Главная - Статьи

Рекомендации по соблюдению кассовой дисциплины

 

Приказ о лимите кассы

Проследите, чтобы приказ о лимите кассы был подписан либо директором организации, либо лицом, у которого есть доверенность директора на утверждение лимита (Пункт 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. п. 1, 3 ст. 53, ст. 185 ГК РФ; п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ; п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ). Это касается и приказа о лимите обособленного подразделения. Иначе ваш лимит будет считаться неустановленным и деньги в кассе вам оставлять нельзя (Постановление ВС РФ от 12.09.2014 N 11-АД14-21) (правда, если у вас малое предприятие, вам лимит вообще не нужен (Статья 4 Закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ; п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У)).

Пересчет лимита кассы

Пересчитайте лимит кассы, сменив способ расчета, если у вас кардинально изменилось соотношение между объемами наличной выручки и расходов из кассы. Например, лимит был установлен исходя из наличных поступлений от реализации, а теперь организация отказывается от продаж за наличные. Тогда лучше установить новый лимит, рассчитав его по наличным расходам. Иначе налоговики могут решить, что лимит завышен. Ведь его расчет должен учитывать характер деятельности организации (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У), под которым можно понимать преобладание наличной выручки над наличными расходами и наоборот.

Нулевой расчет лимита кассы

Когда расчет лимита кассы по формуле дает ноль, а деньги в кассе нужны, можно создать необходимый для установления ненулевого лимита объем выдач наличных. Для этого покупают что-нибудь нужное (канцелярские товары, инструменты, расходные материалы и т.п.) за наличные, разово сняв деньги в банке и выдав их подотчетнику. Исходя из выданной суммы и делают расчет. Необходимое для расчета количество дней между снятиями наличных в банке устанавливают равным 7.

Право не устанавливать лимит

Если у вас малое предприятие и вы хотите оставлять в кассе любую сумму, не сдавая ее в банк, издайте приказ директора о том, что с такого-то числа организация пользуется правом не устанавливать лимит остатка кассы. Тогда вам не предъявят претензии по несоблюдению кассового лимита.

Снижение наличной выручки

При существенном падении объема наличной выручки/наличных расходов вы не обязаны уменьшать лимит кассы. У вас есть право продолжать пользоваться лимитом, установленным исходя из прежних, больших, объемов (Письмо Банка России от 15.02.2012 N 36-3/25 (п. п. 8, 9)).

Директор предоставил заем

На директора, который предоставил своей организации заем и зачислил наличные напрямую на счет организации, составьте тем же днем два кассовых ордера. ПКО - на получение займа в кассу и РКО - на сдачу денег из кассы в банк. Иначе инспекция может оштрафовать за неоприходование наличных (Часть 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Ведь наличные должны были быть оприходованы, то есть записаны в кассовой книге на основании ПКО и РКО (Абзац 3 п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Кассовые книги обособленных подразделений

Сводить в головном подразделении кассовые книги всех обособленных подразделений в одну общую по организации вы не обязаны. Для выполнения кассовых правил достаточно того, что копии листов кассовых книг ОП хранятся в головном подразделении (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Срок их передачи - к моменту составления бухотчетности.

«Принято от» в кассовом ордере

Строка "Принято от _____" в ПКО на снятые с расчетного счета наличные может оставаться пустой в одном-единственном случае: за деньгами в банк ездил сам кассир. Он материально ответственное за кассу лицо, поэтому можно считать, что снятая сумма сразу оказывается в кассе. В остальных случаях указывайте в этой строке того, кто привез деньги из банка.

Выдавайте квитанцию к ПКО

Принимая в кассу розничную выручку, обязательно выдавайте работнику, который ее вносит, квитанцию к ПКО (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Квитанция - это доказательство того, что всю выручку работник сдал.

Арендная плата наличными

На арендную плату, ежемесячно выдаваемую наличными работнику, составляйте РКО - включать ее в зарплатную ведомость нельзя. По ведомости можно выдать только то, что входит в фонд зарплаты и социальные выплаты (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

В кассе обнаружен излишек или недостача

На обнаруженный в кассе излишек/недостачу не нужно составлять ПКО/РКО. Для отражения их в кассовой книге достаточно акта инвентаризации наличных (можно использовать форму N ИНВ-15 (Утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88)).

Лимит кассы когда нет банка

Будьте осторожны с расчетом лимита, если в вашем населенном пункте нет банка. Формально в этом случае кассовые правила разрешают определить лимит кассы исходя из "льготного" 14-дневного интервала между сдачей наличных в банк/снятия их со счета (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Однако если от вас до вашего банка всего несколько километров и есть регулярный общественный транспорт, безопаснее рассчитать лимит исходя из максимального интервала 7, а не 14 рабочих дней (Решение АС Калининградской области от 03.10.2014 N А21-4264/2014).

Подотчетные суммы на банковскую карту

Если подотчетные суммы вы перечисляете на банковскую карту, то вы не обязаны соблюдать кассовые "подотчетные" формальности. То есть не нужно:

  • брать с работника заявление на выдачу денег под отчет. Подтверждением того, что это именно подотчетные деньги, будет документ, на основании которого происходит их перечисление, - например, распоряжение руководителя о выдаче этой суммы на определенные цели;
  • соблюдать запрет на выдачу нового подотчета при просрочке отчета по ранее выданному (в том числе и выданному наличными из кассы).

И то и другое - требование кассовых правил, а они не распространяются на безналичные операции (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Заполнение суммы полученных денег в РКО

Строчку "Получил _____" в РКО можно заполнять на компьютере, но иногда лучше потребовать собственноручного заполнения. Так, при выдаче существенной для вашей организации суммы настаивайте, чтобы получатель сам вписал сумму. Проще будет доказать подлинность его подписи, если потом он вдруг заявит, что деньги не получал, а подпись не его.

Заявление на подотчет

Если директор не хочет тратить время на подписание "подотчетных" заявлений, он может дать доверенность на это другому человеку (начальнику отдела, руководителю ОП и т.д.) (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Полученный наличными заем

Полученный наличными заем не обязательно вносить на расчетный счет - можно сразу расходовать эти деньги из кассы. Ограничения установлены лишь для случая, когда сама организация расплачивается наличными по договору займа, - на это разрешено расходовать только те деньги, которые ранее были сняты со счета (Пункт 4 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У; Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Выдаем наличные подрядчику

Есть разные способы выдать наличные физлицу-подрядчику, который не является ИП и должен приобрести что-то от имени вашей организации. Можно выдать деньги из кассы:

  • (или) под отчет (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Тогда нужно заявление и авансовый отчет;
  • (или) на исполнение договора (указав это в строке "Основание" РКО). О расходовании денег физлицо должно будет представить отчет.

Исправления в РКО и ПКО не допускаются

Помните, что в расходных кассовых ордерах и приходных ордерах исправления не допускаются. Если вы сделали ошибку, выпишите новый ордер.

Проверка кассовой дисциплины

Если к вам пришли с проверкой ККТ и/или полноты оприходования выручки, посмотрите поручение на проверку. Его налоговики должны предъявить вместе со служебными удостоверениями. Убедитесь, что (Пункты 27, 28, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 132н; п. п. 22, 23, 19 Регламента, утв. Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н.) (Постановление 3 ААС от 06.11.2014 N А69-1173/2014.):

  • указаны Ф.И.О. инспекторов, которым поручено провести проверку, и они совпадают с Ф.И.О. пришедших к вам инспекторов;
  • поручение подписано руководителем инспекции или его заместителем.

В ином случае вы можете не пускать таких проверяющих и ничего им не представлять, если проверка еще не начата. А если вы обнаружили "дефекты" в поручении, когда проверка уже идет, то есть шансы оспорить штраф (Постановление 3 ААС от 06.11.2014 N А69-1173/2014).

РКО при выдаче зарплаты

В РКО, составляемом на общую сумму выданных по зарплатной ведомости денег в день ее закрытия, не нужно заполнять строки "Выдать _____" и "По _____". Этот РКО - технический документ, он необходим только для записи выданной по ведомости суммы в кассовую книгу. Подтверждением передачи денег работникам он не является (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Печать на ПКО

Печать (штамп) на ПКО нужно ставить так, чтобы она полностью помещалась на отрывной квитанции (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Ведь печать нужна прежде всего вносителю денег как доказательство того, что он их вам передал.

Депонированная зарплата в кассе

Вы обязаны сдать депонированную зарплату на расчетный счет, только если остаток в кассе на конец рабочего дня, следующего за днем депонирования, не укладывается в лимит. Депонирование делают в последний день срока выдачи зарплаты - он должен быть указан в расчетно-платежной/платежной ведомости и не может превышать 5 рабочих дней (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Если же у вас малое предприятие или вы ИП, вам можно хранить деньги в кассе без ограничений (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Январь 2017 г.





Статьи по теме: