Главная - Статьи

Порядок приема-передачи дел при смене главного бухгалтера организации

Главный бухгалтер субъекта хозяйствования как должностное лицо занимает особое место в деятельности организации. Выполняя функции по расчету и уплате налогов и сборов, формированию учетной и отчетной информации в соответствии с требованиями полноты, достоверности, полезности и представлению ее на разные уровни управления, руководитель бухгалтерской службы активно участвует в создании имиджа организации на рынке инвестиций, получении преференций от контрагентов.
К главному бухгалтеру предъявляются особые требования, выражающиеся в том числе в особенностях смены главного бухгалтера в субъекте бизнеса и приема на работу нового должностного лица.

Правила приема руководителя бухгалтерской службы установлены Трудовым кодексом РФ, в соответствии с которым подписание трудового договора осуществляется сроком до 5 лет и инициируется либо руководителем организации, либо самим работником. Инициатива руководителя организации по заключению трудового договора на срок менее 5 лет может обусловливаться необходимостью проверки качества работы специалиста, а самого работника - возможностью изменить его условия, например уровень заработной платы, социальные выплаты. Кроме того, по нормам трудового законодательства руководитель может установить для главного бухгалтера испытательный срок до шести месяцев. Причем по условиям ст. 70 Трудового кодекса РФ время болезни или отсутствия на работе по другим причинам не включается в испытательный срок. В том случае, если, по мнению руководителя, исполняющий обязанности главного бухгалтера не прошел испытательный срок, он увольняется без согласия профсоюза и выплаты выходного пособия. Однако трудовое законодательство в этом случае предусматривает обязательность письменного уведомления специалиста о причинах, послуживших основанием для отказа работнику в приеме на постоянную работу в соответствующей должности.

Причинами увольнения главного бухгалтера организации, с которым заключен срочный трудовой договор, по нормам трудового законодательства, может явиться:

  • причинение действиями главного бухгалтера ущерба организации;
  • разглашение им коммерческой тайны.

Информация, составляющая коммерческую тайну, определена ст. 139 Гражданского кодекса РФ. Ею являются данные, имеющие действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, а обладатель этой информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Предпосылками увольнения руководителя бухгалтерской службы по ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с разглашением сведений, составляющих коммерческую тайну, являются следующие обязательные действия со стороны работодателя:

1) ознакомление под роспись работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

2) ознакомление под роспись работника с установленным работодателем перечнем сведений, составляющим коммерческую тайну, с режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

3) создание работнику необходимых условий для соблюдения им установленного режима коммерческой тайны.

Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" определил, что право на отнесение сведений к информации, составляющей коммерческую тайну, принадлежит обладателю такой информации. Однако среди сведений об организации не может быть данных, в отношении которых установлен режим коммерческой тайны (ст. 5 Федерального закона "О коммерческой тайне"):

  • содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;
  • содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
  • о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
  • о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;
  • о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;
  • о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
  • о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
  • об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;
  • о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;
  • о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;
  • обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Главный бухгалтер, работающий в течение испытательного срока, имеет право на увольнение в любой день после предупреждения об этом руководства организации за три дня. Если данное должностное лицо работает на условиях срочного договора, то его увольнение возможно при изменении собственника организации в течение трех месяцев после передачи субъекта бизнеса новому собственнику. Тогда у него возникают обязательства выплаты главному бухгалтеру компенсации, составляющей не менее трех месячных заработков.
При смене главного бухгалтера в результате увольнения, перевода на другую должность состояние бухгалтерского учета должно быть оценено и отражено в соответствующей документации. Письменное оформление результатов анализа состояния бухгалтерского учета позволяет новому главному бухгалтеру избежать ответственности за достоверность учетной информации, установить факты искажения налогооблагаемой базы по налогам и сборам, неверного отражения на счетах бухгалтерского учета и регистрах налогового учета фактов хозяйственной жизни и других неблагоприятных последствий.

Порядок проведения работы по передаче дел при смене главного бухгалтера в нормативных правовых актах, регулирующих бухгалтерский учет, не выработан. Но некоторые ведомства регламентировали его этапы, и их документами можно воспользоваться для организации приема-передачи:

  • О порядке приема-сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера - начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения (Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 N 11-13/575);
  • Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденная Минздравом СССР 28.05.1979 N 25-12/38.

На практике выработан комплекс мероприятий и последовательность их проведения, позволяющие провести данную процедуру.

При организации передачи дел возможны два варианта:

  • воспользоваться услугами приглашенного аудитора, который оценит и оформит в письменной форме заключение о состоянии бухгалтерского учета в организации;
  • провести собственными силами, используя определенную последовательность действий.

Привлечение аудиторской организации является наиболее оптимальным вариантом смены главного бухгалтера и передачи дел новому специалисту. В этом случае аудиторская организация составляет отчет о состоянии бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, на основе которого формируется акт приема-передачи документов.

На практике возможны ситуации, когда главный бухгалтер уже уволился, и принимать дела не у кого, возможно, что дела переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера. В таком случае передачи дел не происходит.

При самостоятельной передаче дел она проходит следующие этапы:

1) издание приказа (распоряжения) о назначении нового главного бухгалтера организации;

2) проведение инвентаризации финансовых обязательств;

3) составление акта приема-передачи учетных и отчетных документов;

4) составление приложения к акту приема-передачи документов;

5) проведение организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера.

1. В приказе (распоряжении) о назначении нового главного бухгалтера организации оговариваются:

  • фамилия, имя, отчество лица, принимающего должностные обязанности главного бухгалтера;
  • сведения о характере исполнения обязанностей - временный, постоянный;
  • период, в течение которого ведется работа по приему-передаче дел;
  • персональный состав комиссии по приему-передаче дел, который может включать работников бухгалтерии, других подразделений, третьих лиц, график работы комиссии, формируемый в качестве приложения к приказу (распоряжению);
  • необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторских организаций, независимого аудитора, работников аутсорсинговых организаций, оказывающих консультационные и бухгалтерские услуги, вышестоящих организаций и др.).

В приказе указывается срок, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет руководить бухгалтерской службой, подписывать расчетные и платежные документы (счета, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты и др.), определяется порядок смены банковских карточек организации (например, после подписания акта приема-передачи дел, с даты приказа о назначении нового главного бухгалтера). Установление даты приказа о назначении руководителя бухгалтерской службы можно связать с периодом завершения учетных процессов в отчетном периоде, сроками представления бухгалтерской и налоговой отчетности.

2. Проведение инвентаризации финансовых обязательств сводится к инвентаризации кассы, расчетных счетов, дебиторской и кредиторской задолженности. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (в ред. от 24.12.2010 N 186н).

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации. При недостаче имущества, его порчи в пределах норм естественной убыли соответствующие суммы относятся на издержки производства или обращения (расходы), а сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Инвентаризация также является обязательной:

  • если дела принимаются в преддверии годовой отчетности, ее дата определена в приказе об учетной политике организации, но инвентаризация не проводилась;
  • если главный бухгалтер организации заключил договор о полной материальной ответственности (обычно в случае, если руководитель бухгалтерской службы совмещает обязанности кассира).

В ситуации, когда прежний главный бухгалтер не заключал договора о полной материальной ответственности, при приеме-передаче дел главным бухгалтером инвентаризации имущества может не проводиться. Однако итоги последней инвентаризации целесообразно рассмотреть, отметить в акте дату и результаты последней инвентаризации, предусмотреть ее проведение в ближайшее время.

3. При составлении специального акта приема-передачи учетных и отчетных документов встает вопрос о периоде, за который следует проверять соответствующие документы. Согласно ст. 87 Налогового кодекса РФ налоговые органы вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Поэтому новым специалистом изучается акт последней налоговой проверки и далее проверяется документация, образовавшаяся после проверки.

Отсутствие налоговой проверки позволяет проверить документацию за 5 последних лет. Выполнение этих требований обусловливается нормами Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Статьей 29 установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности по правилам организации государственного архивного дела не менее 5 лет после окончания отчетного года. Не менее 5 лет также не подлежат уничтожению документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, включая средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной цифровой подписи, если они использовались при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности.

На дату сдачи дел и составления специального акта приема-передачи учетных и отчетных документов все учетные процессы должны быть завершены, т.е. выполнены все бухгалтерские записи за истекший период, укомплектованы все первичные документы, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности.

Первичные учетные документы и регистры аналитического и синтетического учета следует подшить, сгруппировав их в соответствии с номенклатурой дел, разработанной в организации для бухгалтерских документов. Она включает список наименований дел и книг, журналов, которые ведутся в бухгалтерии. В ней указываются даты их открытия, закрытия и сроки хранения.

В процессе составления акта или после его формирования новому специалисту должны быть переданы все книги и журналы: учета ценных бумаг, доверенностей, кассовая книга, журнал учета счетов-фактур полученных и выданных, книги покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др. Если выяснится, что некоторые из необходимых книг или журналов отсутствуют, выполняется запись в акте приема-передачи, а журнал или книга заводится на дату приемки дел.

Для определения правильности данных бухгалтерского и налогового учета используют, как правило, выборочные проверки. По важнейшим операциям, объектам учета, отчетным периодам они могут быть проведены сплошным способом.

При оценке правильности учетных и отчетных данных необходимо проверить реализацию требований полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности и допущений имущественной обособленности, непрерывности деятельности, последовательности применения учетной политики, временной определенности фактов хозяйственной деятельности бухгалтерского учета, предусмотренных Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденным Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н (в ред. от 18.12.2012 N 164н) [7]. Кроме того, необходимо удостовериться в выполнении правил формирования учетной политики организации, оформления первичными учетными документами фактов хозяйственной жизни, их регистрации и накоплении в регистрах бухгалтерского учета, требований к бухгалтерской (финансовой) отчетности, предусмотренных Федеральным законом "О бухгалтерском учете".

Особое внимание следует уделить соответствию данных регистров бухгалтерского учета показателям, обобщенным и представленным в бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности, а также правильности расчетов налогооблагаемой базы и сумм налогов.

В акте приема-передачи отражаются выявленные в ходе проверки нарушения, неточности расчетов, ошибочные записи, которые оформляются бухгалтерскими справками. Они подписываются прежним руководителем бухгалтерской службы и вносятся в регистры синтетического и аналитического учета.

Акт приема-передачи дел простейшей формы может включать следующие сведения:

  • фамилии, имена, отчества специалистов, сдающих и принимающих дела;
  • дату, номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого передаются и принимаются дела;
  • наименование и количество переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чеков;
  • наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
  • номер последней доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Акт, подписанный передающим и принимающим дела руководителем бухгалтерской службы, должен иметь дату, визу руководителя и печать.

Между тем наиболее рациональной формой акта, необходимой для дальнейшей работы специалиста в области бухгалтерского учета, является развернутый документ. В нем должны быть представлены сведения, которые помогут оптимизировать работу главного бухгалтера на начальном этапе. Он может содержать наиболее принципиальные сведения организационного, учетного и отчетного характера. Разделами, которые должны иметь место в данном акте, являются следующие:

1) организация бухгалтерского учета;

2) состояние учета денежных средств;

3) состояние учета расчетов:

а) с контрагентами;

б) с налоговыми органами;

в) с государственными внебюджетными фондами;

г) с работниками организации;

4) состояние учета внеоборотных активов;

5) состояние учета оборотных активов;

6) состояние учета на других участках;

7) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

8) хранение документов;

9) перечень первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, переданных по описи.

Однако руководитель бухгалтерской службы, начинающий выполнять свои служебные обязанности, принимает окончательное решение о содержании соответствующего документа с учетом особенностей деятельности организации.

В разделе "Организация бухгалтерского учета" основными сведениями, представляемыми в акте приема-передачи дел, являются укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей, наличие штатного расписания и положения о бухгалтерии, организационная структура бухгалтерской службы, квалификация учетных работников. Кроме того, отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, использование типового программного обеспечения, использование работниками отраслевых и ведомственных методических материалов по ведению бухгалтерского учета, справочно-правовых систем. Важными данными в разделе представляются наличие и анализ приказа руководителя организации "Об учетной политике", обеспеченность стандартами по бухгалтерскому учету и отчетности, разработанными в субъекте хозяйствования и др.

Состояние учета денежных средств оценивается в акте приема-передачи дел исходя из правил, содержащихся в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, утвержденном Банком России от 12.10.2011 N 373-П. В этом случае обязательна проверка наличия договора с кассиром о полной материальной ответственности, соблюдения условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов. Раздел содержит перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и выписками из расчетных и других счетов организации.

Раздел "Состояние учета расчетов" характеризует проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей, оценку качества претензионной работы, состояния расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами, которые подтверждены актами сверки расчетов. Обязательным является анализ сумм и сроков погашения долгосрочных и краткосрочных банковских кредитов.

По расчетам с работниками организации представляются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

В разделе "Состояние учета внеоборотных активов" отмечается построение системы аналитического учета внеоборотных активов по материально ответственным лицам, состояние документирования операций их постановки на учет и снятия с учета, движения внутри организации внеоборотных активов, начисления по ним амортизации, учета договоров приема-передачи исключительных прав на объекты интеллектуальной собственности и др.

Состояние учета оборотных активов обусловливается результатами проверки состояния аналитического учета материально-производственных запасов и соответствия его данных фактическому наличию ресурсов в местах хранения ценностей. Для этого следует указать дату их последней проверки, результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков), представленных в протоколах постоянно действующей инвентаризационной комиссии, возглавляемой руководителем организации. В акте приема-передачи дел главным бухгалтером отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников.

Состояние учета на других участках обусловлено спецификой деятельности организации, выражающейся в объектах бухгалтерского учета и отчетности, представляющих финансовые вложения, доходные вложения в материальные ценности, расчеты по дивидендам, резервный капитал и др. Соответствие порядка их учета нормативным правовым документам, регулирующим бухгалтерскую деятельность, также должно найти отражение в документах по приему дел новым руководителем бухгалтерской службы.

Достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности как результата деятельности бухгалтерии в отчетном периоде должна быть подтверждена выполнением требований к периодичности составления, представления в соответствующие органы, результатами проведенного аудита, принятием налоговых деклараций в соответствии с законодательством.

Хранение документов в составе акта приема-передачи дел должно быть описано в нем с позиций правильности оформления описей дел и сдачи в архив, обеспечения правил их сохранности, хранения, уничтожения.

В перечне документов по описи, наряду с номенклатурой переданных дел, обязательны отметки об отсутствии регистров и первичных документов по видам имущества, обязательств, отдельным группам хозяйственных операций. Они, наряду с указанием в акте, могут быть детализированы в приложении к нему.

4. Составление приложения к акту приема-передачи документов предусматривает оформление следующих документов:

  • акта инвентаризации финансовых обязательств (акты сверки дебиторской и кредиторской задолженностей, акты сверки расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами);
  • акта инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (если она не была проведена в срок);
  • акта инвентаризации наличных денежных средств в кассе, инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (если главный бухгалтер совмещал обязанности кассира);
  • последнего аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);
  • перечня документов, учетных регистров, которые оказались отсутствующими (утерянными) при приеме-передаче дел.

По завершении приема-передачи дел главному бухгалтеру акт подписывается обоими главными бухгалтерами, членами комиссии, руководителем организации. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается прежнему руководителю бухгалтерской службы, а второй - остается в организации.

5. При проведении организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера, оформляются банковские карточки с образцами подписей, в произвольной письменной форме извещается налоговая служба о смене главного бухгалтера. Передача дел сопровождается передачей печати организации, ключей от системы банковского обслуживания "Клиент - Банк".

О новом главном бухгалтере организации в силу специфики его работы извещаются также руководители функциональных и структурных подразделений, контрагенты, другие партнеры субъекта бизнеса.

Декабрь 2013 г.





Статьи по теме: