Главная - Статьи

Подтверждение командировочных расходов

 

При налогообложении прибыли за налогоплательщиками закрепляется право учитывать затраты на командировки в составе расходов.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, - убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. То есть командировка должна быть необходима для осуществления производственно-хозяйственной деятельности организации.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, в п. 1 ст. 252 НК РФ прямо указывается, что расходы на командировку могут быть подтверждены приказом о командировке.
На основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
В силу ст. 166 Трудового кодекса РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, среди которых - форма приказа о направлении работника в командировку, форма командировочного удостоверения, а также форма служебного задания для направления работника в командировку.
Следовательно, документально подтвердить расходы на командировки в целях налогообложения прибыли можно приказом о направлении работника в командировку, командировочным удостоверением, а также служебным заданием.
Но иногда возникают ситуации, когда содержание одного из названных документов дублирует другой документ.
В связи с этим у налогоплательщика может возникнуть вопрос: надо ли тратить время на заполнение одной и той же информацией несколько их документов?
Минфин России в Письме от 19.11.2009 N 03-03-06/1/764 разъясняет, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является списание задолженности работника перед организацией на сумму выданного ему аванса.
Таким образом, первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения).
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки", в качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривает наличие следующих оправдательных документов:
- командировочного удостоверения, форма N Т-10 которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Этот документ не оформляется только при командировании за пределы РФ (кроме поездок в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы). В случаях командировок по территории РФ и в государства - участники СНГ заполнение реквизитов "прибыл - убыл" предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо;
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Такие документы должны быть надлежащим образом оформлены и приложены к авансовому отчету. Если к авансовому отчету приложены не все названные документы либо они заполнены с нарушением установленного порядка, то налогоплательщик не вправе учесть в составе расходов затраты, связанные с командировками работников.
Аналогичная позиция изложена и в Письме Минфина России от 10.11.2009 N 03-03-06/1/733, в котором финансовое ведомство указывает на то, что командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, является одним из документов, необходимых для подтверждения расходов на командировки.
Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - формы N N Т-9 и Т-9а и служебное задание - форма N Т-10а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письмо Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169).
Таким образом, командировочное удостоверение является одним из необходимых документов для подтверждения командировочных расходов организации.
При этом у налогоплательщика может возникнуть другой вопрос: следует ли оформлять командировочное удостоверение, если продолжительность командировки менее одного дня?
Согласно позиции Минфина России, изложенной в Письме от 22.07.2008 N 03-11-04/1/16, оформление командировочного удостоверения при направлении работников в командировку продолжительностью свыше одного дня на территории РФ соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения, а при командировке продолжительностью менее одного дня командировочное удостоверение может не выписываться.
Минфин основывает свой вывод на следующем.
Порядок направления в командировки изложен в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62), действующей в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.
В соответствии с п. 2 Инструкции N 62 направление работников объединений, предприятий, учреждений, организаций в командировку производится руководителями этих объединений, предприятий, учреждений, организаций и оформляется выдачей командировочного удостоверения по форме согласно Приложению 1 к данной Инструкции.
По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации направление работника в командировку наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказом.
Вместе с тем командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
С 1 января 2009 г. отменено положение о нормировании суточных работникам. Тем самым налогоплательщики получили право учитывать суточные в размере фактических затрат.
В связи с этим возникает вопрос: должен ли работник представить по возвращении из командировки квитанции, кассовые и товарные чеки для подтверждения расходов в виде суточных, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций?
Как следует из Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770, для ответа на данный вопрос надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, которым утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение).
В соответствии с п. 11 Положения дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных п. 18 Положения.
Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения.
На основании данных норм финансовое ведомство сделало вывод: суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке; срок пребывания в командировке подтверждается командировочным удостоверением; расходы в виде суточных также могут быть подтверждены командировочным удостоверением. При этом представления чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.
Обратите внимание: право на учет командировочных расходов в целях исчисления налога на прибыль не связано с результативностью командировки. На это обратил внимание ФАС Уральского округа в Постановлении от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2.
Таким образом, при направлении работника в командировку позаботьтесь о том, чтобы к авансовому отчету были приложены все необходимые документы, которые должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Этот порядок закреплен Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".





Статьи по теме: