Главная - Статьи

Расходы организации через зарплатную карту сотрудника

Комментарий к совместному Письму Минфина России и Казначейства России от 10.09.2013 N 02-03-10/37209/42-7.4-05/5.2-554 "О правомерности перечисления денежных средств, выдаваемых под отчет, на банковские счета сотрудников организаций в целях осуществления ими с использованием банковских карт оплаты расходов, связанных с деятельностью организации, а также компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов"

В комментируемом Письме от 10.09.2013 N 02-03-10/37209/42-7.4-05/5.2-554 Минфин России и Казначейство России доводят одну из задач Концепции реформирования системы бюджетных платежей на период до 2017 года (далее - Концепция) - это увеличение доли средств, перечисленных на банковские платежные карты сотрудников организаций госсектора для оплаты расходов, связанных с деятельностью этих организаций.
В отсутствие конкретных нормативных правовых актов, регулирующих выдачу денежных средств под отчет подобным способом и порядок их расходования, ведомства предлагают использовать учетную политику.
Не исключено, что Письмо с мнением финансовых ведомств будет полезно и для коммерческих организаций, решивших снизить объем операций с наличными денежными средствами при помощи более гибкого инструмента, чем корпоративные банковские карты.

Общая проблема

Концепция утверждена в конце лета Приказом Минфина России от 29.08.2013 N 227.

Основная цель реализации этого документа - повышение эффективности управления свободными остатками денежных средств бюджетов бюджетной системы РФ и осуществления операций в секторе государственного управления.

При этом ставится ряд задач, среди которых упоминаются:

  • создание условий для использования современных платежных технологий;
  • переход от осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств к осуществлению безналичных расчетов;
  • минимизация наличного денежного обращения в секторе государственного управления.

Задачи, как видим, актуальны не только для госсектора.

Негосударственные организации тоже пытаются снизить издержки, связанные, к примеру, с выплатами работникам зарплаты, премий, пособий через кассу организации. Для этого реализуются так называемые зарплатные проекты, когда денежные средства в организованном порядке переводятся на банковские (в основном карточные) счета работников, открытые в одном банке.

Заметим, что для получения зарплаты работник вправе указывать любой свой банковский счет, открытый в любом банке. Работник не обязан участвовать в зарплатном проекте работодателя в конкретном банке, такое участие строго добровольно. Согласно ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Для минимизации наличного денежного обращения при осуществлении расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, организации могут воспользоваться корпоративным карточным счетом в банке.

Однако авторы комментируемого Письма, указывая на наличие нормативного правового акта, регулирующего такой способ обеспечения наличными деньгами организаций госсектора (Правила, утв. Приказом Минфина России от 31.12.2010 N 199н), критикуют недостаточную гибкость его положений.

Для оплаты денежных обязательств, связанных с командировочными расходами либо компенсацией документально подтвержденных расходов с использованием (корпоративных) карт организации, она должна обеспечить указанными картами каждого сотрудника организации, направляемого в командировку. Карты нужны и тем, кому положены компенсации за документально подтвержденные расходы. Причем такие сотрудники получают сначала средства с карты организации, а потом госучреждение компенсирует им произведенные расходы выдачей наличных денег из кассы организации.

Ведомства отмечают, что гражданин вправе осуществлять по банковскому счету физического лица с использованием банковской карты разрешенные операции в валюте РФ. Пользуясь этим обстоятельством и указывая на нецелесообразность выдачи карт организации каждому командированному, а также ссылаясь на специфику компенсаций сотрудникам организаций госсектора документально подтвержденных расходов, финансовое ведомство и казначеи считают возможным перечисление средств непосредственно на банковские счета физических лиц - сотрудников организаций. Эти средства должны использоваться сотрудниками в целях осуществления ими с использованием зарплатных карт оплаты командировочных расходов и компенсации документально подтвержденных расходов.

На самом деле ограничение наличного денежного оборота - это общегосударственная политика. Она в том числе связана со сложностью контроля за наличными платежами на предмет уклонения от налогообложения и участия в незаконных финансово-хозяйственных операциях (схемах).

Напомним, что с 1 июля 2014 г. вступают в силу поправки в ст. 86 НК РФ. Согласно им банк обязан сообщать в налоговую инспекцию по месту своего нахождения информацию об открытии или о закрытии счета, вклада (депозита) и об изменении их реквизитов, в том числе принадлежащих физическим лицам, не являющимся предпринимателями.

А по мотивированному запросу налогового органа банк должен предоставить ему в течение трех дней справки о наличии счетов, вкладов (депозитов) в банке, об остатках денег на этих счетах, выписки по операциям, а также справки об остатках электронных денежных средств и о переводах электронных денежных средств физических лиц (не предпринимателей).

Банковская карта - электронное средство платежа

Обращение банковских карт в РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт (утв. Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее - Положение N 266-П).

Ранее п. 1.4 Положения N 266-П было установлено, что банковские карты являются платежными картами - инструментом безналичных расчетов, который предназначен для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента (банка), в соответствии с законодательством РФ и договором с эмитентом.

С 1 июля 2013 г. эти положения утратили силу (Указание Банка России от 10.08.2012 N 2862-У). В новой редакции п. 1.5 Положения N 266-П говорится, что расчетная (дебетовая), кредитная и предоплаченная банковские карты являются электронным средством платежа, которое используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита.

Электронное средство платежа - это средство и (или) способ, позволяющие клиенту оператора по переводу денежных средств (в частности, клиенту кредитной организации) составлять, удостоверять и передавать распоряжения. Речь идет о распоряжениях в целях осуществления перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов с использованием информационно-коммуникационных технологий, электронных носителей информации, в том числе платежных карт, а также иных технических устройств (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 N 161-ФЗ "О национальной платежной системе").

Кассовые операции или безналичные?

Положения о договоре карточного счета пока содержатся только в законопроекте N 47538-6, который должен внести поправки в ГК РФ.

Примечание. Указанный автором законопроект разбит на несколько частей, половина из которых уже обрела силу закона. Текст поправок в гл. 45 "Банковский счет" ГК РФ пока еще находится в стадии рассмотрения Госдумой. В эту главу планируется ввести положения о семи специальных (отдельных) видах счетов с особенностями правового регулирования, в том числе нормы о карточном счете.

В нем предлагается следующая формулировка п. 1 ст. 860.31 нового параграфа 8 "Карточный счет" гл. 45 ГК РФ. Договор карточного счета заключается для осуществления клиентом безналичных расчетов и (или) кассовых операций с одной или несколькими платежными картами по одному или нескольким карточным счетам.

На сегодня порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ регулируется Положением, утвержденным Банком России от 12.10.2011 N 373-П.

По этому документу (пп. 4.4) для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходный кассовый ордер 0310002 согласно письменному заявлению подотчетного лица. Заявление составляется в произвольной форме и содержит собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Напомним, что код по ОКУД 0310002 присвоен унифицированной форме N КО-2 "Расходный кассовый ордер" (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 сказано, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Таким образом, для выдачи наличных денег под отчет коммерческим организациям следует по-прежнему использовать расходный кассовый ордер N КО-2, унифицированная форма которого упоминается в Положении N 373-П.

А еще в п. 4.4 этого же документа указано, что выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Выдача денег под отчет путем перечисления денежных средств на банковскую, в том числе зарплатную, карту работника Положением N 373-П не предусмотрена, вернее, в нем ничего об этом не говорится.

Между тем в Письме от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 Банк России отмечал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования Порядка ведения кассовые операций в РФ (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

В настоящее время упомянутый Порядок ведения кассовых операций утратил силу и соответствующие правила регулируются Положением N 373-П. В нем ничего нового по поводу использования банковских карт сотрудников-подотчетников для оплаты расходов работодателя не появилось.

В плоскости применения трудового законодательства

ФНС России в Письме от 06.03.2013 N ЕД-3-3/772@ подчеркнула, что текущий счет физического лица предназначается для расчетных операций, совершаемых им в личных целях, и не может использоваться для осуществления расчетов, связанных с ведением предпринимательской деятельности. При этом налоговики сослались на п. 2.2 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И.

Налоговики сообщили, что за разъяснениями по вопросу возможностей использования текущего счета физического лица необходимо обратиться в Банк России.

В Письмах от 24.12.2008 N 14-27/513 и от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625 Банк России отмечает, что ограничения по перечню операций, совершаемых физическими лицами с использованием банковских карт, связаны с наличием ограничений, предусмотренных законодательством РФ. Вопрос о допустимости возмещения расходов, связанных со служебными командировками, путем их перечисления на банковские счета работников - физических лиц, открытые для совершения операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

Одновременно Банк России напоминает, что согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Казначейство России в Письме от 26.07.2011 N 42-7.4-05/5.2-500 тоже соглашается с правомерностью перечисления (возмещения) денежных средств на командировочные расходы на банковские карточные счета работников - физических лиц, поскольку вопрос лежит в плоскости трудового законодательства. При этом подчеркнуто, что данный вопрос не относится к компетенции Банка России, а у органов Казначейства России нет правовых оснований для отказа в перечислении организациями командировочных расходов на банковские счета своих работников (физических лиц), открытые для совершения операций с использованием зарплатных карт.

Минфин России утверждает, что практика доказывает повышение оперативности и надежности платежей при использовании для оплаты расходов организаций госсектора:

  • на территории РФ - зарплатных карт сотрудников;
  • на территории иностранных государств - банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина России (Письмо от 05.10.2012 N 14-03-03/728).

В Письме от 29.12.2011 N 14-01-07/1396-1966 Минфин России добавляет, что данный вопрос может регулироваться договором с банком на открытие и обслуживание зарплатных карт.

Заметим, что ни ТК РФ, ни Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение N 749) не содержат указаний о форме расчетов между работодателем и работником при направлении в командировку или возмещении иных расходов работника, произведенных в пользу работодателя.

Регулировать учетную политику

В соответствии с Положением N 266-П совершать операции с использованием банковских карт могут как физические, так и юридические лица.

Кредитная организация вправе осуществлять эмиссию банковских карт следующих видов: расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт и предоплаченных карт, держателями которых являются физические лица, в том числе уполномоченные юридическими лицами (п. 1.5 Положения N 266-П).

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств могут определяться в договоре с клиентом (п. 1.8 Положения N 266-П).

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией - эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом). И наоборот, по нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом клиенту (лицу, уполномоченному клиентом) (п. п. 2.1, 2.2 Положения N 266-П).

Клиент - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, в частности, получать наличные денежные средства в рублях для расчетов на территории РФ и оплачивать расходы в рублях, связанные с его деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов. Также он вправе получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов или оплачивать такие расходы (п. 2.5 Положения N 266-П).

Держателями корпоративных карт являются физические лица, уполномоченные юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями.

Таким образом, корпоративная банковская карта может использоваться в том числе для оплаты расходов работодателя, которые формально являются возмещаемыми расходами работников клиента-организации (или ИП). Это командировочные и представительские расходы. Причем все деньги на таком счете принадлежат организации, расчеты полностью подконтрольны ей и подтверждаются документами, которые банк обязан предоставить организации.

Клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты, в частности, следующие операции:

  • получает наличные деньги в рублях или иностранной валюте на территории РФ и за ее пределами;
  • оплачивает товары (работы, услуги, результаты интеллектуальной деятельности) в рублях на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ.

Все деньги на банковском карточном счете работника принадлежат ему. Представлять выписки по счету и прочую отчетность об остатках и движении средств на нем, полученную от банка, третьим лицам, которые пополняют этот счет (работодателю или любимой бабушке), владелец такого счета не обязан.

В отличие от Положения N 373-П другой документ, а именно Положение N 266-П, не содержит никаких ограничений для расходования держателем карты средств работодателя по его поручению применительно к корпоративному карточному счету и тем более применительно к личному карточному счету физического лица.

Законодательством РФ и нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации. Такое разъяснение Банк России давал в Письме от 18.12.2006 N 36-3/2408 на основании старого Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (утв. Банком России от 05.01.1998 N 14-П).

Получается, что это Письмо на сегодня сохранило актуальность, если словосочетание "не предусмотрено" читать как "не содержит никаких правил".

Очевидно, поэтому, настаивая на минимизации наличного денежного обращения, Минфин России и Казначейство России в комментируемом Письме рекомендуют предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами через их личные банковские карты, в учетной политике организации.

Представляется, что коммерческие организации тоже могут воспользоваться этими рекомендациями, адресованными организациям госсектора.

Напомним, что Инструкцией к Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для отражения информации по расчетам с подотчетными лицами предусмотрена следующая корреспонденция счетов:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 51 "Расчетные счета"

  • выдана под отчет работнику сумма перечисленных средств на оплату хознужд (командировочных расходов).

И, так же как организациям госсектора, коммерческим организациям целесообразно все тонкости расчетов с подотчетными лицами через их зарплатные или иные личные банковские карты предусмотреть в учетной политике и локальных нормативных актах. Однако при этом нельзя перегибать палку и требовать от работника представления личных сведений против его желания.

Отчитаться о расходах

Выдача работнику под отчет наличных денежных средств из кассы организации идентифицируется при заполнении реквизита "Основание" расходного кассового ордера. А вот идентифицировать иное, отличное от заработной платы, назначение платежа при безналичном переводе организацией средств на зарплатную карту работника может быть затруднительно. Во всяком случае это должно быть согласовано с банком в соответствующих договорах зарплатного проекта или в договоре на обслуживание иного карточного счета работника, который он использует для получения зарплаты.

Кроме того, у банка могут быть разные размеры комиссионного вознаграждения за обналичивание (перечисление) подотчетных средств по корпоративной банковской карте и средств, полученных работником в рамках зарплатного проекта. Определить, какими деньгами распоряжается работник со своей карты - зарплатой (иными личными доходами и сбережениями) или подотчетными средствами, - банк не может. К тому же работник может воспользоваться банкоматом или кассой банка с другими условиями комиссионного вознаграждения.

Работнику нужно документально отчитаться работодателю о сумме комиссионного вознаграждения, уплаченного банку за снятие (перечисление) со своей карты именно подотчетных средств. А для этого ему нужно отделить свои личные средства от корпоративных, что на практике сделать довольно сложно.

Аналогичная проблема возникает с расходами, связанными с зарубежными командировками. Определить, какие деньги конвертировал в иностранную валюту работник - свои или выданные под отчет на командировку, - невозможно.

Случается, что командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. Тогда для целей налогообложения прибыли сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов (Письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).

В то же время согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

В Письме от 29.08.2013 N 03-03-07/35554 Минфин России сообщил, что для подтверждения проездных расходов командированного работника по электронным билетам достаточно наличия следующих документов:

  • маршрут-квитанции электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе (с указанием стоимости перелета);
  • посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту;
  • контрольного купона электронного проездного документа (билета) (выписки из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученного в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.

Дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, в том числе выписки, подтверждающей оплату банковской картой, не требуется.

Авансовый отчет

Согласно п. 26 Положения N 749 по возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • отчет о выполненной работе в командировке.

Аналогичные сроки представления авансового отчета предусмотрены п. 4.4 Положения N 373-П для любых расходов подотчетного лица. Впрочем, мы уже отмечали выше, что Положение N 373-П не регулирует отношения работодателя с работниками, которым деньги под отчет, в том числе на некомандировочные расходы, перечисляются на зарплатную карту.

Унифицированная форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. В ней предусмотрен только реквизит "Получен аванс из кассы". Иных способов получения денежных средств под отчет унифицированная форма N АО-1 не предусматривает.

Однако отнесение авансового отчета к кассовым документам, которые Минфин России не рекомендует заменять первичным учетным документом собственной разработки, довольно сомнительно.

Обратите внимание: в Положении N 373-П упоминается наименование документа - авансовый отчет, но отсутствует ссылка на его код по ОКУД.

В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 отмечено, что законодательством о бухгалтерском учете не запрещено в случае необходимости дополнять обязательные реквизиты самостоятельно разработанного первичного учетного документа иными реквизитами, а дополнение унифицированных форм первички разрешено Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Поэтому возможность безналичного перечисления денежных средств на банковский карточный счет подотчетника, а также безналичные расчеты в связи с перерасходом можно предусмотреть в форме авансового отчета, которую следует утвердить в учетной политике.

Перечисление денег под отчет на личную банковскую карту работника в судебной практике

Любые перечисления организацией денежных средств на личные банковские счета работников привлекают пристальное внимание контролирующих органов, которые отслеживают правильность зарплатных начислений (НДФЛ, страховых взносов).

Помимо рекомендаций из комментируемого Письма решающим аргументом в споре с налоговиками станет тщательное оформление первичных документов, приложенных к авансовому отчету.

Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007 судьи вынесли решение в пользу работодателя. При этом они изучили приказ директора о выдаче подотчетных сумм на зарплатную карту подотчетника, платежные поручения, авансовые отчеты с приложениями, отражение операций по приобретению материальных ценностей в бухгалтерском учете. Арбитры резюмировали, что квалифицировать перечисленные на зарплатный банковский счет работника суммы, исходя только из назначения этого счета (для выдачи зарплаты), неправомерно.

Аналогичным образом выиграл спор у налоговой инспекции налогоплательщик, перечисливший подотчетные средства на карточный счет работника и аккуратно оформивший оправдательные документы (Постановление Одиннадцатого ААС от 28.01.2010 по делу N А65-17988/2009; вывод суда оставлен без изменения Постановлением ФАС Поволжского округа от 20.05.2010 по делу N А65-17988/2009, поддержан Определением ВАС РФ от 20.09.2010 N ВАС-12803/10).

Зато отсутствие оправдательных документов у предпринимателя, который перечислял деньги на карточный счет своих главных бухгалтеров, а потом этими обналиченными деньгами оплачивал товары, работы и услуги, сыграло на руку налоговикам. Суд поддержал доначисление контролерами НДФЛ и ЕСН на указанные суммы, а также предъявленные предпринимателю пени и штрафы (Постановление Пятнадцатого ААС от 16.07.2013 N 15АП-8326/2013).

Ноябрь 2013 г.





Статьи по теме: