Главная - Документы

Путевой лист: реквизиты, форма и оформление

Разработка формы путевого листа

В бухгалтерском учете (а также в целях налогообложения прибыли) путевой лист используется, в частности, в качестве первичного учетного документа, подтверждающего расход ГСМ. Разберемся, обязано ли предприятие промышленности при разработке формы путевого листа учитывать требования Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, которым утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Изучаем нормы законов

Согласно требованиям Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта должен быть оформлен первичным учетным документом, содержащим обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 указанного Закона. Формы первичных учетных документов с 01.01.2013 определяет руководитель экономического субъекта, поэтому организации не обязаны пользоваться унифицированной первичной документацией.

В то же время если на основании других федеральных законов уполномоченными органами утверждены формы документов, которые используются в качестве первичных учетных документов, названные формы являются обязательными к применению (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012, Письмо Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700). Такой подход следует применять и в отношении Обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152, поскольку этот документ издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта".

Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, который является частью транспортной системы РФ. Обозначенным Законом определены среди прочего общие условия перевозок грузов, пассажиров и багажа автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Одно из общих условий касается необходимости оформления для учета и контроля работы транспортного средства и водителя путевого листа, содержащего обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено п. 2 ст. 6 Федерального закона N 259-ФЗ.

Согласно Приказу Минтранса России N 152 Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

В связи с этим делаем вывод: предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), багажа, при разработке формы путевого листа должно включить в него обязательные реквизиты, приведенные в Приказе Минтранса России N 152.

Рассматриваем судебные дела

Подтверждение представленного вывода можно найти в арбитражной практике. Обратим внимание на Постановление ФАС ЦО от 09.04.2013 по делу N А62-4316/2012, в передаче которого в Президиум ВАС отказано Определением ВАС РФ от 31.07.2013 N ВАС-10020/13. Фигурантом дела стало бюро медико-социальной экспертизы (казенное учреждение), имеющее автомобильный транспорт, который используется для перевозки пассажиров и различных грузов с выездом транспортных средств на дороги общего пользования. Бюро использовало путевые листы, не содержащие обязательных реквизитов, утвержденных Приказом Минтранса России N 152.

Судьи решили, что учреждение, являющееся владельцем автотранспортных средств и производящее перевозку грузов и пассажиров по дорогам общего пользования, при осуществлении деятельности, связанной с эксплуатацией автотранспортных средств, обязано выполнять требования Приказа Минтранса России N 152. Соблюдение этих требований законодатель связывает с перевозкой пассажиров и грузов и не указывает на зависимость от осуществления перевозки для внутренних нужд предприятия или на коммерческой основе.

Еще одним подтверждением является Постановление ФАС ДВО от 18.03.2014 N Ф03-336/2014. В данном случае заявителем также стало лицо, не являющееся автотранспортным предприятием, а именно управление Пенсионного фонда.

Другой подход

Некоторые эксперты придерживаются мнения о том, что положения Приказа Минтранса России N 152 обязаны соблюдать только автотранспортные предприятия. Обозначенная точка зрения нашла отклик у судей ФАС МО, которые посчитали, что составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий. Поскольку общество таковым не является, оно вправе подтвердить правомерность списания ГСМ иными документами (актами на списание топлива) (Постановление от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60). Обоснование следующее. Федеральный закон N 259-ФЗ регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ. В свою очередь, Приказ Минтранса России N 152 принят во исполнение п. 1 ст. 6 указанного Закона. Так как заявитель не оказывает услуг автомобильным транспортом, действие названного Федерального закона и принятого в соответствии с ним подзаконного акта не распространяется на данные правоотношения.

Обязательные реквизиты путевого листа

Приведем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России N 152.

Обязательный реквизит

Что именно указывается?

Примечание

Наименование путевого листа

Название документа с указанием типа транспортного средства, на которое оформляется путевой лист

Может быть таким: "Путевой лист легкового автомобиля", "Путевой лист грузового автомобиля"

Номер путевого листа

Номер документа

Указывается в заголовочной части путевого листа в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации

Сведения о сроке действия путевого листа

Дата (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован

Если путевой лист оформляется на один день

Даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован

Если путевой лист оформляется более чем на один день

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

Наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона юридического лица

Если собственником (владельцем) является организация

Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона индивидуального предпринимателя

Если собственником (владельцем) является индивидуальный предприниматель

Сведения о транспортном средстве

Тип и модель транспортного средства

 

Модель автомобильного прицепа, полуприцепа

Если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом

Государственный регистрационный знак транспортного средства, грузового прицепа, полуприцепа

 

Показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на названную стоянку

Проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя (тогда отметки делает сам предприниматель)

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя

 

Дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя

Проставляются медицинским работником и заверяются его штампом и подписью с указанием Ф.И.О.

На путевом листе также могут быть размещены дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой.

Можно ли путевой лист оформить на месяц?

В Приказе Минтранса России N 152 говорится, что путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяца. При этом в Приказе не уточняется, при каких обстоятельствах путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день.

К примеру, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, обозначено, что по общему правилу путевой лист легкового автомобиля (форма 3) действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Тогда путевой лист выдается на более длительный срок. Однако с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Та же участь, соответственно, постигла указания по применению унифицированных форм.

При решении вопроса о том, на какой срок организация может оформить путевой лист, рекомендуем исходить из общих принципов, заложенных в законодательстве РФ о бухгалтерском учете. Напомним, что первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни. В свою очередь, под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Федерального закона N 402-ФЗ).

Принципы, с учетом которых формируются бухгалтерский учет и бухгалтерская отчетность, перечислены в п. 6 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (Утверждено Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). К ним среди прочего относятся:

  • требование своевременности (факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете и отчетности своевременно);
  • требование приоритета содержания перед формой (факты хозяйственной жизни отражаются в учете исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования);
  • требование рациональности (с учетом условий хозяйствования и величины организации бухгалтерский учет должен вестись рационально).

В Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России (Одобрена Методологическим советом по бухгалтерскому учету при Минфине России, Президентским советом ИПБ РФ 29.12.1997) подмечено, что на практике можно столкнуться с необходимостью выбора между разными требованиями. Задача решается путем достижения соответствующего баланса между требованиями, главное - реализовать цель бухгалтерского учета. В итоге относительная важность отдельных требований в разных ситуациях является предметом профессионального анализа.

В связи с этим организация, делая упор на принцип рациональности (допустим, поездки, совершаемые водителем, не продолжительны во времени), вправе принять решение об оформлении путевых листов на период, превышающий один день (в том числе в определенных ситуациях, например при отправлении сотрудника в командировку). Кстати, Минфин в свое время указал: первичные документы необходимо составлять с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Нетранспортные компании могут оформить путевой лист на несколько дней, неделю или на любой другой срок, не превышающий месяца (Письмо от 30.11.2012 N 03-03-07/51). Об этом также сказано в Постановлении ФАС ВВО от 27.04.2009 по делу N А38-4082/2008-17-282-17-282.

Водителя два, а путевых листов сколько?

В Приказе Минтранса России N 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок, то есть одно транспортное средство - один путевой лист на соответствующий период. В то же время если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов (раздельно на каждого водителя). Тогда дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на нее.

Таким образом, в ситуации, когда на одном транспортном средстве в течение периода, на который оформляется путевой лист, работает несколько водителей, выписывается либо один путевой лист, либо несколько - на каждого водителя. Организация делает выбор самостоятельно.

* * *

Предприятие промышленности, эксплуатирующее транспортные средства (грузовые и легковые автомобили, автобусы) с целью перевозки грузов, пассажиров (включая своих работников), обязано при разработке путевого листа учитывать положения Приказа Минтранса России N 152, в котором приведены Обязательные реквизиты путевого листа. Данный подход подтверждает и судебная практика, хотя существует также другая позиция, заключающаяся в том, что предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны соблюдать требования названного Приказа.

К обязательным реквизитам путевого листа относятся наименование и номер путевого листа, сведения о сроке его действия (путевой лист может быть оформлен на один день или на больший период, не превышающий одного месяца, если на то есть необходимость), о собственнике (владельце) транспортного средства, о самом автомобиле, а также о водителе. Если на одном транспортном средстве работает несколько водителей в течение периода, на который оформляется путевой лист, в путевом листе должны быть проставлены сведения обо всех водителях (когда предприятие принимает решение оформлять на каждое транспортное средство только один путевой лист вне зависимости от количества задействованных водителей). Если же на каждого водителя оформляется свой путевой лист, в нем указываются сведения только об этом конкретном водителе.

Июнь 2014 г.




Документы по теме: