Сайт о бухгалтерском и налоговом учете, аудите, компаниях Москвы, предоставляющих бухгалтерские и аудиторские услуги

Практика расчетов с контрагентами

 

Каждое коммерческое предприятие взаимодействует с контрагентами. От эффективности данного взаимодействия во многом зависит финансовое состояние предприятия. Контрагенты формируют портфель заказов, поставляют материалы, оказывают услуги производственного, информационного характера и др. В российских условиях взаимоотношения предприятия с контрагентами усложняются нестабильностью экономической ситуации в стране, отсутствием этики ведения бизнеса, низкой степенью надежности поставщиков и заказчиков, нестабильностью собственного финансового состояния и многими другими внешними и внутренними факторами.
В результате взаимодействия с контрагентами у предприятия формируется дебиторская и кредиторская задолженность, которая является составным элементом оборотного капитала. Оборотный капитал, в свою очередь, выступает фактором, определяющим финансовую устойчивость и уровень конкурентоспособности хозяйствующего субъекта.
Следовательно, правильно выстроенные взаимоотношения с контрагентами могут существенно повлиять на финансовое благополучие предприятия.
В настоящее время организация расчетов с контрагентами остается проблемой российских предприятий. Покупатели и заказчики часто задерживают оплату поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг. У самого предприятия из-за неэффективной бюджетной политики также зачастую формируются обязательства перед поставщиками и подрядчиками. К сожалению, подобного рода ситуации неизбежны даже в условиях стабильной экономики и высокой культуры предпринимательской деятельности, для российских же предприятий подобные ситуации начинают носить будничный характер. В связи с этим, чтобы защитить свое предприятие от снижения деловой активности, нужно выработать политику ведения расчетов с контрагентами, составлять предварительные бюджетные планы на будущие периоды, создавать резервные фонды, предназначенные для стабилизации возникших неоплат, и, конечно же, систематически проводить ревизию дебиторской и кредиторской задолженности.
Кризисные условия российской экономики поставили субъекты предпринимательства перед необходимостью активного поиска резервов устойчивого функционирования бизнеса. Реализация системного подхода к экономическому анализу дебиторской и кредиторской задолженности поможет заинтересованному пользователю принимать более обоснованные управленческие решения. А разработка стратегии управления долгами предприятия позволит в перспективе своевременно и в полном объеме выполнять свои обязательства и, как следствие, повысить не только финансовую устойчивость предприятия, но и его имидж в деловых кругах.
Анализ расчетов с контрагентами, проведенный в ряде строительных организаций, показал, что существуют типичные недостатки в ведении бухгалтерского учета расчетов с контрагентами.
Так, одним из недостатков является несвоевременность подписания дополнительных соглашений. Этот недочет может повлечь за собой следующее:
- во время налоговой проверки отсутствие конкретного документа повлечет за собой наложение налоговых санкций;
- при возникновении разногласий между организацией и заказчиком подписанный договор (дополнительное соглашение) может послужить основой для их устранения;
- отсутствие подписанного договора (дополнительного соглашения) может повлечь за собой злоупотребление сторонами своими обязанностями;
- приступая к выполнению работ, для удобства организации бухгалтерского учета в бухгалтерии необходимо регистрировать номер заказа, на который в дальнейшем происходит списание материалов и других расходов, а также поступление денежных средств и реализация работ.
Несвоевременность заключения дополнительных соглашений вполне объяснима, так как потребность в выполнении дополнительных работ часто возникает в ходе реализации основных. В результате, например, в строительстве бригада, работающая на соответствующем объекте, зачастую просто продолжает строительство. Вся ответственность за составление и подписание дополнительного соглашения лежит на менеджере, курирующем объект, поскольку в его обязанности входит координация всех работ.
Также выявлены ошибки в оформлении первичной документации, подтверждающей покупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ), оказание услуг производственного и общехозяйственного характера сторонними организациями, оказание услуг субподряда, и первичной документации, подтверждающей выполнение строительных работ.
Наиболее часто встречаются следующие ошибки:
1) отсутствие соответствующих расчетам платежных документов;
2) ошибки в оформлении платежных документов: выделена сумма НДС отдельной строкой в платежных поручениях на оплату услуг поставщика на поставку периодических изданий и др.;
3) отсутствие реестра заключенных договоров с контрагентами;
4) некоторое расхождение при составлении актов сверки с поставщиками. Типичные причины таких несоответствий связаны с тем, что сотрудники отделов снабжения не представляют данные документы в бухгалтерию, бухгалтерия же не проводит своевременной сверки с поставщиками;
5) документы подшиваются в форме документов, переданных по факсу, не имеют печатей и подписей;
6) в учетной политике часто отсутствует указание периодичности проведения сверки с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками.
При проведении аудиторских проверок только за один месяц в 40% принятой первичной документации обнаружены погрешности в оформлении. Это говорит о том, что либо бухгалтер-материалист не обращает должного внимания на оформление документов, либо не до конца осведомлен о правилах их оформления. В связи с этим в первую очередь бухгалтер-материалист должен ознакомиться с Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". На основе изученной информации необходимо устранять ошибки в документации предыдущих периодов и внимательно отслеживать вновь поступающие документы.
Возникает просроченная задолженность и по налогам. Это приводит к выставлению инкассовых поручений на расчетные счета организации, их последующий арест и взыскание задолженности в судебном порядке.
Анализ первичных документов выявил такие наиболее распространенные ошибки:
1. В счетах-фактурах, выставляемых организацией на реализацию, не указаны:
- адрес и идентификационные номера покупателей;
- номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых платежей;
- наименование выполненных работ в выданном счете-фактуре не соответствует наименованию работ, указанному в договоре.
2. В счетах-фактурах, полученных организацией на приобретение ТМЦ, отсутствуют:
- адрес и идентификационные номера поставщика и покупателей;
- наименование и адрес грузополучателя и грузоотправителя.
При проверке формирования отчетности по НДС выявлено, что в налоговые органы не представляются уточненные декларации по налогу на добавленную стоимость (НДС). Необходимость в них возникает в связи с тем, что ряд накладных и счетов-фактур за отчетный период поступают в бухгалтерию уже после 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Данные документы приходуются по факту их поступления.
Перечисленные ошибки, выявленные при расчетах с контрагентами, систематизированы в табл. 1.

Таблица 1. Ошибки в учете и их влияние на деятельность организаций

Ошибки в учете, выявленные аудиторской проверкой	Влияние на деятельность организации
1. Несвоевременность подписания дополнительных соглашений	Наложение соответствующих санкций со стороны налоговых органов. Отсутствие договора (дополнительного соглашения) не позволяет своевременно урегулировать возникшие разногласия между организацией и ее заказчиком. Возможность злоупотребления заказчиком своими обязательствами и правами
2. Ошибки в оформлении первичной документации, подтверждающей покупку ТМЦ, оказание услуг производственного и общехозяйственного характера сторонними организациями, оказание услуг субподряда, и первичной документации, подтверждающей выполнение строительных работ	Первичные документы могут быть не приняты к учету в ходе налоговой проверки, так как согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации
3. Возникновение просроченной задолженности покупателей	Отвлечение денежных средств из оборота
4. Возникновение просроченной задолженности перед поставщиками	Возможность выставления судебного иска поставщиками
5. Возникновение просроченной задолженности по налогам и сборам и по социальным выплатам	Принудительное взимание налога, арест расчетных счетов, арест имущества, судебные иски (гл. 8 НК РФ)
6. Не сданы уточненные декларации по НДС	Пересчет налога при налоговой проверке, взимание штрафных санкций

Рекомендации по улучшению практики расчетов с контрагентами сводятся к следующему. Ответственным лицом в случае возникновения нарушения в виде несвоевременного подписания дополнительных соглашений и договоров является менеджер, курирующий объект. В связи с этим необходимо установить жесткие сроки (табл. 2), в течение которых менеджер должен организовать подписание соответствующих документов и разработать систему санкций за их нарушение.

Таблица 2. Сроки представления подписанных с заказчиками договоров (дополнительных соглашений) в бухгалтерию

Условия	Сроки представления договора
Если заказчик находится в Москве	Не более чем через одну неделю с даты заключения договора (дополнительного соглашения)
Если заказчик территориально удален от организации (находится в другом городе)	Не более чем через две недели с даты заключения договора (дополнительного соглашения)

При нарушении установленных сроков менеджер должен в письменном виде представить объяснение причин данного нарушения (табл. 3) и обозначить срок представления договора (дополнительного соглашения).

Таблица 3. Причины нарушения сроков представления подписанных заказчиком дополнительных соглашений

Заказчик	Ответственный менеджер	Причины нарушения сроков
X1	Y1	Сотрудник уволен по собственному желанию
X2	Y2	Директор организации-заказчика находится в длительной командировке
X3	Y3	Уважительные причины отсутствуют

При отсутствии заключенного дополнительного соглашения с заказчиком вина возлагается на бухгалтерию, которая подписала обходной лист, не потребовав у менеджера сдачи документов. В таком случае ответственность за подписание соглашения перекладывается на менеджера, которому этот объект был перепоручен.
Для устранения погрешностей в оформлении рекомендуется следующее:
- назначить бухгалтера-материалиста, который занимается введением в соответствующие регистры программы "1С" первичной документации, подтверждающей покупку ТМЦ, оказание услуг и т.д., ответственным за соблюдение правильности их оформления. Так, при обнаружении ошибки ответственное лицо обязано связаться с поставщиком и потребовать замены неверно оформленного документа; документ с ошибками бухгалтер-материалист должен подшить в книгу покупок, пометив его для дальнейшей замены при поступлении исправленного документа;
- обратить внимание сметчиков, которые занимаются выставлением актов, на то, что наименование работ, указанных в актах, должно строго соответствовать наименованию работ, названных в договоре;
- назначить заместителя главного бухгалтера, который занимается выставлением первичной документации заказчику, ответственным за соблюдение правильности ее оформления. Документы необходимо выписывать только на основании договора, что позволит фиксировать в первичной документации наименование работ, точно согласуя их с работами, прописанными в договоре, также позволит отследить возможность расхождения суммы реализации со стоимостью договора.
Дополнительную проверку оформления входящей и исходящей первичной документации может осуществлять главный бухгалтер при формировании книги продаж и книги покупок.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности показал, что часто имеются просрочки по этим видам задолженности. Для регулирования расчетов с покупателями и заказчиками главному инженеру и менеджерам рекомендуется ежемесячно формировать график ожидаемых оплат, на основе которого сотрудники бухгалтерии будут проводить ревизию задолженности покупателей и заказчиков. Пример данного графика по задолженности представлен в табл. 4.

Таблица 4. График расчетов покупателей и заказчиков

Заказчик	Авансовый платеж		Промежуточный платеж		Окончательный расчет
	план	факт	план	факт	план	факт
X1	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма
X2	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма
X3	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма	Дата/сумма

Если заказчик имеет задолженность, просроченную более чем на один месяц, и объем задолженности достаточно велик, то это говорит о том, что сформированная им задолженность вносит значительный вклад в общую дебиторскую задолженность организации. Следовательно, необходимо принять кардинальные меры по ее возмещению.
Если заказчики имеют задолженность, просроченную на одну-две недели, то с данными заказчиками нужно провести оперативную работу и выявить причины задержки, а также уточнить ожидаемые сроки оплаты.
Ответственность за регулирование расчетов с поставщиками и подрядчиками возлагается на бухгалтера-материалиста, который ежедневно обязан обновлять данные, представленные в оборотно-сальдовой ведомости по счету 60 "Расчеты с поставщиками и заказчиками". Также им ежемесячно должны запрашиваться акты сверок от наиболее крупных поставщиков, с более мелкими поставщиками можно проводить сверку раз в квартал.
Перечисленные рекомендации по улучшению практики расчетов с контрагентами представлены в табл. 5.

Таблица 5. Рекомендации по улучшению учета расчетов с контрагентами и влияние на финансовый результат

 

Реализация данных рекоменда

Рекомендации	Влияние на финансовый результат
1	2
1. Установление сроков подписания договоров и дополнительных соглашений. Назначение менеджера, курирующего объект, ответственным за подписание данных документов. Разработка комплекса штрафных санкций за несоблюдение менеджером сроков подписания договоров и дополнительных соглашений	1. Сокращение издержек по уплате штрафов при налоговых проверках; наличие договора позволит выстраивать с покупателями надежные отношения, своевременно решать возникшие разногласия, при необходимости отстаивать свои права в суде. Все это позволит уменьшить временные и материальные расходы на формирование отношений с покупателями
2. Назначить бухгалтера-материалиста ответственным за правильность оформления входящей первичной документации (накладных, актов, счетов-фактур). Разработать комплекс штрафных санкций за несвоевременное устранение ответственным лицом ошибок	Снижение затрат на выплату штрафных санкций при налоговой и иных сторонних проверках
3. Назначить заместителя главного бухгалтера ответственным за правильность оформления первичной исходящей документации (сметы, акты N КС-2 и N КС-3, счета- фактуры, накладные). Разработать комплекс штрафных санкций за несвоевременное устранение ответственным лицом ошибок
4. Главный инженер и менеджеры ежемесячно должны формировать график ожидаемых оплат, на основе которого сотрудники бухгалтерии будут проводить ревизию расчетов с покупателями и заказчиками	Сокращение объема просроченной дебиторской задолженности, своевременное создание соответствующего резерва. Уменьшение дебиторской задолженности приводит к увеличению объема средств в обороте, что, в свою очередь, может повлиять на своевременность закупки необходимых материалов, погашения кредиторской задолженности и т.д.
5. Ответственность за регулирование расчетов с поставщиками и подрядчиками возложить на бухгалтера-материалиста, который ежедневно должен обновлять данные, представленные в оборотно-сальдовой ведомости по счету 60	Сокращение объема просроченной кредиторской задолженности. Это позволит избежать претензий и штрафных санкций со стороны поставщиков
6. Анализ задолженности по налогам и сборам и перед внебюджетными фондами должен проводить главный бухгалтер	Возможность избежать выставления инкассовых поручений, начисления пеней и штрафов, арестов расчетных счетов и т.д.

ций позволит не только устранить выявленные недостатки, но и впредь не допускать аналогичных ошибок, что даст возможность повысить эффективность деятельности предприятий в целом.