Главная - Консультации

Вопросы налогообложения служебных командировок

 

В настоящее время с тем, чтобы расширить свой бизнес или просто для того, чтобы его сохранить, компаниям приходится искать как новые рынки сбыта, так и новых партнеров. С этой целью сотрудников направляют в командировки с определенными поручениями. Проблема в том, что с начала 2017 года в налоговом учете многие некогда стандартные операции теперь отражаются иначе.

НДФЛ со сверхнормативных суточных, выданных в иностранной валюте

Здравствуйте! Сотрудник увольняется 25 апреля 2017 года. Проблема в том, что авансовый расчет по командировке, в которой он был в начале месяца, утвержден 18 апреля 2017 года. При этом окончательный расчет с ним в связи с расторжением трудовых отношений будет произведен в день увольнения - 25 апреля 2017 года. Как в такой ситуации быть с НДФЛ со сверхнормативных суточных, которые ему были выданы в инвалюте?

Согласно пункту 5 статьи 210 Налогового кодекса (далее - Кодекс) для целей обложения НДФЛ доходы, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов. По общему правилу дата фактического получения дохода при направлении сотрудников в служебные командировки определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). То есть в обычной ситуации инвалютные суточные для целей обложения НДФЛ пересчитывать в рубли нужно в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке. И именно на эту дату определяется, возникает ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход в виде сверхнормативных инвалютных суточных или нет.

Напомним, что для целей обложения НДФЛ суточные нормируются. Согласно пункту 3 статьи 217 Кодекса не облагаются НДФЛ суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути работнику в следующих пределах:

  • в размере 700 руб. за день - при командировках внутри РФ;
  • 2 500 руб. - за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Между тем для ситуаций, когда сотрудник увольняется до окончания месяца, в котором был утвержден авансовый отчет, действуют иные правила. На это указано в письме Минфина от 14 декабря 2016 г. N 03-04-06/74732. Дело в том, что согласно пункту 2 статьи 223 Кодекса в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход. Плюс ко всему и статья 80 Трудового кодекса обязывает работодателя произвести окончательный расчет с увольняющимся сотрудником в последний день работы. Поэтому в Минфине решили, что если работник увольняется до истечения календарного месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке, то дата фактического получения дохода, в том числе и в виде сверхнормативных суточных, определяется как последний день работы сотрудника.

Иными словами, инвалютные суточные в рассматриваемой ситуации должны быть пересчитаны по курсу ЦБ на дату увольнения работника. Соответственно, в этот момент исчисляется соответствующая сумма НДФЛ, которая удерживается с доходов сотрудника при их фактической выплате.

Отметим, что на самом деле решение, предложенное Минфином, напрямую из норм Кодекса не следует. Однако такой подход удобен всем - организации не придется подавать в налоговый орган сведения о неудержанной сумме НДФЛ, а сотруднику - самостоятельно платить налог с выплаченных ему сверхнормативных суточных.

Обложение сверхнормативных суточных страховыми взносами

Спасибо! А для целей обложения сверхнормативных суточных страховыми взносами их также нужно пересчитать в рубли на день увольнения?

Нет. Здесь действуют иные правила. Дело в том, что главой 34 Кодекса не предусмотрено никаких особенностей для пересчета в рубли сумм суточных, выплачиваемых работнику в иностранной валюте. Пунктом 1 статьи 424 Кодекса установлено, что дата осуществления выплат и иных вознаграждений для плательщиков страховых взносов - организаций определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника. Таким образом, в целях исчисления страховых взносов с сумм суточных, выплачиваемых работникам сверх 2 500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами территории РФ, пересчет в рубли суммы суточных, выплаченной работнику в иностранной валюте, осуществляется по официальному курсу ЦБ, установленному на дату начисления указанной суммы суточных в пользу работника. На это в том числе указано в письме Минфина от 16 марта 2017 г. N 03-15-06/15230.

Компенсация штрафа командированному

Здравствуйте! Сотрудник в период служебной командировки нарушил правила дорожного движения и "напоролся" на штраф. Компания ему этот расход компенсирует. Должен ли работник включить соответствующую сумму в авансовый отчет по командировке как иной расход, произведенный им в командировке с ведома и разрешения работодателя?

Нет, расходы в виде штрафа за нарушение ПДД в командировке включению в авансовый отчет по командировке не подлежат. Эти затраты не имеют никакого отношения к командировочным расходам. Ведь сотрудник, нарушивший правила дорожного движения, обязан заплатить штраф за совершенное им правонарушение вне зависимости от того, дал ли ему на то разрешение работодатель или нет. Причем работодатель вовсе не обязан этот штраф ему компенсировать. Поэтому подобные компенсации, если работодатель принял соответствующее решение, не являются обоснованным расходом по налогу на прибыль, зато при этом сотрудник, что совершенно очевидно, получает экономическую выгоду, то есть облагаемый НДФЛ доход.

Утверждение авансового отчета по командировке

Добрый день! Сотрудник находился в командировке с 3 по 7 апреля 2017 года. Поскольку поездка была по территории РФ в соответствии с Положением о командировках, утвержденным в организации, работнику были выплачены суточные из расчета 900 руб. за каждый день нахождения в командировке. Остальные расходы - оплата проезда, проживания в гостинице и т.п. - были оплачены организацией заблаговременно. То есть сотруднику никакие командировочные расходы не возмещаются. Насколько обязательно в таких ситуациях утверждение авансового отчета по командировке, если учесть, что документальное подтверждение расходования суточных не требуется?

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Таково требование пункта 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749. В общем случае к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

В рассматриваемой ситуации сотрудник на оборотной стороне авансового отчета (форма АО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. N 55) или на оборотной стороне самостоятельно разработанной компанией формы должен вписать только выплаченную ему сумму суточных. Прилагать к авансовому отчету документы, подтверждающие расходование суточных, не нужно. Как указано в письме Минфина от 11 декабря 2015 г. N 03-03-06/2/72711, расходы на командировки в виде суточных учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета. При этом представления каких-либо документов, подтверждающих фактически понесенные работником затраты, для признания расходов в виде суточных не требуется.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации утверждение авансового отчета по командировке является обязательным. В противном случае компания не сможет учесть расходы в виде суточных при расчете налога на прибыль.

Обратите внимание, суточные по командировкам по России не облагаются НДФЛ только в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в служебной поездке. Соответственно, поскольку сотруднику выплачивались суточные в размере 900 руб., то "излишки" включаются в базу по НДФЛ. Причем для целей обложения НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке. А удержать исчисленную сумму налога следует при ближайшей выплате сотруднику дохода (п. 3 и 4 ст. 226 НК).

Посадочный талон отсутствует

Здравствуйте! Сотрудник при возвращении из командировки представил в бухгалтерию только электронный авиабилет. Сказал, что посадочный талон потерял. Можно ли при отсутствии посадочного талона учесть расходы на проезд при расчете налога на прибыль?

К сожалению, нет. Посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс в том случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет). Поэтому для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета), но и посадочный талон. На этом настаивает Минфин в письме от 9 января 2017 г. N 03-03-06/1/80056.

Дело в том, что для целей налогообложения прибыли признаются только документально подтвержденные расходы. Если же говорить о расходах на проезд к месту командирования и обратно, то в данном случае нужно не только подтвердить, что билет был приобретен, но и то, что сотрудник в действительности осуществлял перелет. В то же время согласно пункту 84 Приказа Минтранса от 28 июня 2007 г. N 82 при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация. Иными словами, посадочный талон подтверждает, что имел место факт перелета. Так что без этого документа расходы на проезд не могут быть учтены при расчете налога на прибыль.

А как же тогда быть?

В такой ситуации следует направить сотрудника к авиаперевозчику или его представителю за справкой. В этой справке должны быть указаны фамилия, имя, отчество пассажира, а также дата, маршрут и стоимость его перелета. Как следует из письма Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций.

Отсутствуют дубликаты проездных документов

Спасибо! К сожалению, ни такой справки, ни дубликатов проездных документов работник не представил. Однако директор принял решение все же возместить сотруднику расходы на проезд (мы-то точно знаем, что в командировке он был). Облагается ли сумма такой компенсации НДФЛ?

При отсутствии посадочного талона и указанной справки сумму возмещения расходов на проезд работника придется включить не только в базу по НДФЛ, но и в базу по страховым взносам.

Ведь в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно. То есть компенсация любых расходов в целях освобождения от налогообложения предполагает их документальное подтверждение. А стало быть, при отсутствии документального подтверждения целевого использования данных денежных выплат теряется их непосредственно компенсационный характер и они подлежат налогообложению на общих основаниях.

В свою очередь, и в пункте 2 статьи 422 Кодекса прямо сказано, что взносами не облагаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места командирования и обратно. Соответственно, при отсутствии документального подтверждения, в частности посадочного талона, компенсация стоимости проезда облагается страховыми взносами как иная выплата, произведенная в рамках трудовых отношений.

Напомним, что согласно статье 166 Трудового кодекса (далее - ТК) командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Срок такой поездки определяет руководитель организации исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения, которое должен выполнить командированный работник (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749, далее - Положение).

В соответствии со статьей 168 ТК в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Расходы по командировке при исчислении налога на прибыли и вычет НДС

Добрый день! Поясните, пожалуйста, такой вопрос: если командировочные расходы не будут признаны при исчислении налога на прибыль, то вычет "входного" НДС придется восстановить?

Да, из положений пункта 7 статьи 171 Налогового кодекса прямо следует, что вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также по расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций. Соответственно, если командировочные расходы не учитываются при определении базы по налогу на прибыль, то и применение вычетов по НДС в данном случае неправомерно.

Обратите внимание! Одним из условий применения вычетов НДС является фактическое наличие у налогоплательщиков счетов-фактур. Однако из этого правила пунктом 7 статьи 171 Кодекса предусмотрено исключение в отношении вычетов по командировочным расходам. С учетом пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утв. Постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. N 1137), речь идет о расходах на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также на наем жилых помещений в период командировки. По таким расходам счет-фактуру для целей применения вычетов по НДС могут заменить по расходам на проезд - проездной билет, маршрут-квитанция и т.п., а по затратам на проживание - бланк строгой отчетности, выданный гостиницей, и т.п. (см. письма Минфина от 14 октября 2015 г. N 03-07-14/58804, от 26 февраля 2016 г. N 03-07-11/11033, от 25 февраля 2015 г. N 03-07-11/9440). Однако о вычете по НДС можно говорить лишь в том случае, если в этих "иных" документах налог выделен отдельной строкой.

Гостиницы нет в ЕГРЮЛ

День добрый! Ситуация следующая. При направлении сотрудника в командировку гостиницу ему бронировали через Интернет. По возвращении из поездки работник к авансовому отчету приложил подлинники всех документов (счет, "платежки" и т.д.). Соответственно, ему были возмещены расходы на проезд. Однако в настоящее время в рамках проверки контрагентов случайно выяснилось, что этой гостиницы нет в ЕГРЮЛ. Означает ли это, что теперь придется и "восстановить" расходы по налогу на прибыль, и пересчитать обязательства по НДФЛ и взносам?

Ситуация неприятная и, конечно же, ее проще не допустить, нежели затем разбираться с последствиями. Благо в настоящее время ресурсов, позволяющих как минимум убедиться в том, что контрагент существующий, предостаточно.

Тем не менее возможно, что из этой ситуации вам удастся выйти с минимальными потерями. Такой вывод следует из определения Верховного Суда от 28 декабря 2016 г. N 310-КГ16-17546. В рассматриваемом деле в рамках проверки региональное отделение ФСС доначислило компании страховые взносы. Основанием послужил тот факт, что в базу по взносам не были включены компенсации командировочных расходов, которые, по мнению контролеров, нельзя считать документально подтвержденными в связи с их оплатой несуществующим организациям. Однако "высшие" судьи решили, что производимые работодателем в пользу работника выплаты носили компенсационный характер. А выплаты в пользу или в интересах работника не за результаты труда, а по иным основаниям не могут быть отнесены к выплатам, подлежащим включению в базу для исчисления страховых взносов.

Интерес представляет и позиция Арбитражного суда Центрального округа, выраженная в постановлении от 30 августа 2016 г. N Ф10-2877/2016 по тому же делу. В нем судьи указали, что спорные выплаты носили компенсационный характер, расходы работников, компенсированные работодателем, произведены с ведома и согласия работодателя, о чем свидетельствуют утвержденные авансовые отчеты, служебные задания и факты выплаты работникам спорных сумм. При этом отчетные документы оформлены надлежащим образом, претензии по выполнению служебного задания работниками у организации отсутствовали. При этом здесь же подчеркивается, что право работника на вознаграждение за труд, в том числе на возмещение командировочных расходов, не может быть поставлено в зависимость от исполнения каких-либо договоров между третьими лицами.

В то же время, скорее всего, в вычете "входного" НДС организации будет отказано. Связано это с тем, что в настоящее время НДС налоговые органы администрируют практически в автоматическом режиме, и если выяснится, что налог к уплате не был задекларирован, то и в вычете будет отказано. При этом очевидно, что несуществующая организация (в рассматриваемом случае - гостиница, отсутствующая в ЕГРЮЛ) декларацию по НДС сдавать не будет.

Перенос вычета НДС на другой период

Здравствуйте! Подскажите, можно ли перенести НДС-вычет по командировочным расходам на следующий период или он применяется только в периоде, когда на вычет возникло право?

Вычет по НДС по командировочным расходам перенести нельзя. На это в том числе указано в письме ФНС от 9 января 2017 г. N СД-4-3/2@.

Действительно, согласно подпункту 1.1 статьи 172 Налогового кодекса налоговые вычеты по НДС, предусмотренные пунктом 2 статьи 171 Кодекса, могут быть заявлены в налоговых периодах в пределах трех лет после принятия на учет приобретенных на территории РФ товаров (работ, услуг), имущественных прав или ввезенных в РФ товаров. При этом контролирующие органы не единожды обращали внимание налогоплательщиков на то, что в данном случае речь идет исключительно о вычетах, предусмотренных пунктом 2 статьи 171 Кодекса. То есть вычеты по НДС, предусмотренные иными положениями главы 21 Кодекса, не переносятся. К примеру, вычет "входного" НДС по ОС, полученным в качестве вклада в уставный капитал, предусмотрен пунктом 11 статьи 171 Кодекса. Соответственно, "перенести" его налогоплательщик не вправе (см. письмо Минфина от 9 октября 2015 г. N 03-07-11/57833). Вычет по НДС с аванса прописан в пункте 5 статьи 172 Кодекса. Поэтому и он не переносится (см. письмо Минфина от 21 июля 2015 г. N 03-07-11/41908).

В категорию этих "исключений" попал и вычет по НДС по командировочным расходам - он предусмотрен пунктом 7 статьи 171 Кодекса, а потому и его "отложить" нельзя.

Вычет НДС позже срока

Спасибо! А если по ошибке такой вычет не был своевременно заявлен?

Тогда вам нужно подать в инспекцию уточненную декларацию по НДС за период, когда возникло право на вычет по командировочным расходам. При этом учтите, что право на НДС-вычет по командировочным расходам возникает у налогоплательщика при выполнении двух условий. Во-первых, командировочные расходы должны быть оплачены. Во-вторых, должен наличествовать счет-фактура или "иной документ", в котором НДС выделен отдельной строкой. Плюс ко всему НДС "вычитается" только по тем расходам на командировки, которые учитываются при расчете налога на прибыль.

И последний момент, на который в данном случае стоит обратить внимание: на основании положений пункта 2 статьи 173 Кодекса такую "уточненку" нужно представить в течение трех лет после окончания налогового периода, в котором возникло указанное право. В случае опоздания вычет попросту "сгорит" (из буквального толкования названной нормы следует, что по истечении трех лет после окончания соответствующего налогового периода НДС уже не "вычитается").

Апрель 2017 г.





Консультации по теме: