Главная - Статьи

Расчет отпускных

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных зависит от того, полностью ли отработан расчетный период.

Если в него входят все 12 полных календарных месяцев, для расчета отпускных используется следующая формула:

О = ЗП : 12 мес. : 29,4 дн. × Д,

где О – сумма отпускных;

ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;

Д – количество календарных дней отпуска;

29,4 дн. – специальное число, которое означает среднее количество календарных дней в месяце за вычетом праздничных дней.

Однако в течение 12 месяцев сотрудник мог быть в отпуске, болеть, не работать из-за простоя или находиться в командировке. В расчетный период не входит время, когда работники:

  • получали пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
  • имели право на средний заработок согласно российскому законодательству, в числе прочего – в отпуске или командировке (единственное исключение: сотруднице положен средний заработок при перерывах для кормления ребенка, но из расчетного периода эти промежутки не исключаются);
  • не трудились из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
  • не имели возможности работать из-за забастовки, в которой не принимали участия;
  • получали дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами;
  • освобождались от работы с сохранением или без сохранения заработка по иным причинам в соответствии с законодательством России. Сюда, например, относятся отпуска за свой счет.

Это время исключается из расчетного периода. Начисления за эти периоды также не учитываются при расчете отпускных. Причем это правило в полной мере касается и среднего заработка, который сохраняется за работником на время командировки. Конечно, во время командировки, в отличие от отпуска или времени болезни, сотрудник по-прежнему выполняет свои трудовые обязанности. На первый взгляд возникает противоречие. Но только на первый взгляд. Пункт 9 Положения № 922 вовсе не устанавливает каких-то специальных норм. Под отработанными днями в нем понимаются те дни, которые были оплачены сотруднику в обычном порядке, то есть исходя из оклада.

Теперь рассмотрим такой вопрос. Месяц отработан сотрудником сверх обычной нормы рабочего времени. Например, норма 20 дней, а человек отработал 23 дня из-за того, что выходил на работу в выходные дни. Нужно ли в этом случае применять какой-то повышающий коэффициент?

Нет, отпускные в этом случае рассчитывают в обычном порядке. Дело в том, что в данном случае месяц является отработанным полностью. В нем нет нерабочих дней, связанных, например, с болезнью, отпуском, простоем и т. д. Следовательно, количество дней в этом месяце для целей расчета отпускных составит 29,4 дня. То есть какие-либо коэффициенты пересчета применять не нужно.

Другая возможная на практике ситуация: в месяце 23 рабочих дня, сотрудник отработал тоже 23 дня, но из них три рабочие субботы, а три дня он не работал – находился на больничном. В этом случае месяц нельзя считать полностью отработанным. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время болезни, а также начисленные за это время суммы. И, следовательно, этот месяц считается отработанным не полностью. При этом неважно, что работник трудился внеурочно.

При этом в случае привлечения работников к работе в выходные дни их труд оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ). Разумеется, эти выплаты нужно учесть при исчислении отпускных. Основание – подпункт «л» пункта 2 Положения № 922. Как следствие, сумма отпускных у работника, который работал в выходные или праздничные дни, при прочих равных условиях будет больше, чем у работника, который в эти дни не работал. Но сам расчет отпускных в любом случае будет одинаковым.

Сам расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, выглядит так, как показано на схеме.

Правила расчета календарных дней, приходящихся на отработанное время:

Расчетный период отработан полностью?

(если) ДА. Реасчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, ведется по формуле: 12 мес. Х 29,4 дн. = 352,8 дн.

(если) НЕТ. Расчет календарных дней, приходящихся на отработанное время, ведется по формуле: 29,4 дн. Х М + (29,4 дн : Кдн1 Х Котр1 + ...) - Красч., где: Красч - расчетное число дней в данном месяце; М - количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде; Кдн1... - количество календарных дней в неполностью отработанных месяцах; Котр1... - количество календарных дней в "неполных" месяцах, приходящихся на отработанное время и т.д.

А нужно ли при расчете календарных дней исключать нерабочие праздничные дни, а также обычные выходные дни? Нет, не нужно. Это означает, что нерабочие дни не участвуют в расчете среднего заработка только в тех случаях, когда они попадают на какое-либо время, исключаемое из расчетного периода по пункту 5 Положения № 922. Например, на дни временной нетрудоспособности, отпуска, командировки и т. п.

Разберем несколько возможных на практике ситуаций.

1) В январе 31 календарный день, из них восемь праздничных. Тем не менее в расчет нужно брать именно 31 день. Не исключаются праздники и из календарных дней, приходящихся на отработанное время. Предположим, сотрудник был в отпуске с 17 февраля по 2 марта 2014 года. Всего 14 календарных дней, но именно на период отпуска приходится 13 дней. Дело в том, что 23 февраля не входит в число дней отпуска как праздник и выходной. И потому этот день нужно учесть при расчете календарных дней, приходящихся на отработанное время, когда вы будете считать средний заработок в следующий раз. То есть исключить надо периоды с 17 по 22 февраля и с 24 февраля по 2 марта.

2) Сотрудник принят на работу 9 января 2014 года. Считать месяц отработанным полностью оснований нет. И неважно, что все дни с 1 по 8 января были выходными и за этот месяц сотрудник получил полный оклад.

3) После болезни сотрудник сдал в бухгалтерию два листка нетрудоспособности. Первый из них закрыт в пятницу, а второй – открыт в следующий за ней понедельник. В этой ситуации выходные дни приходятся на время между двумя периодами болезни сотрудника. Однако ни в один из этих периодов болезни они не входят. Поэтому при расчете среднего заработка для выплаты отпускных эти два дня нужно учесть.

Само собой, в результате расчета целое число тут большая редкость. До какого же знака округлять календарные дни, приходящиеся на отработанное время? Мы советуем округлять до четырех знаков после запятой. Просто исходя из того, что так точнее. Дело в том, что никаких конкретных правил округления и этого показателя действующее законодательство не содержит.

Пример 3

С 7 октября 2013 года сотрудник уходит в отпуск. Расчетный период – с октября 2012 года по сентябрь 2013 года. С 8 по 21 июля 2013 года включительно этот человек был в отпуске, соответственно за ним сохранялся средний заработок. Это время исключаем из расчетного периода. От июля в расчетном периоде остается 17 дней. Остальные 11 месяцев сотрудник отработал полностью.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет среднего заработка для октябрьских отпускных, составит:

11 мес. × 29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. × 17 дн.) = 339,5226 дн.

Конечно, вы можете округлять и до двух знаков, по аналогии с копейками. А вот до полных дней округлять точно не стоит.

После подсчета календарных дней отпускные рассчитываются так:

О = ЗП : К × Д,

где О – сумма отпускных;

ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;

К – количество календарных дней;

Д – количество календарных дней отпуска.

Какие выплаты включать в расчет и в какой сумме

Перечень наиболее распространенных выплат работникам, как включаемых, так и не включаемых в заработок сотрудника для целей исчисления отпускных, мы собрали в таблице ниже. При этом организация, которая выплачивает средний заработок, должна взять в расчет только свои выплаты. Требовать от сотрудника справки с прежних мест работы не нужно. Это правило касается только расчета больничных и детских пособий.

Расчет отпускных: какие выплаты учитывать

Выплаты, учитываемые при расчете отпускных

Выплаты, не учитываемые при расчете отпускных

Заработная плата всех видов;

надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам);

выплаты, связанные с условиями труда, в том числе повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

авторские гонорары сотрудников, которые состоят в списочном составе редакции СМИ;

другие начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда на предприятии

Отпускные;

пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;

оплата дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами;

разовые премии, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам, а также другие подобные премии разового характера, не предусмотренные системой оплаты труда;

начисления за время простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и сотрудника;

выплаты, полученные не в качестве вознаграждения за труд (дивиденды, проценты по вкладам, страховые выплаты, материальная помощь, кредиты и т. д.)

Пример 4

Работнику ООО «Частный капитал» П.А. Смирнову установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 8 июля 2013 года ему предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Расчетный период – с 1 июля 2012 года по 30 июня 2013 года.

Сведения об исключаемых из него периодах приведем в таблице:

Основание

Продолжительность периода в календарных днях

Начислено за отработанное в этом месяце время

Временная нетрудоспособность

5 дней (с 11 по 15 февраля 2013 года)

9000 руб.

Ежегодный отпуск

28 дней (с 2 по 29 июля 2012 года)

1090,91 руб.

Отпуск за свой счет

10 дней (с 1 по 10 апреля 2013 года)

7636,36 руб.

Теперь определим, какая сумма начислена работнику за расчетный период (исключив при этом сумму пособия по временной нетрудоспособности и отпускных):

12 000 руб. × 9 мес. + 9000 руб. + 1090,91 руб. + 7636,36 руб. = 125 727,27 руб.

Девять месяцев Смирновым отработано полностью. Следовательно, количество дней, которое необходимо принять в расчет, бухгалтер компании посчитал так:

9 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 28 дн. × 23 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 20 дн. = 311,1952 дн.

То есть время болезни и отпусков в расчет не вошло. Тогда средняя зарплата, сохраняемая на период отпуска, будет рассчитана так:

125 727,27 руб. : 311,1952 дн. × 28 дн. = 11 312,40 руб.

Пример 5

Сотрудница ООО «Вектор» С.П. Михайлова с 11 февраля 2011 года по 19 ноября 2013 года включительно была в отпуске по уходу за ребенком до трех лет (ушла в него сразу после декретного). 7 ноября 2013 года женщина написала заявление на отпуск с 20 ноября на 28 календарных дней.

Однако за период с 1 ноября 2012 года по 31 октября 2013 года доходов у Михайловой не было. Значит, нужно взять 12 полных месяцев, предшествующих декрету, в который сотрудница ушла 11 февраля 2011 года.

Отсюда расчетный период – с 1 февраля 2010 года по 31 января 2011 года. Оклад сотрудницы в течение этого периода составлял 20 000 руб.

При этом Михайлова была в отпуске в период с 2 по 29 августа 2010 года (всего 28 календарных дней), а заработок за отработанные в августе дни составил 1818,18 руб.

Бухгалтер компании сделал такие расчеты. Общий заработок равен:

20 000 руб. × 11 мес. + 1818,18 руб. = 221 818,18 руб.

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время, бухгалтер определил так:

29,4 дн. × 11 мес. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 326,2452 дн.

Отсюда сумма отпускных составит:

221 818,18 руб. : 326,2452 дн. x 28 дн. = 19 037,55 руб.

Пример 6

Сотрудник устроился в компанию 11 сентября 2013 года и в этот же день по договоренности с администрацией ушел в отпуск на 7 календарных дней. В таком случае вести расчет нужно исходя из оклада, а также из среднемесячного числа календарных дней, которое равно 29,4. Оклад работника – 25 000 руб. Следовательно, расчет будет такой:

25 000 руб. : 29,4 дн. x 7 дн. = 5952,38 руб.

По общему правилу отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так сказано в статье 136 Трудового кодекса РФ. А вот какие дни тут имеются в виду, рабочие или календарные, эта статья кодекса не поясняет.

Специалисты Роструда считают, что речь в данном случае идет о календарных днях (письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1). Логика у чиновников следующая. Трудовой кодекс РФ упоминает как календарные, так и рабочие дни. Первые встречаются чаще (ч. 2 ст. 36, ч. 8 ст. 48 и т. д.), вторые – реже (пример – ч. 4 ст. 60.2 кодекса). Но в статье 136 не упоминаются ни те, ни другие. В таком случае, заключают в Роструде, «по умолчанию» срок нужно исчислять в календарных днях.

То есть оплатить отпуск нужно не позднее чем за три календарных дня до его начала. Но, разумеется, сделать это можно и раньше. Как, например, в ситуации, когда отпуск начинается 9 января 2014 года. По правилам выплатить отпускные следует не позднее 6 января. Но если у вас пятидневка, то последний рабочий день перед 9 января – 1 декабря 2013 года. В таком случае оптимальной датой для выплаты отпускных будет именно 31 декабря или более ранний день.

А теперь более детально остановимся на двух моментах: учете премий и индексации отпускных.

По каким правилам учитывать премии

Порядок учета премий и вознаграждений при расчете среднего заработка определяет пункт 15 Положения № 922. Для наглядности представим его в виде таблицы.

Как учитывать премии при расчете среднего заработка

Вид премии

В какой сумме включаются в расчет среднего заработка

Ежемесячные премии и вознаграждения

Не более одной премии, полученной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц (за исключением вознаграждений по итогам года, которые учитываются по особым правилам)

Не более одной за одни и те же показатели. Учитывается в полном объеме, если премия начислена за фактически отработанное время. При этом выплата должна быть начислена в расчетном периоде. Общая продолжительность периода, за который начислены премии, не должна превышать 12 месяцев

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год

Учтите в полном объеме, если расчетный период отработан полностью. При неполностью отработанном расчетном периоде учитывается пропорционально отработанному времени, даже если премия выплачена за фактически отработанное время. Исключение – ситуация, когда расчетный период совпадает с календарным годом. Тогда премию можно учесть полностью, если она начислена за фактически отработанное время. Такие премии учитываются независимо от того, начислены они в расчетном периоде или нет. Но принять в расчет можно только премию, выплаченную за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2014 году, можно учесть только годовую премию за 2013 год

Прочие премии

Учтите исключительно выплаты, связанные с работой человека. Например, тут следует указать премии, которые не привязаны к какому-либо временному промежутку. Но при этом в расчет не принимаются разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда. В частности, не нужно указывать суммы, выплаченные работникам к праздничным дням, юбилейным датам и т. д.

Разберем годовые и квартальные премии подробнее.

1) Годовые премии. Такие премии учитываются независимо от того, в какой момент начислена годовая премия – в течение расчетного периода или нет. Главное, чтобы компания выплачивала ее за предшествующий календарный год. То есть, если работник идет в отпуск в 2014 году, можно учесть только годовую премию за 2013 год. При этом, если работник отдыхал, скажем, в январе 2014 года, а в феврале ему начислили премию за 2013 год, следует пересчитать отпускные, учитывая годовую премию, и доплатить работнику разницу.

Пример 7

Сотрудник ООО «Ветер» Ю.Г. Самохвалов идет в отпуск с 3 февраля 2014 года на 14 календарных дней. Расчетный период – с 1 февраля 2013 года по 31 января 2014 года. Предположим, что этот период отработан сотрудником полностью. Оклад работника – 25 000 руб. В течение расчетного периода он не менялся. В этом случае сумма отпускных составит:

25 000 руб. × 12 мес. : 12 мес. : 29,4 дн. × 14 дн. = 11 904,76 руб.

А теперь предположим, что в середине февраля Самохвалову была начислена премия по итогам работы в 2013 году. Сумма премии составила 25 000 руб. В этом случае после выхода работника из отпуска уже выданные ему отпускные нужно пересчитать. Их новая сумма составит:

(25 000 руб. × 12 мес. + 25 000 руб.) : 12 мес. : 29,4 дн. × 14 дн. = 12 896,83 руб.

Таким образом, работнику нужно доначислить 992,07 руб. (12 896,83 – 11 904,76).

При этом, если расчетный период отработан неполностью, далеко не всегда всю сумму годовой премии можно взять в расчет (см. также схему).

Какую сумму премии можно взять в расчет

сумма премии для расчета отпускных

Для пересчета воспользуйтесь формулой:

Премии, начисленные сотруднику : Количество рабочих дней (часов) в расчетном периоде по графику × Количество дней (часов), фактически отработанных в расчетном периоде по графику = Сумма премии, принимаемая в расчет

Пример 8

Сотрудник ООО «Сокол» П. А. Семенов идет в ежегодный оплачиваемый отпуск в феврале 2014 года. Расчетный период стандартный – с 1 февраля 2013 года по 31 января 2014 года (всего 247 рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели).

В феврале 2014 года сотруднику была начислена премия – 15 000 руб. – по итогам работы в 2013 году. То есть расчетный период не совпадает с тем промежутком, за который выплачено вознаграждение.

В расчетном периоде сотрудник был в отпуске, на который приходится 20 рабочих дней. Таким образом, всего он отработал 227 дней (247 – 20).

Сумма годовой премии, принимаемая в расчет, составит:

15 000 руб. : 247 дн. × 227 дн. = 13 785,43 руб.

2) Премии за период, превышающий один месяц. При вводе таких премий учтите два момента. Во-первых, вы не можете включить в расчет премию, дата начисления которой не попала в расчетный период. И неважно при этом, за какой период начислена премия.

Пример 9

И. К. Волков идет в отпуск в апреле 2014 года. Соответственно расчетный период – с апреля 2013 года по март 2014 года включительно. При этом в апреле 2013 года Волкову начислили премию за I квартал 2013 года. Данный квартал не попал в расчетный период. Однако начислили выплату уже в расчетном периоде. Поэтому премия в расчет отпускных Волкова включается.

Пример 10

Ф. Н. Зайцев в апреле 2014 года был в очередном отпуске. Отпускные рассчитаны исходя из заработка Зайцева за период с 1 апреля 2013 года по 31 марта 2014 года. В апреле 2014 года всем работникам компании начислили премии по итогам I квартала 2014 года. Но хотя в расчетный период Зайцева этот квартал попал, причем полностью, включать премию в расчет отпускных оснований нет.

Другой важный нюанс: общая продолжительность периодов, за которые начислены такие премии и вознаграждения, не должна превышать продолжительности расчетного периода. Так, во внимание можно принять только четыре квартальные премии (4 × 3 = 12 мес.). И опять же, взять премию целиком, если расчетный период отработан неполностью, можно не всегда. Как учитывать премии в таком случае, показано на той же схеме.

Пример 11

Работник ООО «Смена» В. С. Соловьев был в отпуске продолжительностью 14 календарных дней, начиная с 8 июля 2013 года. Расчетный период – с 1 июля 2012 года по 30 июня 2013 года – отработан Соловьевым не полностью. В период с 9 по 22 июля 2012 года он также был в отпуске. За расчетный период ему начислено четыре квартальных премии:

  • в июле 2012 года – за II квартал 2012 года в сумме 10 000 руб.;
  • в октябре 2012 года – за III квартал 2012 года в сумме 8000 руб. При этом премия начислена с учетом фактически отработанного времени в этом квартале;
  • в январе 2013 года – за IV квартал 2012 года в сумме 12 000 руб.;
  • в апреле 2013 года – за I квартал 2013 года в сумме 15 000 руб.

В этом случае при расчете отпускных последние три премии нужно учесть в той сумме, в которой они начислены. Ведь первое полугодие 2013 года отработано сотрудником полностью, а премия за III квартал 2012 года начислена с учетом фактически отработанного времени.

А вот премию за II квартал 2012 года учесть в полной сумме не получится. Ведь она начислена за период, который в расчетный не попал. Такая премия пересчитывается пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Всего на расчетный период приходится 246 рабочих дней. Из них сотрудник отработал 236. Отсюда в расчет можно принять такую сумму премии:

10 000 руб. : 246 дн. × 236 дн. = 9593,50 руб.

Как видим, учет премий – это, пожалуй, самый сложный участок расчета отпускных. И к тому же с весьма неочевидными правилами. Потому возникает резонный вопрос: а можно ли упростить эти правила, разработав собственные?

На наш взгляд, поступить так можно, но только в том случае, если компания согласна пусть и немного, но переплачивать своим работникам. Иными словами, правила расчета следует упрощать только с учетом интересов сотрудников. Ведь отпуск работнику гарантирует Трудовой кодекс РФ. И в нем же прописан общий порядок расчета среднего заработка. Вместе с тем статья 8 Трудового кодекса РФ запрещает ухудшать положение работников по сравнению с теми нормами, которые гарантирует кодекс. Улучшать же его можно сколько угодно. Поэтому, если в результате компания переплатит работнику отпускные, никакого криминала в этом не будет. Тем более что проверки трудовой инспекции – явление все-таки редкое. И приходят трудовики, как правило, по жалобе бывших или нынешних сотрудников компании. А в ситуации, когда сумма отпускных окажется чуть больше положенного, понятное дело, жаловаться никто не будет.

Отметим, что, используя собственную методику, предприятие будет немного переплачивать и страховые взносы. Правда, одновременно эта переплата автоматически приведет к уменьшению налога на прибыль. Поэтому есть вероятность, что к вам придерутся ревизоры из налоговой инспекции. Чтобы свести риск к минимуму, мы советуем прописать свою методику расчета отпускных в коллективном договоре или в положении об оплате труда. Тогда эту своеобразную надбавку можно будет учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда. Возможны два варианта учета: как собственно отпускные (п. 7 ст. 255 НК РФ) либо как иные расходы, произведенные в пользу работника и предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ). Последний вариант – для случая, если у инспекторов все-таки появятся претензии к упрощенной методике. К расчету взносов, понятно, у проверяющих никаких вопросов не возникнет.

Что же именно есть смысл упростить? Во-первых, можно учитывать все премии целиком независимо от того, полностью или нет отработан расчетный период. Это избавит бухгалтера от необходимости делить премию пропорционально отработанному времени. А во-вторых, включать в заработок все премии, начисленные в расчетном периоде. Например, пять квартальных либо две годовые. То есть использовать те же правила, что действуют сейчас при расчете пособий.

Если в расчетном периоде повысили зарплату

При повышении в организации окладов (тарифной ставки, денежного вознаграждения) средний заработок нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения (коэффициента пересчета). Сделать это необходимо в одном случае: если повышение коснулось всех сотрудников организации (филиала, структурного подразделения) (абз. 1 п. 16 Положения № 922). И если компания этого не сделает, будут нарушены нормы трудового законодательства. Как следствие, организация может быть оштрафована.

Однако не всякое повышение требует пересчета. Общее правило таково: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. Но на практике порой возникают различные ситуации, когда не совсем ясно, по каким правилам делать пересчет и нужно ли его делать вообще. Разберем несколько таких случаев.

Разовое повышение. Распространенная ситуация – оклад повышен только одному или нескольким сотрудникам. Или работник переведен на более высокооплачиваемую должность. Нужно ли это повышение учитывать при расчете отпускных?

По общему правилу, оснований для этого нет. Рассчитать отпускные следует исходя из фактически начисленных сумм. То есть, если, скажем, зарплата выросла только у главбуха, новый оклад берется с момента повышения и пересчет прежних выплат делать не нужно. А если приказом по предприятию увеличены оклады всем сотрудникам бухгалтерии, то в такой ситуации отпускные подлежат корректировке.

Дело в том, что пересчитывать средний заработок нужно при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. А вот когда повышение касается лишь одного работника или даже большинства сотрудников отдела, при расчете отпускных это не учитывается. При этом, разумеется, с момента повышения нужно брать в расчет уже новый оклад сотрудника.

Однако, даже при повышении оклада конкретному работнику или при переводе сотрудника на другую, более высокооплачиваемую должность, возможность учесть это повышение остается. Организация вправе прописать в коллективном договоре или ином локальном акте, что для таких случаев расчетный период будет иным. А именно с момента увеличения заработной платы. Основание – часть шестая статьи 139 Трудового кодекса РФ.

В разных подразделениях повышение происходит в разное время. Скажем, работникам одних отделов подняли зарплату с 1 сентября 2013 года, а другим – с 1 октября 2013 года. В таком случае это повышение нужно учесть при расчете среднего заработка. Ведь рост окладов происходит поэтапно сначала в одних отделах, потом в других (то есть структурных подразделениях организации). При этом никаких дополнительных условий Положение № 922 не предусматривает.

В рамках одного подразделения зарплата повышалась постепенно. Теперь разберем такой случай: оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени. Например, начальнику отдела и заму повысили оклады с 1 октября, а остальным сотрудникам – с 1 ноября. В этой ситуации при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо. Ведь в таком случае нельзя говорить о том, что оклады повышены всем работникам структурного подразделения одновременно. И этим часто пользуются работодатели с тем, чтобы не корректировать впоследствии отпускные. Но при этом следует учитывать, что оклады сотрудникам, занимающим одинаковые должности и выполняющим одинаковые обязанности, трудовое законодательство не позволяет повышать в разное время. Ведь работники должны получать равную оплату за труд равной ценности.

Оклады сотрудников были уменьшены, но одновременно введены ежемесячные премии в процентах от оклада и в общей сложности заработок увеличился. В этом случае индексировать средний заработок не нужно. Такой вывод можно сделать на основании все того же пункта 16 Положения № 922. В нем сказано, что индексировать средний заработок нужно при увеличении именно оклада, а не иных выплат.

Повышены сдельные расценки. Если в организации были повышены сдельные ставки (расценки, тарифы), то такое повышение не повлечет за собой пересчет среднего заработка.

Теперь перейдем собственно к тому, по каким правилам делать пересчет. Для этого рассчитайте специальный коэффициент. Он зависит не только от того, насколько повысился оклад, но и от того, поменялись ли при этом связанные с ним ежемесячные выплаты. Формула тут такая:

Новый оклад (тарифная ставка) сотрудника в том месяце, когда произошло последнее повышение + новая сумма ежемесячных выплат к окладу  :  Ранее установленный оклад (тарифная ставка) за каждый месяц расчетного периода + прежняя сумма ежемесячных выплат к окладу  =  Коэффициент пересчета

А до какого знака округлять полученный результат? Вообще правила округления коэффициента индексации никаким документом не урегулированы. Вы можете округлять как до второго знака, так и до четвертого и даже не округлять вообще. В примерах этой книги используется компромиссный вариант – округление до четырех знаков. Просто сам по себе смысл индексации заключается в том, чтобы отпускные работник получал исходя из своего нынешнего заработка, чтобы он не терял в деньгах, уходя в отпуск. Но и получать больше, чем его нынешний заработок, тоже, согласитесь, не совсем логично. Соответственно, чем больше знаков после запятой, тем точнее, а следовательно, если так можно выразиться, правильнее. А округление только до второго знака ведет к не всегда копеечным искажениям. Причем в обе стороны.

К выплатам, которые нужно индексировать из-за повышения зарплаты помимо собственно оклада относятся:

  • премии, установленные системой оплаты труда;
  • надбавки, доплаты, иные виды выплат по зарплате, применяемые в организации.

При этом корректируйте на коэффициент пересчета только те выплаты, которые напрямую зависят от размера оклада и установлены в фиксированном процентном или кратном отношении от него. Если же выплаты установлены в диапазоне значений (проценты, кратность) или в абсолютной (денежной) сумме, повышать их на коэффициент пересчета не нужно.

Например, если вслед за повышением оклада сумма надбавки не изменяется, то корректировать ее на коэффициент пересчета не нужно. А если надбавка установлена в процентах к окладу (тарифной ставке, денежному вознаграждению), то она подлежит корректировке. Причем еще раз подчеркнем: процент должен быть фиксированным, а не плавающим.

Пример 12

Бухгалтер ЗАО «Сокол» А. И. Иванова в октябре 2013 года уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В расчетный период войдет время с 1 октября 2012 года по 30 сентября 2013 года.

При этом с 1 января 2013 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад Ивановой вырос на 20 процентов. Кроме того, бухгалтеру полагается также надбавка за стаж работы.

Рассмотрим два варианта.

Вариант 1

Размер надбавки составляет 25 процентов от оклада. В таком случае ее нужно учесть при корректировке.

Вариант 2

Размер надбавки составляет 5000 руб. В таком случае учитывать ее при корректировке оснований нет.

В расчетном периоде вполне могут оказаться выплаты, которые учитываются в среднем заработке, но не корректируются на коэффициент пересчета. Например, премии или доплаты в абсолютной сумме. В таком случае логичнее всего действовать так.

На коэффициент пересчета увеличьте только те выплаты, которые надо корректировать. Затем сложите полученный результат с суммой выплат, которые не нужно увеличивать на коэффициент пересчета. После чего рассчитайте отпускные в обычном порядке.

Пункт 16 Положения № 922 предусматривает всего три случая, когда в компании может произойти повышение тарифных ставок или должностных окладов:

  • в пределах расчетного периода;
  • после расчетного периода до первого дня отпуска;
  • во время отпуска.

Разберем порядок действий в каждом из этих случаев на конкретном примере.

Пример 13

Бухгалтер ЗАО «Сибирь» П.С. Соловьева с 14 июня 2013 года брала отпуск продолжительностью 28 календарных дней. В расчетный период войдет время с 1 июня 2012 года по 31 мая 2013 года.

При этом в течение расчетного периода Соловьева уже была в отпуске продолжительностью 28 календарных дней в период со 2 по 29 июля 2012 года включительно. Таким образом, в этом месяце она отработала два дня, за которые ей начислили 1363,64 руб.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

11 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. = 326,2452 дн.,

где 3 дн. – количество календарных дней в июле 2012 года, приходящихся на отработанное время.

Иных выплат, кроме заработной платы, которые нужно учесть при расчете отпускных, у сотрудницы не было.

Вариант 1

С 1 января 2013 года была повышена зарплата всем сотрудникам бухгалтерии. Оклад Соловьевой вырос с 15 000 руб. до 18 000 руб., то есть коэффициент пересчета составит 1,2 (18 000 : 15 000).

Сумма отпускных будет равна:

(15 000 руб. × 6 мес. × 1,2 + 1363,64 руб. × 1,2 + 18 000 руб. × 5 мес.) : 326,2452 дн. × 28 дн. = 17 133,79 руб.

Вариант 2

Заработная плата повысилась с 1 июня 2013 года. В данном случае на коэффициент повышения заработной платы корректируется уже вся сумма отпускных:

(15 000 руб. × 11 мес. × 1,2 + 1363,64 руб. × 1,2) / 326,2452 дн. × 28 дн. = 17 133,79 руб.

Вариант 3

Заработная плата повысилась с 1 июля 2013 года. Отпуск Соловьевой заканчивается 11 июля. Значит, корректировке подлежат 11 дней отпуска после повышения оклада, а 17 дней отдыха в июне индексировать не нужно.

Рассчитанный перед уходом в отпуск среднедневной заработок Соловьевой составил:

(15 000 руб. × 11 мес. + 1363,64 руб.) : 326,2452 дн. = 509,93 руб.

Отсюда сумма отпускных равна:

509,93 руб. × 28 дн. = 14 278,04 руб.

Теперь определим сумму, которую нужно доначислить работнице после ее выхода из отпуска:

509,93 руб. × 17 дн. + 509,93 руб. × 11 дн. × 1,2 – 14 278,04 руб. = 1121,85 руб.

На практике вполне возможна ситуация, когда зарплата в течение расчетного периода повышалась дважды. В таком случае придется рассчитать два коэффициента. Предположим, в июле 2013 года работник компании уходит в отпуск. За расчетный период, то есть в течение 12 предшествующих отпуску месяцев, заработная плата в этой организации повышалась дважды – с 1 сентября 2012 года (с 20 000 руб. до 22 000 руб.) и с 1 марта 2013 года (до 24 200 руб.).

Чтобы рассчитать каждый из коэффициентов, надо самый последний, предотпускной оклад разделить на величину заработной платы, которую сотрудник получал перед очередным повышением.

Первый раз зарплата увеличилась с сентября. Значит, нынешний оклад отпускника нужно поделить на ту сумму, которую он получал до 1 сентября. Получим 1,21 (24 200 руб. : 20 000 руб.). Второй раз оклады подняли с 1 марта 2013 года. Здесь также надо взять нынешнюю зарплату работника, но поделить ее нужно уже на оклад после первого повышения. Результат составит 1,1 (24 200 руб. : 22 000 руб.).

С помощью этих коэффициентов и следует пересчитать заработок за соответствующие месяцы. И уже скорректированную зарплату использовать для расчета отпускных.

Или обратный пример: зарплата после повышения понизилась. В этом случае берите тот оклад, который был установлен после последнего повышения. Новый, пониженный оклад на коэффициент индексации не влияет. Предположим, работник берет отпуск в октябре 2013 года. Расчетный период – с октября 2012 года по сентябрь 2013 года. Его оклад в октябре-декабре 2012 года составлял 20 000 руб. С января всем работникам компании увеличили оклады на 25 процентов. Поэтому его оклад стал 25 000 руб. А с июля 2013 года зарплата этого сотрудника была уменьшена до 23 000 руб. Тем не менее коэффициент пересчета для выплат за период с октября по декабрь 2012 года составит 1,25 (25 000 руб. : 20 000 руб.). Понижение оклада тут роли не играет.

Особенности расчета отпускных при суммированном учете

Понятие суммированного учета рабочего времени установлено в статье 104 Трудового кодекса РФ. Этот вариант предполагает такой график работы, при котором учет рабочего времени осуществляется не за один день, как при обычных режимах рабочего времени, а за более длительный учетный период.

Таким учетным периодом может быть любой период, не превышающий года, например месяц, квартал и т. п. Конкретный способ ведения суммированного учета нужно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка.

Используя суммированный учет рабочего времени, компания должна соблюдать одно основное правило. Продолжительность рабочего времени в течение установленного учетного периода не должна превышать нормального числа рабочих часов исходя из производственного календаря. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ст. 91 ТК РФ). При этом возможная недоработка или переработка должна быть сбалансирована в рамках учетного периода так, чтобы сумма отработанных часов равнялась норме рабочих часов за этот период.

Так вот, расчет отпускных не зависит от способа учета рабочего времени. Они рассчитываются в обычном порядке, определенном статьей 139 Трудового кодекса РФ и о котором мы писали выше. То есть точно так же, как и на предприятиях, на которых установлена, например, пятидневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.

Пример 14

В ЗАО «Смена» используется суммированный учет рабочего времени. На фирме установлена 40-часовая рабочая неделя. Сотрудник фирмы П. А. Соколов написал заявление на предоставление ему отпуска продолжительностью 28 календарных дней начиная с 8 июля 2013 года.

Расчетный период – с 1 июля 2012 года по 30 июня 2013 года. Этот период отработан Соколовым полностью. Общий размер начислений составил 118 000 руб. Размер отпускных составит:

118 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. × 28 дн. = 9365,08 руб.

При этом в письме Роструда от 21 декабря 2006 г. № 2163-6-1 сказано, что если сотрудник полностью отработал месячную норму рабочего времени, но в течение месяца трудился не каждый день, считается, что месяц отработан им полностью.

Октябрь 2013 г.





Статьи по теме: