Главная - Статьи

Считаем отпускные

 

Предоставление отпусков работнику регулируется гл. 19 ТК РФ. Согласно данному документу работнику может предоставляться:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях, за особые условия работы, за ненормированный рабочий день и в других случаях;
- учебный отпуск;
- отпуск без сохранения заработной платы.
Продолжительность очередного отпуска складывается из продолжительности основного оплачиваемого отпуска и продолжительности всех дополнительных отпусков (оплачиваемых и неоплачиваемых) - если работник имеет право на их получение.
Отличие основного отпуска от дополнительного заключается в том, что расходы по оплате основного отпуска включаются в себестоимость изготавливаемой продукции, а расходы дополнительного отпуска производятся за счет прибыли организации.
Продолжительность основного ежегодного отпуска составляет 28 календарных дней. Законодательством предусмотрены для отдельных категорий работников более продолжительные отпуска. Так, для несовершеннолетних работников отпуск должен составлять 31 календарный день, для судей - 30 календарных дней, для работников, занятых на вредных производствах, а также в образовательных и научных организациях, - 56 дней. Нерабочие и праздничные дни, а их у нас в году 12 (1, 2, 3, 4, 5 и 7 января, 23 февраля, 8 марта, 1, 9 мая, 12 июня, 4 ноября), в расчет не принимаются. Таким образом, если на время отпуска приходится праздник, то этот день при расчете отпускных не учитывается, а время отпуска продлевается.
Так, например, сотруднику предоставляется ежегодный отпуск на 28 календарных дней с 1 марта. Поскольку данный период совпадает с праздничным днем 8 марта, то сотруднику будет оплачено за 28 дней, а приступит он к работе с 30 марта (а не с 29, если бы праздничный день отсутствовал).
Очередной ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый отработанный календарный год у одного работодателя. Первый отпуск может быть предоставлен работнику через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя, а далее время ухода в отпуск регулируется графиком отпусков. График отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть крайний срок для утверждения графика отпусков - 17 декабря.
При составлении графика отпусков учитываются пожелания работников, требования действующего законодательства, а также специфика деятельности организации. Пожелания работников могут быть выражены в записках, заявлениях или опросных листах. Однако поскольку, как показывает практика, подавляющая часть работающих предпочитает отдыхать в летнее время, то при составлении очередности отпусков приходится соотносить пожелания работников с требованиями законодательства.
По соглашению сторон отпуск также может быть перенесен на другое время. Помимо прочего, работодатель может отозвать работника из очередного отпуска, но в этом случае работодатель обязан предоставить отпуск в течение ближайшего года - либо в удобное для работника время, либо путем его присоединения к следующему очередному оплачиваемому отпуску.
Работодатель не имеет право не предоставлять работнику отпуск два года подряд. Основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней не может быть заменен денежной компенсацией. Денежной компенсацией можно оформить часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, то есть в тех случаях, когда сотрудники имеют право на завышенный отпуск. Отпуск может быть разбит на две части, но только с тем условием, что одна из частей будет продолжительностью не менее 14 календарных дней.
Помимо основного отпуска, предоставляемого всем работникам, отдельным категориям работающих должны предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Подчеркнем, что предоставление подобных отпусков (при наличии соответствующих оснований) является обязательным и любые соглашения между работником и работодателем, в соответствии с которыми дополнительные отпуска могут компенсироваться иным образом (например, увеличением размера заработной платы), должны считаться юридически ничтожными. Необходимо заметить, что трудовое законодательство предоставляет возможность получения дополнительных выплат за дни отпуска, превышающие размер основного (28 дней без учета нерабочих праздничных дней). Однако единая позиция органами отраслевого управления по данному поводу пока не выработана. По нашему мнению, подобная компенсация допустима только в случаях, когда к очередному основному ежегодному отпуску присоединяется отпуск (или часть отпуска) за предыдущий рабочий год.
В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются:
- работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- работникам, имеющим особый характер работы;
- работникам с ненормированным рабочим днем;
- работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не предусмотрено ТК РФ и иными федеральными законами. Порядок и условия предоставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Работник о начале отпуска предупреждается за две недели до его начала под расписку, а отпускные должны быть выданы ему за три дня до начала отпуска. Если эти условия не соблюдаются, то работник имеет право требовать переноса отпуска на другое удобное для него время.
Сумма платы за отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка сотрудника. Порядок расчета среднего заработка установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922.
Расчетным периодом при расчете отпускных считаются 12 полных календарных месяцев, предшествующих тому месяцу, в котором начинается отпуск. Если, например, сотрудник уходит в отпуск с 3 марта, то расчетный период будет включать заработок с 1 марта предыдущего года по 28 (27) февраля текущего года.
Для определения размера среднего заработка при расчете отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск необходимо сложить выплаты, начисленные работнику за последние 12 календарных месяцев, и полученную сумму разделить сначала на 12, а затем на среднемесячное число календарных дней, приходящихся на расчетный период (29,4).

Среднемесячный заработок = Сумма заработной платы за 12 мес. / 12

Средний дневной заработок = Среднемесячная заработная плата / 29,4

где 29,4 - среднемесячное число календарных дней. Оно рассчитывается путем деления количества календарных дней в году, за минусом праздников, на 12 месяцев.
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны неполностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце. Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце, определяется путем вычитания из полного количества календарных дней месяца тех календарных дней, которые приходятся на время, исключаемое из расчетного периода согласно п. 5 Постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922.

Средний дневной заработок = SUM / ((29,4 + kо) + kк)

где SUM - сумма заработка за 12 месяцев;
kо - количество полностью отработанных месяцев;
kк - количество календарных дней в неполных месяцах.
Расчет календарных дней для любого месяца расчетного периода производится по формуле:

kк  = 29,4 / kм х kр

где kм - количество календарных дней в месяце;
kр - количество календарных дней, приходящихся на время работы.
Таким образом, для того, чтобы рассчитать сумму, причитающуюся за время очередного отпуска, необходимо:
Во-первых, рассчитать сумму начисленной заработной платы за предшествующие 12 месяцев. Для этого необходимо определить, какие суммы будут включаться в расчет, а какие нет. Так, Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 определено, что для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Однако следует исключить время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством РФ;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Иными словами, из заработка необходимо исключить отпускные, больничные, средний заработок, сохраненный за время командировок и простоев, материальную помощь и т.д.
Во-вторых, в случае если в расчетном периоде начислялись премии, нужно также сделать некоторые уточнения, в частности:
- ежемесячные премии, начисляемые и выплачиваемые вместе с зарплатой, берутся в полном размере;
- вознаграждение по итогам работы за год, в случае если расчетный период отработан неполностью, нужно скорректировать пропорционально отработанному времени;
- кроме того, годовые премии и бонусы учитываются независимо от времени их начисления. Например, если работник пойдет в отпуск в феврале 2011 г., а вознаграждение по итогам работы за 2010 г. будет начислено в марте 2011 г., при расчете отпускных годовое вознаграждение не учитывается, но уже после начисления годового бонуса нужно сделать доплату отпускных.
В-третьих, надо проверить, не было ли в расчетном периоде массовых повышений зарплаты, поскольку в случае, если всем работникам организации или хотя бы всем работникам отдела, цеха или иного структурного подразделения, где работает "отпускник", повышали оклады или тарифные ставки, необходимо произвести корректировку сумм, начисленных за период, предшествующий повышению, на коэффициент, равный отношению нового оклада (тарифной ставки) к старому окладу (ставке). При этом нужно учесть, что в случае, если работник получает доплаты или надбавки, величина которых зафиксирована в абсолютном размере или в диапазоне значений (например, от 10 до 20% от оклада в зависимости от каких-то условий), такие доплаты и надбавки корректировке не подлежат. А вот если доплата или надбавка установлена в фиксированном проценте, например ровно 15% от оклада - она корректируется вместе со средним заработком.

Пример. Оклад работника в 2010 г. составлял 8000 руб., а с 1 января 2011 г. в связи с повышением окладов всем работникам организации оклад данного работника стал составлять 10 000 руб. Работнику также полагается доплата за совмещение профессий в размере 10% и ежемесячно начисляются премии.
Предположим, начисления выглядят следующим образом:
- за май - декабрь 2010 г. - 114 232,38 руб., в т.ч. отпускные за октябрь 2010 г. в размере 12 152,38 руб.;
- за январь - апрель 2011 г. - 58 348,49 руб., в т.ч. больничный в феврале 2011 г. в размере 4605,64 руб.
Расчет сумм начислений для целей исчисления отпускных будет сделан так:
Из заработка за май - декабрь 2010 г. исключаются отпускные:
114 232,38 - 12 152,38 = 102 080 руб.
Производится корректировка заработка за май - декабрь 2010 г. с учетом повышения оклада с 1 января 2011 г., корректирующий коэффициент равен: 10 000 : 8000 = 1,25 : 102 080 руб. x 1,25 = 127 600 руб.
Из заработка за январь - апрель 2011 г. исключается сумма больничных:
58 348,49 - 4605,64 = 53 742,85 руб.
Полученные суммы складываются:
127 600 + 53 742,85 = 181 342,85 руб.
Именно эта сумма будет приниматься далее в числителе при расчете среднедневного заработка.

В-четвертых, когда сумма начислений, принимаемых в расчет среднего заработка, определена, нужно посчитать количество календарных дней расчетного периода, на которые нужно делить сумму начислений.

Месяцы
расчетного
периода

Количество
рабочих дней
в месяце

Фактически
отработано,
дн.

Заработная
плата,
руб.

Календарные дни для
расчета отпускных

Ноябрь 2009

20

20

13 000

29,4

Декабрь 2009

23

10

9 000

29,4 / 31 x 14 = 13,28

Январь 2010

17

14

13 000

29,4 / 31 x 28 = 26,55

Февраль 2010

19

19

16 000

29,4

Март 2010

22

22

13 000

29,4

Апрель 2010

22

21

10 000

29,4 / 30 x 29 = 28,42

Май 2010

19

19

8 000

29,4

Июнь 2010

21

21

13 000

29,4

Июль 2010

22

22

12 000

29,4

Август 2010

22

22

13 000

29,4

Сентябрь 2010

22

22

13 000

29,4

Октябрь 2010

21

21

13 000

29,4

Итого

250

233

146 000

332,85


Пример. Работнику предоставлен ежегодный отпуск 28 календарных дней. Заработок за последние 12 предшествующих календарных месяцев составил 68 452 руб. Месяцы отработаны полностью.
Решение 1. Рассчитаем среднемесячную заработную плату:
68 452 / 12 = 5704,33 руб.
2. Рассчитываем среднедневной заработок:
5704,33 / 26,4 = 216,07 руб.
3. Определим сумму платы за отпуск
216,07 x 28 = 6049,96 руб.
Если расчетный период отработан неполностью, то для того, чтобы определить величину среднего дневного заработка и сумму отпускных, надо разделить сумму начислений за расчетный период (с учетом необходимых корректировок) на количество календарных дней, принимаемых к расчету за расчетный период, - получится среднедневной заработок, - и умножить полученный результат на количество календарных дней отпуска.

Пример. Сотруднику Севостьяновой Ю.М. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 24 ноября 2010 г. на 28 календарных дней. Данные о начислениях выглядят следующим образом.
Определим среднедневной заработок работника:
146 000 руб. : 332,68 дн. = 438,86 руб.
Определяем сумму платы за время отпуска:
438,68 руб. x 28 дн. = 12 283,04 руб.
Приступить к работе Севостьянова Ю.М. должна с 22 декабря.
Если работнику установлено неполное рабочее время (например, 3-дневная рабочая неделя), то расчет среднего заработка осуществляется в общеустановленном порядке (за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на количество месяцев расчетного периода и на 29,4).

Пример. Работник уходит в отпуск с 15 марта 2010 г. на 28 календарных дней. Расчетный период: с 1 марта 2009 г. по 28 февраля 2010 г. При этом данный работник в сентябре ездил в командировку с 15 по 19 число, а в ноябре находился на больничном с 10 по 19. За расчетный период ему было начислено 96 000 руб. (без пособия по временной нетрудоспособности и оплаты командировки).
Количество календарных дней в неполных месяцах будет составлять:
- сентябрь: (29,4 / 30) x 25 = 24,5;
- ноябрь: (29,4 / 30) x 20 = 19,6.
Рассчитаем средний дневной заработок:
96 000 / ((29,4 x 10) + 24,5 + 19,6) = 96 000 / 338,1 = 283 руб. 94 коп.
Сумма платы за отпуск составит:
283,94 x 28 = 7950 руб. 32 коп.

Для эффективного планирования движения финансовых потоков необходимо перед началом очередного отчетного года (или непосредственно в его начале) точно знать, в какие сроки работникам будут предоставляться очередные отпуска, а также предполагаемый размер выплат отпускникам - по суммам и по периодам. Эта информация, в частности, может быть определяющей при принятии решения о создании резерва на оплату очередных отпусков. Подобный резерв целесообразно создавать в случае, когда отпуска персоналу в течение календарного года предоставляются неравномерно - например, все или большая часть работников уходит в отпуск в летнее время - с мая по сентябрь. Вместе с тем при этом могут учитываться и иные факторы - в частности, сезонность продаж некоторых видов товаров (что обусловливает неравномерность поступления доходов) или специфика деятельности организации - например, в образовательных учреждениях большая часть отпусков приходится на летнее время, что обусловлено учебным процессом.
Резерв на оплату отпусков создается в целях равномерного учета (для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения) предстоящих расходов на оплату отпусков работников. При создании резерва в учетной политике организации должны быть отражены: принятый способ резервирования, предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Указанные элементы должны быть подтверждены данными специального расчета (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.
На конец отчетного периода (календарного года) для целей бухгалтерского учета проводится инвентаризация указанного резерва. Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному отнесению на увеличение бухгалтерской прибыли.
При недостаточности средств фактически начисленного резерва, подтвержденного инвентаризацией на последний рабочий день календарного года, организация может по состоянию на 31 декабря года, в котором резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на оплату отпусков и, соответственно, сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался указанный резерв.
Как бы точно ни был определен размер резерва, полное соответствие фактических расходов на оплату труда сумме созданного резерва на практике возможно только в том случае, когда текучесть кадров в организации нулевая, а размер оплаты труда (и, соответственно, размера отпускных) не меняется в течение года. Кроме того, следует учитывать то, что часть работников может не использовать отпуск в том году, когда на него возникло право, и, следовательно, часть резерва, предназначенная для осуществления выплат таким работникам, останется неиспользованной. Хотя отпуск может быть предоставлен в самом начале следующего налогового периода, учет таких сумм при определении резерва на следующий год, по нашему мнению, неправомерен, так как резерв создается за счет себестоимости продукции, работ или услуг и, следовательно, должен быть учтен при налогообложении того налогового периода, в течение которого возникло право на отпуск. Из сказанного следует, что организация должна иметь право переносить часть созданного резерва на следующий год, разумеется, при условии, что переносимая сумма будет подтверждена соответствующими расчетами.
Начисление отпускных в бухгалтерском учете будет отражаться такими же проводками, что и начисление заработной платы, то есть на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" Кредит счета 70 - на сумму, начисленную за основной отпуск соответственно: рабочих основного производства; рабочих вспомогательных производств; работников управления цехом и осуществляющих иную деятельность в интересах цеха в целом; работников аппарата управления организацией, а также обслуживающего персонала, занятого в центральном офисе организации и иных работах, имеющих общехозяйственное значение; работников, занятых в обслуживающих производствах и хозяйствах.
Дебет счета 44 "Расходы на продажу" Кредит счета 70 - на сумму отпускных работников, занятых на работах, связанных с продажей продукции и продвижением ее на рынок (например, рекламных агентов).
Если отпускные начисляются за счет резерва, то в бухгалтерском учете в течение года будут отражаться отчисления в резерв: Дебет счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" и Кредит 96 "Резервы предстоящих расходов".
А начисление отпускных за счет ранее созданного резерва отражается записью: Дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов" Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
Оплата дополнительных отпусков, как говорилось ранее, не включается в состав расходов предприятия, а происходит за счет прибыли организации, и на счетах бухгалтерского учета делаются записи: Дебет 84 "Нераспределенная прибыль" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
При начислении отпускных также не следует забывать о налогах. С начисленной суммы отпускных необходимо удержать НДФЛ по ставке 13%, поскольку работник в данном случае получает доход. Перечислить налог организация обязана не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных. Помимо этого, от сумм отпускных также производятся отчисления во внебюджетные фонды.





Статьи по теме: