду) грубости (п. 1 Дополнения 2):
- 10 — сравнительно редкая, но возможная ситуация, файл может быть принят без дополнительного выяснения ситуации (предупреждение);
- 20 — ситуация возможная, но требующая разъяснений (предупреждение);
- 30 — неверное сочетание элементов и блоков, отсутствие необходимых элементов и блоков (ошибка);
- 40 — недопустимые символы, недопустимые коды (ошибка);
- 50 — неверная структура файла (ошибка).
При наличии в журнале проверки кодов 30—50 файл не будет принят территориальным отделением Пенсионного фонда.
Избежать ошибок можно еще на этапе составления отчетности, для этого нужно, чтобы выполнялась определенная взаимосвязь показателей всех форм. Характеристики взаимосвязи приведены в пункте 8 Дополнения 3.
Например, суммы начисленных взносов на накопительную часть пенсии в формах АДВ-6-2 (за вычетом сумм по коду категории работников «ЧЭС») и РСВ-1 за последние три месяца должны быть равны (см. формулу). Расхождение в данном случае допускается в пределах значения, равного 1,5 копейки, умноженного на количество сотрудников и округленного до целых копеек.
Формула Взаимосвязь показателей форм РСВ-1 ПФР и АДВ-6-2
Графа 4 строки 114 раздела 1 формы РСВ-1 ПФР = Итоговая сумма строки «Итого по страхователю» раздела «Сведения об исходных сведениях» формы АДВ-6-2
Декабрь 2013 г.