Главная - Новости

Расходы на командировку можно подтвердить электронным авансовым отчетом

Авансовый отчет работника, который вернулся из командировки, необязательно составлять на бумаге. Его можно оформить в электронном виде. Как это сделать, чиновники рассказали в письме Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250.

Итак, авансовый отчет можно полностью составить на компьютере. В таком случае все записи в документ внесет, к примеру, бухгалтер. Основанием здесь будут первичные документы, которые подтверждают расходы в служебной поездке. То есть те бумаги, которые предоставит бухгалтерии сам сотрудник.

Порядок составления первички

С 1 января 2013 года на основании вступившего в силу нового закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) первичный документ разрешено составлять как на бумаге, так и в электронном виде.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом.

При этом первичный документ составляется на бумаге или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Работникам, ответственным за оформление авансового отчета, понадобится заверить его своими электронными подписями. Так, скажем, электронный документ подпишут командированный работник, главный бухгалтер и генеральный директор вашей компании.

Подписание электронных документов

Порядок подписания электронных документов (квалифицированной, неквалифицированной электронной подписью) регулируется Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Как следует из этого закона, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа только на бумажном носителе. В отношении авансового отчета требования о составлении его исключительно на бумаге нет.

Апрель 2013 г.





Новости по теме: