Главная - Статьи

Восстанавливаем трудовую книжку

 

Из-за пожаров этим летом многие остались без документов, в том числе, возможно, без трудовых книжек. Утрата трудовой книжки могла произойти и по другим причинам (например, работник потерял трудовую или она пришла в негодность). В любом случае утраченные трудовые книжки работникам нужно восстановить: работодатель должен выдать каждому работнику дубликат трудовой книжки (Пункты 31, 33, 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила)). Зачастую оформлением дубликата занимается бухгалтер, поэтому мы расскажем, как это нужно сделать.

 

В каких случаях нужно выдавать работнику дубликат

 

Это ситуации, когда трудовая книжка:

- была утрачена (в том числе в результате чрезвычайной ситуации) бывшим работником, который еще не устроился на новую работу;

- была утрачена работодателем, в том числе в результате чрезвычайной ситуации;

- пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и др.).

Правила подтверждения стажа работника и оформления дубликата книжки в каждом из названных случаев имеют свои особенности.

 

Если книжка утрачена бывшим работником

 

К вам может обратиться бывший работник, который пока еще не устроился на новое место работы, с просьбой выдать ему дубликат трудовой книжки в связи с ее утратой. И вы обязаны выдать ему дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи им заявления.

Выдача дубликата взамен утраченной трудовой книжки предполагает восстановление всех записей, содержавшихся в ней. Поэтому, если у работника до прихода на работу в вашу организацию была другая работа, ему необходимо документально подтвердить стаж предшествующей работы.

Заметьте, если к вам на работу устроился новый работник, который до этого потерял свою трудовую книжку, то вы не должны ее ему восстанавливать. В такой ситуации по его заявлению вы просто оформляете ему новую трудовую книжку, в которой первой записью о работе указываете работу в вашей организации.

Это нам подтвердили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Нина Заурбековна, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

"В случае если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка по причине ее утраты, то работодатель, принимая его на работу, может оформить ему только новую трудовую книжку. То есть указывать общий трудовой стаж до поступления на работу к этому работодателю и восстанавливать записи о предыдущих местах работы в новой трудовой книжке, в отличие от дубликата, не является обязанностью работодателя".

 

Какие документы подтверждают стаж

 

К таким документам, в частности, относятся:

- письменные трудовые договоры;

- справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы;

- справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;

- выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;

- лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;

- решение суда об установлении трудового стажа.

Могут ли иные документы подтверждать стаж работника, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.

Посоветуй работнику

Если организации, в которой работал сотрудник, больше нет, а кадровые документы она в архив не передала, можно обратиться в суд по месту жительства с заявлением об установлении стажа работы. Для этого нужно найти минимум двух коллег по прежней работе, которые подтвердят работу в той организации в конкретный период.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

"Вносить записи о трудовом стаже работника в дубликат трудовой книжки можно только на основании документов, подтверждающих трудовые отношения. К таким документам относятся: выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении, лицевые счета, ведомости на выдачу зарплаты.

Документы индивидуального (персонифицированного) учета (формы СЗВ-К и СЗИ-5), подтверждающие страховой стаж для целей пенсионного обеспечения, а также копия или выписка из трудовой книжки не являются документами, подтверждающими трудовые отношения. Поэтому на их основании делать записи о трудовом стаже в трудовой книжке работника нельзя".

После представления бывшим работником подтверждающих его стаж документов вам нужно внести эти данные в дубликат.

 

Оформляем дубликат

 

Шаг 1. Просим бывшего работника написать заявление о выдаче дубликата в произвольной форме и берем у него документы, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей (если такая работа была).

 

Генеральному директору ООО "Блеск"

Смирнову И.А.

от Абрамовой Ирины Александровны

Заявление

В связи с утратой трудовой книжки в результате пожара прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

После увольнения из ООО "Блеск" 30 июня 2010 г. я нигде не работала.

Стаж работы до поступления на работу в ООО "Блеск" подтверждаю прилагаемыми документами:

1. Справка ООО "Заря" о работе в должности экономиста в период с 17 марта 1997 г. по 16 марта 1998 г. от 15.09.2010 N 31.

2. Копия приказа о приеме на работу в ЗАО "Весна" на должность ведущего экономиста в плановый отдел от 01.04.1998 N 10к.

3. Копия приказа об увольнении по собственному желанию из ЗАО "Весна" от 28.02.2007 N 12к.

20 сентября 2010 г. ---------------- /Абрамова И.А./

 

Шаг 2. Со всех представленных документов о стаже снимаем копии, заверяем их, оставляем у себя. На копии должна стоять надпись "Копия верна", должность и Ф.И.О. лица, заверившего копию, его личная подпись, а также дата заверения. А оригиналы документов верните работнику.

Шаг 3. Оформляем дубликат трудовой книжки. Он заполняется по тем же правилам, что и сама трудовая книжка, но с определенными особенностями.

На первой странице в верхнем правом углу трудовой книжки вы пишете "Дубликат".

Сведения о работнике на первой странице дубликата указываются на дату его выдачи.

Хотя выдача дубликата взамен утраченной книжки и предполагает восстановление всех записей, что были в ней, это не относится к титульному листу. Информацию о работнике на титульном листе вам нужно вписать по имеющимся данным на момент выдачи дубликата, а не на момент выдачи первоначальной трудовой книжки. К примеру, если к моменту выдачи дубликата работник поменял фамилию либо получил профессиональное образование более высокого уровня, то в дубликате нужно сразу указать измененную фамилию и сделать запись о высшем образовании на основании предъявленного диплома.

Если представленные работником документы о работе у предыдущих работодателей содержат неполные данные, то дополнять их при заполнении дубликата вам не нужно.

Сведения о работе в вашей организации на основании данных личного дела работника вы вносите в дубликат после записей о предыдущих местах работы (если они были).

Шаг 4. После того как дубликат заполнен, вносим сведения о его выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 5. Выдаем дубликат бывшему работнику и получаем с него деньги за бланк трудовой книжки.

Также делаем запись о выдаче дубликата в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки, а работник расписывается в ней в получении дубликата.

"Стихийная" утрата трудовых книжек работодателем

Если трудовые книжки были утрачены работодателем в результате чрезвычайных обстоятельств (в том числе из-за пожара), организация также должна оформить работникам дубликаты.

Однако записи в дубликат трудовой книжки в этом случае нужно вносить на основании акта комиссии по установлению стажа. Эта комиссия создается по решению органа исполнительной власти субъектов РФ (например, в Тамбовской области такая комиссия создана и действует на основании Постановления администрации Тамбовской области от 13.07.2004 N 626).

Какие еще ситуации, приведшие к массовой утрате трудовых книжек работодателем, относятся к чрезвычайным, нам разъяснили в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

"К случаям массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, при которых стаж работников также устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ, относится массовая утрата трудовых книжек (более одной трудовой книжки) в случае пожара, произошедшего на территории работодателя и не связанного с объявлением чрезвычайной ситуации, или кражи сейфа у работодателя".

Во всех случаях массовой утраты трудовых книжек вам нужно оформить и подписать у руководителя заявление с обращением в комиссию по восстановлению трудового стажа в произвольной форме.

Его можно оформить, к примеру, так.

 

В Комиссию по установлению трудового стажа

работников при массовой утрате работодателем трудовых

книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций,

созданную постановлением администрации Тамбовской

области

От: Общества с ограниченной ответственностью "Крокус"

Адрес: 393190, г. Котовск Тамбовской области,

ул. Свободы, д. 19

Заявление

Прошу организовать работу по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации - пожара в офисе ООО "Крокус", расположенном по адресу: 393190, г. Котовск Тамбовской области, ул. Свободы, д. 19, произошедшего 8 августа 2010 г., в результате которого утрачены трудовые книжки трех работников.

Прошу установить трудовой стаж следующим работникам ООО "Крокус":

1) Баранову Ивану Ивановичу, 1975 года рождения;

2) Смолиной Ольге Николаевне, 1970 года рождения;

3) Соколовой Татьяне Петровне, 1980 года рождения.

Прошу включить в состав комиссии Савельеву Ирину Николаевну, бухгалтера ООО "Крокус".

Приложение: Справка Управления государственной противопожарной службы по Тамбовской области от 11.08.2010 N 188.

Генеральный директор

ООО "Крокус" Волков И.И. Волков

Печать

11 сентября 2010 г.

 

Если в вашем регионе не создана такая постоянно действующая комиссия, то свое заявление об установлении трудового стажа работников вам нужно адресовать в орган по труду вашего субъекта РФ (в разных регионах он называется по-разному, например в Москве это Департамент труда и занятости), дополнив его просьбой о создании такой комиссии.

За разъяснениями о том, устанавливает ли комиссия стаж по конкретным периодам работы с указанием места работы или только общую продолжительность трудового стажа, мы обратились в Комиссию по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, созданную постановлением администрации Тамбовской области.

Из авторитетных источников

Гордеева Елена Ивановна, начальник управления труда и социального развития Тамбовской области, председатель Комиссии по установлению трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций

"Комиссия устанавливает факт работы, сведения о профессии (должности) и продолжительность трудового стажа работников у данного работодателя. Если работник до поступления к этому работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются конкретные периоды работы, профессии (должности) и продолжительность трудового стажа у каждого работодателя.

При этом общий трудовой стаж комиссия устанавливает на дату составления акта (или на дату массовой утраты трудовых книжек, то есть на дату чрезвычайного события)".

Может ли работодатель, у которого произошла массовая утрата трудовых книжек, самостоятельно установить работникам стаж по последнему месту работы, если у него сохранились приказы о приеме на работу, не обращаясь в региональную комиссию по установлению трудового стажа работников?

Вот что нам разъяснила по этому поводу председатель такой комиссии в Тамбовской области.

Из авторитетных источников

Гордеева Е.И., Управление труда и социального развития Тамбовской области

"Исключительное право на установление трудового стажа работников при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций, согласно Правилам, имеет комиссия по установлению трудового стажа, создаваемая органами исполнительной власти субъектов РФ. Работодатели не вправе даже при наличии документов, подтверждающих факты трудовой деятельности работников, устанавливать им трудовой стаж".

Итак, комиссия на основании документов, имеющихся у работника (справок, копий приказов и т.п.), а при их отсутствии - на основании показаний двух и более свидетелей, работавших с ним у одного работодателя, и ответов по запросам с предыдущих мест работы составит акт с указанием продолжительности общего трудового стажа на момент составления акта, периодов работы, должностей в отношении каждого работника.

На основании этого акта вы внесете записи в дубликат трудовой книжки.

При выдаче дубликата в такой ситуации с работника не нужно взимать плату за бланк трудовой книжки. Затраты на приобретение бланков трудовых книжек (включая НДС) вы можете отнести на расходы для целей налогообложения прибыли.

 

Если трудовая книжка испорчена

 

Может случиться так, что трудовая книжка не полностью утрачена, а лишь пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.). В этом случае вам тоже нужно оформить работнику дубликат.

Если в испорченной трудовой книжке все записи читаемы, то работнику не нужно собирать документы, подтверждающие стаж работы. Вы просто оформите ему дубликат на основании этой трудовой книжки. А на первой странице испорченной трудовой книжки сделаете запись: "Взамен выдан дубликат трудовой книжки N __________".

Если в испорченной трудовой книжке, выданной на руки работнику, некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми, то работник должен представить вам документы, подтверждающие эти периоды работы. После чего вы внесете соответствующие записи в дубликат.

Предупреди работника

Записи в трудовой книжке подтверждают также и стаж для исчисления пособия по временной нетрудоспособности. Чтобы получать выплаты по больничному в максимально возможном размере, в интересах работника при оформлении дубликата собрать документы со всех предыдущих мест работы.

Если же трудовая книжка пришла в негодность при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайной ситуации, то в этом случае такие периоды работы нужно устанавливать через комиссию по установлению стажа.

Этого подхода придерживаются и в Минздравсоцразвития России.

Из авторитетных источников

Ковязина Н.З., Минздравсоцразвития России

"Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, обгорела и т.п.), то в ней делается запись о выдаче дубликата и взамен нее выдается дубликат, в который переносятся записи из пришедшей в негодность трудовой книжки. В этом случае работнику не нужно представлять подтверждающие стаж работы документы. Если же некоторые записи из-за обгорания, обрыва страниц стали нечитаемыми и трудовая книжка пришла в негодность по вине работника, ему придется собирать документы по предыдущим местам работы. А если произошла массовая утрата трудовых книжек работодателем, то работодателю придется обращаться в региональную комиссию по восстановлению трудового стажа".

 

* * *

 

Восстановление трудовой книжки - дело хлопотное порой не только для работника, но и для компании. Если произошла массовая утрата трудовых книжек в компании, то, чтобы выдать работникам их дубликаты, вам придется обратиться в специально созданную в вашем регионе комиссию по установлению стажа. Если же трудовую книжку утратил работник, то вам останется только перенести в дубликат сведения о предыдущей работе, представленные работником.





Статьи по теме: