Главная - Статьи

Как банки проверяют кассовые документы организаций и что будет за нарушения

 

Проверка соблюдения кассовой дисциплины - обязанность не столько налоговиков, сколько банков (Пункт 41 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Обнаружив нарушения, банк должен сообщить о них в налоговый орган (Пункт 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П (далее - Положение N 14-П)), который и оштрафует организацию (Статья 15.1, ч. 1 ст. 23.5, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ). Понятно, что банки не заинтересованы в проведении таких проверок - кому же хочется доставлять неудобства своим клиентам! Тем не менее проверки проходят.
Если банк в ходе проверки выявит (Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью):
- несоблюдение лимита расчетов наличными (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У);
- неоприходование (неполное оприходование) денежной наличности, полученной в банке;
- накопление наличности в кассе сверх установленного лимита, - то налоговые органы на основании справки банка вправе привлечь ( Статьи 23.5, 28.3, 15.1 КоАП РФ):
(или) организацию - к штрафу в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
(или) должностное лицо организации или предпринимателя (Статья 2.4 КоАП РФ) - к штрафу от 4000 до 5000 руб.
О том, как подготовиться к проверке и чего следует ждать от банковских работников, мы расскажем в этой статье.

 

Периодичность и сроки проверки

 

Один из вопросов, который волнует любого бухгалтера, - как часто банки могут проверять соблюдение кассовой дисциплины. В Положении о наличном денежном обращении сказано, что банк должен проводить проверку соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в 2 года.
Как видите, периодичность проведения проверок нормативно не установлена, то есть банк может проводить такие проверки и чаще. При этом еще в 1994 г. ЦБ РФ рекомендовал банкам и клиентам во избежание конфликтов установить периодичность проверок в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (Пункт 8 Письма ЦБ РФ от 17.02.1994 N 14-4/35).

Для справки
Срок, в течение которого налоговый орган может привлечь организацию (руководителя организации, предпринимателя) к административной ответственности за правонарушения, которые выявит банк, - 2 месяца со дня совершения правонарушения (Часть 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП).

Нормативными документами ЦБ РФ не установлены ни длительность проверки, ни период, который проверяется. На практике проверка длится не больше 2 - 3 дней.
О том, что период, за который банк может запросить кассовые документы, составляет 3 месяца, говорит лишь Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (форма N 0408026) (Приложение 8 к Положению N 14-П). Такую Справку банк составляет по окончании проверки, ее подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка (Пункт 7 Рекомендаций).
Если в ходе проверки нарушений не выявлено, Справка оформляется в двух экземплярах: для банка и для вас.
Если обнаружены нарушения кассовой дисциплины, то банк делает три экземпляра Справки. Третий экземпляр банк направит в налоговый орган для привлечения вас к ответственности.

 

Что и как проверяют банки

 

Начинается все с письма банка с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы. Никаких специальных решений о проведении проверки банки не составляют, а сотрудники банка обычно в организацию не приходят, а только просят представить в банк необходимые документы.
Как правило, перед началом проверки банк запрашивает:
- кассовую книгу (форма N КО-4);
- отчеты кассира (Пункт 25 Порядка);
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3);
- авансовые отчеты (форма N АО-1), приходные и расходные кассовые ордера;
- платежные ведомости по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Рассмотрим подробнее, на что обращают внимание проверяющие из банка.

 

Порядок оприходования наличных и сдачи их в банк

 

Сначала контролеры проверят полноту оприходования наличных, полученных в банке. Для этого данные вашей кассовой книги они сверят с данными банка по суммам и срокам. Ведь записи в кассовую книгу кассир должен вносить сразу же после получения (или выдачи) денег по приходному кассовому ордеру (или расходному кассовому ордеру) (Пункт 24 Порядка). Если обнаружатся расхождения, то контролеры попросят их объяснить. Это будет легче всего сделать, если у вас в порядке другие кассовые документы - приходный или расходный кассовый ордер, журнал регистрации ПКО и РКО. То есть если имела место опечатка. Весьма вероятно, что если ошибки в датах оприходования полученных в банке наличных были единичными, то банк позволит их исправить.
Кроме того, по кассовой книге и журналу регистрации приходных и расходных ордеров контролеры проверят полноту сдачи наличных в банк. Для этого они сравнят, сколько наличных денег вы получили за проверяемый период и сколько вы сдали в банк и в какие сроки. Также они проверят своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на зарплату, пособия, сверив свои данные с вашими расчетно-платежными ведомостями (форма N Т-49).
Имейте в виду, что контролеры банка не могут проверять правильность оприходования наличных, полученных в результате хозяйственной деятельности. Эти проверки находятся в ведении налоговиков (Пункт 1 Рекомендаций). Например, если вы получили в один день деньги из банка для выдачи наличных на командировки работникам и в этот же день продали что-либо за наличный расчет, то банк может проверить только правильность и своевременность отражения в кассовой книге денег, полученных из банка.

 

Соблюдение лимита остатка кассы

 

Как все знают, превышение лимита остатка кассы - одно из самых распространенных нарушений кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы (вместе со сроком сдачи выручки) ежегодно устанавливается обслуживающим банком (Пункт 5 Порядка; п. 2.5 Положения N 14-П) на основании заполненной вами формы N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы..." (Приложение 1 к Положению N 14-П). Сумма наличных в кассе, превышающая установленный лимит, должна быть сдана в банк. Сверх этого лимита в кассе могут храниться только деньги на зарплату и пособия (Пункт 9 Порядка; п. 2.6 Положения N 14-П).

Для справки
Хранить наличные деньги в кассе для выплаты зарплаты и пособий можно не более 3 рабочих дней (в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, - 5 рабочих дней), считая день получения их в банке (Пункты 2.5, 2.6 Положения N 14-П; ст. 15.1 КоАП РФ).

Если лимит остатка кассы на текущий год не установлен, то он равен нулю, то есть любая сумма, оставшаяся в кассе на конец рабочего дня, признается сверхлимитной. А это нарушение правил работы с наличностью, влекущее административную ответственность. Поэтому организациям, у которых вовсе нет наличной выручки, но есть расчеты через кассу (например, на командировки), тоже лучше утвердить лимит в банке. Причем сделать это можно в любой момент, а не обязательно в конце года. Если же вы уверены в отсутствии у вас наличных расходов не только сейчас, но и в будущем, то утверждать лимит наличных не нужно.
В суде можно попытаться "отбиться" от штрафа, доказав, например, что сверхлимитный остаток в кассе предназначался для выплаты зарплаты. Конечно, если эти суммы были выплачены работникам не позднее 3 дней с момента образования сверхлимитного остатка, считая день получения денег в банке (Пункт 2.6 Положения N 14-П).
Если же вы еще до проверки обнаружили сверхлимитный остаток в кассе, то сумму, превышающую установленный кассовый лимит, можно выдать под отчет работнику. Причем дата выдачи должна совпадать с датой сверхлимитного накопления.

Обсуди с руководителем
Банковские проверяющие обращают пристальное внимание на то, как соблюдаются порядок и сроки сдачи наличных денег в банк. Поэтому в преддверии следующего года стоит заранее продумать и согласовать с банком (Пункт 2.4 Положения N 14-П) такие сроки сдачи налички, которые бы оптимально совпадали и с оборотом наличности на вашей фирме, и со временем работы банка. Иначе штрафа не избежать.

 

Целевое расходование наличных

 

Кроме сроков сдачи наличных, проверяющие обратят внимание и на соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных. На что вам можно расходовать наличную выручку, банк определит на основании все той же формы N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы..." (Приложение 1 к Положению N 14-П; п. 2.7 Положения N 14-П). Обычно это командировочные расходы, расходы на зарплату, покупку канцелярских принадлежностей и другие хозяйственные нужды (Пункт 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Поэтому если вы расходовали наличные деньги на иные, не указанные в решении банка, цели, например на погашение займа, проверяющие обязательно отразят это в разд. III Справки (Пункт 5 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т; Приложение 8 к Положению N 14-П).
Однако даже если банк и обнаружил нецелевое расходование наличности, штрафа можно не опасаться. За такое нарушение штраф просто не предусмотрен (Статья 15.1 КоАП РФ). В этом случае банк просто порекомендует внимательнее относиться к расходованию наличности, но в налоговую инспекцию о нарушении сообщать не станет.

 

Соблюдение лимита расчета наличными

 

Превышение лимита расчета наличными - еще одно распространенное нарушение, за которое возможен штраф по ст. 15.1 КоАП.

Для справки
Лимит расчета наличными установлен в размере 100 000 руб. по одному договору при расчетах между (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У):
(или) организациями;
(или) организациями и предпринимателями;
(или) предпринимателями.
Количество платежей по такому договору значения не имеет (Пункт 2 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).

Вы не можете оплатить наличными, например, поставку товара стоимостью 150 000 руб., даже если разобьете эту сумму на три части и оплатите ее в течение 3 дней (по 50 000 руб. в день). Кроме того, запрет на расчеты наличными деньгами свыше 100 000 руб. распространяется и на обязательства, вытекающие из дополнительных соглашений к договору (Пункт 2 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР).

Часто превышение лимита расчетов наличными встречается при оплате наличными через подотчетное лицо. Ведь ограничений по выдаче наличных подотчетному работнику нет. Но зато такое ограничение возникает, если подотчетник оплачивает наличными товары (работы, услуги) от имени организации (Пункт 4 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т). Другое дело, если, например, находясь в командировке, работник оплачивает наличными приобретение билетов или услуги гостиницы. В этом случае расчеты свыше 100 000 руб. не являются сверхлимитными и нарушения кассовой дисциплины нет, а значит, и штрафа не будет.
Проверяя соблюдение лимита расчетов наличными, банк проверит правильность оформления РКО и ПКО, обратив внимание на суммы, указанные в них, а также сверит записи в кассовой книге, журналах регистрации ПКО и РКО, авансовых отчетах подотчетных лиц (форма N АО-1).

 

Ведение кассовой книги и других кассовых документов

 

Особое внимание проверяющие из банка уделяют правильности ведения кассовой книги, ПКО и РКО, авансовых отчетов. Поэтому не стоит забывать вот о чем. В кассовую книгу, например, можно вносить исправления, заверив их подписью кассира и главного бухгалтера организации (Пункт 23 Порядка), также можно исправить и авансовый отчет (Пункт 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). А вот в первичные кассовые документы вообще нельзя вносить исправления, не говоря уже о подчистках и помарках (Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).
Проверяющие проверят периодичность внесения записей в кассовую книгу, их соответствие данным ПКО и РКО. Нарушения правил ведения кассовых документов проверяющие отразят в разд. VI Справки (Приложение 8 к Положению N 14-П).

Совет
Конечно, огрехи в ведении кассовых документов - первое, что бросится в глаза проверяющему. Поэтому прежде чем отдать документы на проверку, еще раз посмотрите, есть ли помарки, все ли подписи на расходных или приходных кассовых ордерах, листах кассовой книги.
Как правило, мелкие нарушения контролеры дают исправить сразу, и к тому же за них не предусмотрены административные штрафы.

 

Справка получена. Что дальше?

 

Итак, проверка соблюдения кассовой дисциплины банком завершена и вы получили Справку. Если в Справке не отмечены нарушения кассовой дисциплины, за которые наступает административная ответственность, вам остается внимательно прочитать выводы и предложения банка по итогам проверки, отраженные в разд. VII Справки, и, приняв их во внимание, исправить просчеты и нарушения.
Если же банк обнаружил серьезные нарушения (расчет наличными свыше 100 000 руб., неоприходование наличности, полученной в банке, сверхлимитное накопление денег в кассе), то, как мы уже говорили, он сообщит об этих нарушениях в налоговый орган по месту учета вашей организации (Пункт 7 Рекомендаций). Налоговый орган на основании полученной Справки составит протокол (Статья 28.3 КоАП РФ) и оштрафует организацию по ст. 15.1 КоАП.
Однако если с момента совершения правонарушения прошло более 2 месяцев, то налоговики не вправе привлекать вас к административной ответственности, поскольку нарушение кассовой дисциплины - не длящееся правонарушение (Часть 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

 

Нужно ли избегать проверки?

 

Конечно, в любой проверке мало приятного. И хотя ответственности за непредставление документов банку для проверок нет, избегать проверок банков не стоит. Ведь Справка о результатах проверки соблюдения кассовой дисциплины банком может при необходимости помочь вам оспорить штраф налоговиков по этим же вопросам. Если банк нарушений не обнаружил, а налоговики вдруг их нашли, то Справка банка, указывающая на отсутствие нарушений, будет дополнительным аргументом вашей защиты в суде.

 

* * *

 

По сути, задача банка при проведении проверки кассовой дисциплины - выявить и предотвратить возможные нарушения клиента с тем, чтобы защитить его от штрафов. Поэтому не стоит бояться банковских проверок.





Статьи по теме: