Главная - Статьи

Расчеты с работниками по оплате отпускных

Расчеты по оплате ежегодного основного отпуска

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. Согласно ст. 122 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может быть предоставлен в любое время года в соответствии с графиком отпусков. Запрещается непредоставление отпуска работнику в течение двух лет подряд.

Продолжительность очередного ежегодного основного отпуска составляет 28 календарных дней. При этом в соответствии со ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Некоторым категориям работников предоставляют удлиненные основные отпуска. К таким категориям относят:

  • инвалидов (минимальная продолжительность отпуска - 30 календарных дней);
  • работников детских учреждений (минимальная продолжительность отпуска - 48 календарных дней);
  • работников в возрасте до 18 лет (продолжительность отпуска - 31 календарный день в удобное для них время) и т.д.

Согласно ст. 139 ТК РФ расчетным периодом являются 12 календарных месяцев с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно), которые предшествуют дате предоставления отпуска. Например, когда сотрудник уходит в отпуск с 03.09.2014, расчетный период будет определяться с мая 2013 по апрель 2014 г.

Однако в соответствии со ст. 139 ТК РФ в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положения работников.

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Пример 1. Работнику общества с ограниченной ответственностью (ООО) "Магнит" предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 28.06.2014 по 11.07.2014 включительно. Оклад работника составляет 36 000 руб., других выплат в пользу работника не производилось. Период с 01.06.2013 по 31.05.2014 отработан работником полностью, за исключением периода отпуска с 01.02.2014 по 14.02.2014.

Порядок расчета суммы отпускных:

1) расчетный период - с 01.06.2013 по 31.05.2014;

2) для расчета среднего заработка период предыдущего отпуска - с 01.02.2013 по 14.02.2013 - исключается из расчетного периода, а сумма начисленных за этот период отпускных не учитывается при расчете среднего заработка.

Количество календарных дней в феврале 2014 г., принимаемое для расчета среднего дневного заработка, составляет 14,6 дн. (29,3 : 28 x 14).

Заработная плата за февраль 2014 г. составляет 17 052,63 руб. (36 000 : 19 x 9).

Средний дневной заработок работника составляет 1227,37 руб. [(36 000 x 11 + 17 502,63) : (29,3 x 11 + 14,6) = 413 502,63 : 336,9 = 3].

Сумма отпускных, начисленная работнику в июне за 14 календарных дней отпуска, составляет 17 183,18 руб. (1227,37 x 14).

В бухгалтерском учете ООО "Магнит" оформляются следующие записи:

  • Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 17 183,18 руб. - начислена сумма отпускных (первичный документ - расчетно-платежная ведомость);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 2233,81 руб. (17 183,18 руб. x 13%) - удержан налог на доходы физических лиц (НДФЛ) (первичный документ - налоговая карточка);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 50 "Касса" - 14 949,37 руб. - выдана сумма отпускных.

Рассмотрим пример, когда расчетный период работником отработан не полностью.

Пример 2. Работнице отдела сбыта ООО "Прогресс" предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 05.07 по 01.08.2014 включительно. В расчетном периоде работнице было начислено 410 000 руб. При этом расчетный период не был отработан полностью, а именно: в октябре 2013 г. отработано 3 дня из 21, в декабре 2013 г. - 21 день из 23, а в феврале 2014 г. - 13 дней из 19.

Таким образом, из указанного расчетного периода полностью отработаны 9 мес., остальные три месяца по разным причинам отработаны не полностью.

1. Количество календарных дней в неполных месяцах составило:

  • октябрь 2013 г. - 2,8 дн. (29,3 дн. : 31 дн. x 3 дн.);
  • декабрь 2013 г. - 19,8 дн. (29,3 дн. : 31 дн. x 21 дн.);
  • февраль 2014 г. - 13,6 дн. (29,3 дн. : 28 дн. x 13 дн.).

2. Средний дневной заработок для оплаты отпуска составил 1367,12 руб. [410 000 руб. : ((29,3 дн. x 9 мес.) + 2,8 дн. + 19,8 дн. + 13,6 дн.) = 410 000 руб. : 299,9 дн.].

3. Сумма оплаты за отпуск составила 38 279,36 руб. (1367,12 руб. x 28 дн.).

В бухгалтерском учете ООО "Прогресс" оформлены следующие записи:

  • Д-т сч. 44 "Расходы на продажу" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 38 279,36 руб. - начислена сумма отпускных (первичный документ - расчетно-платежная ведомость);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 4976,31 руб. - удержан НДФЛ (первичный документ - налоговая карточка);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты по оплате труда" К-т сч. 50 "Касса" - 33 303,05 руб. - выдана сумма отпускных.

Оплата отпусков работников может осуществляться за счет создания резерва на оплату отпусков. При этом в учетной политике предприятия должны быть отражены:

  • принятый способ резервирования;
  • предельная сумма отчислений;
  • ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений в размере 1/12 суммы создаваемого резерва.

Пример 3. Предполагаемая годовая сумма расходов ООО "Звезда" на оплату отпусков составляет 2 300 000 руб. Отчисления во внебюджетные фонды - 690 000 руб. (2 300 000 руб. x 30%). Страховые взносы от несчастных случаев - 4600 руб. (2 300 000 руб. x 0,2%).

Таким образом, общая сумма резерва составляет 2 994 600 руб. (2 300 000 руб. + 690 000 руб. + 4600 руб.).

Размер ежемесячных отчислений в резерв составляет 249 550 руб. (2 994 600 руб. : 12 мес.).

Резерв на оплату отпусков распределяется следующим образом:

  • 30% от этой суммы отчисляется в резерв для оплаты отпуска управленческого персонала;
  • 15% - на оплату отпуска работников общепроизводственного назначения;
  • 55% - на оплату отпуска работников основного производства.

В бухгалтерском учете ООО "Звезда" будут отражены следующие записи:

  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" - 74 865 руб. (249 550 руб. x 30%) - отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска управленческого персонала;
  • Д-т сч. 25 "Общепроизводственные расходы" К-т сч. 96 "Резерв предстоящих расходов и платежей" - 37 432,5 руб. (249 550 руб. x 15%) - отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска работников общепроизводственного назначения;
  • Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 96 "Резерв предстоящих расходов и платежей" - 137 252,5 руб. (249 550 руб. x 55%) - отражена сумма отчислений в резерв для оплаты отпуска рабочих основного производства.

В силу производственной необходимости работники могут быть отозваны из ежегодных оплачиваемых отпусков. Однако в соответствии с ч. 3 ст. 125 ТК РФ отзыву из отпуска не подлежат:

  • сотрудники в возрасте до 18 лет;
  • сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • беременные женщины.

Работник может быть отозван из отпуска только при его согласии.

В случае отзыва из отпуска сотрудник выходит на работу, поэтому отпускные, выданные согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ не позднее чем за три дня до начала отпуска, необходимо пересчитать:

1) средний заработок, сохраняемый на период отпуска, рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (если отпуск предоставлен в календарных днях);

2) для определения реальной величины отпускных начисленную сумму необходимо разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска;

3) сумма переплаты определяется путем вычета полученной суммы из общей суммы начисленных отпускных.

Пример 4. Работнику закрытого акционерного общества (ЗАО) "Весна" был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 15.06.2014 на 28 календарных дней. В связи с аварией на электростанции работника попросили прервать отпуск с 20 июня. Работодатель получил от работника согласие выйти на работу. Фактически работник находился в отпуске только 5 дней. Оклад работника составляет 38 000 руб.

Средний дневной заработок для расчета отпускных составлял 1201,42 руб.

Отпускные были начислены в размере 33 639,76 руб. (1201,42 руб. x 28 дн.). Неиспользованную часть отпуска в количестве 23 дней работник решил использовать с 01.11.2014.

Сумма переплаты отпускных составила:

1) общая сумма отпускных равна 6007,1 руб. (1201,42 руб. x 5 дн.);

2) излишне начисленная сумма отпускных - 27 632,66 руб. (33 639,76 руб. - 6007,1 руб.);

3) сумма удержанного НДФЛ - 4373,16 руб. (33 639,76 руб. x 13%);

4) сумма НДФЛ, которая должна быть удержана с работника в связи с вызовом его из отпуска, - 780,92 руб. (6007,1 x 13%);

5) сумма НДФЛ с переплаты отпускных составила 3592,24 руб. (4373,16 руб. - 780,92 руб.).

В бухгалтерском учете ООО "Весна" отражаются следующие записи:

  • Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 27 632,66 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 4373,16 руб. - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 20 "Основное производство" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 8289,79 руб. (27 632,66 руб. x 30%) - сторнированы излишне начисленные страховые взносы с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет).

Расчеты по оплате дополнительного отпуска

Кроме ежегодного оплачиваемого отпуска трудовым законодательством предусмотрены и дополнительные отпуска.

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются следующим категориям (ст. 116 ТК РФ):

  • работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • работникам, имеющим особый характер работы;
  • работникам с ненормированным рабочим днем;
  • работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (например, отдельным категориям медицинских работников, работающим в представительствах РФ за границей в странах с особыми (в том числе климатическими) условиями, спортсменам и тренерам).

Работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать для работников дополнительные отпуска, порядок и условия предоставления которых определяются коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Кроме того, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, в соответствии со ст. 118 ТК РФ, предоставляется отдельным категориям работников, труд которых связан с особенностями выполнения работы.

Перечень работников, которым полагается такой отпуск, а также его минимальная продолжительность вместе с условиями его предоставления определяются Правительством РФ. Например, Постановлением Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588 "Об установлении врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей общей практики (семейных врачей) ежегодного дополнительного оплачиваемого 3-дневного отпуска за непрерывную работу в этих должностях" такой отпуск предусмотрен для врачей общей практики (семейных врачей) и медицинских сестер врачей общей практики (семейных врачей) за непрерывную работу в этих должностях свыше трех лет (его продолжительность составляет три дня).

Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и не ограничивается максимальным пределом. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

Поскольку дополнительный отпуск является частью ежегодного оплачиваемого отпуска, на него распространяются положения ст. ст. 124 и 125 ТК РФ, в соответствии с которыми отпуск может быть разделен на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней, и перенесен (продлен) в случае временной нетрудоспособности работника или исполнения им во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей.

Порядок оплаты ежегодного дополнительного отпуска работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам, занятым на следующих видах работ с вредными и (или) опасными условиями труда:

  • на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;
  • в зонах радиоактивного заражения;
  • на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.

Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска и условия его предоставления регламентируются Постановлением Правительства РФ от 20.11.2008 N 870 "Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, повышенной оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда" (далее - Постановление N 870).

Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу во вредных или опасных условиях труда, согласно Постановлению N 870, не может быть меньше 7 календарных дней.

Продолжительность ежегодного дополнительного отпуска может быть больше 7 дней, если профессия или должность работника указана в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденном Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22 (далее - Список). Продолжительность отпуска в соответствии с данным документом составляет от 6 до 36 рабочих дней. Порядок применения Списка разъяснен в Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20 (далее - Инструкция N 273/П-20).

Из п. 8 Инструкции N 273/П-20 следует, что полный дополнительный отпуск, согласно Списку, предоставляется работникам, если они в рабочем году проработали на производствах, в цехах, по профессиям и должностям с вредными условиями труда не менее 11 мес. В ином случае отпуск предоставляется пропорционально отработанному работником времени.

При исчислении стажа работы, который дает право на дополнительный отпуск пропорционально отработанному времени, количество полных месяцев работы во вредных или опасных условиях труда определяется следующим образом: суммарное количество дней работы в течение года : среднемесячное количество рабочих дней.

При этом в соответствии с п. 10 Инструкции N 273/П-20:

  • остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, исключается из подсчета;
  • остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.

Пример 5. Работник ООО "Весна" за период с 02.02.2014 по 02.12.2014 проработал во вредных условиях труда 152 дня. По профессии работника Списком предусмотрено предоставление 24 рабочих дней дополнительного отпуска. Количество рабочих дней по графику составило 208 рабочих дней:

1) среднемесячное количество рабочих дней составляет: количество рабочих дней по графику работника : число месяцев = 208 раб. дн. : 10 мес. = 20,8 раб. дн.;

2) количество месяцев работы равняется 7,3 мес. (фактическое количество рабочих дней : среднемесячное количество рабочих дней = 152 раб. дн. : 20,8 раб. дн.). При этом количество месяцев работы округляем до целого числа. Таким образом, количество месяцев работы составляет 7 мес.;

3) дополнительный отпуск за 7 мес. работы из расчета, что работнику положено 24 рабочих дня дополнительного отпуска в год, составит 14 раб. дн. (24 раб. дн. : 12 мес. x 7 мес.).

Порядок оплаты дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в районах Крайнего Севера. В соответствии со ст. 321 ТК РФ, кроме установленных законодательством ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков, предоставляемых на общих основаниях:

  • лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня;
  • лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, - 16 календарных дней.

Согласно ст. 302 ТК РФ дополнительный отпуск предусмотрен и для работников, выезжающих для выполнения работы вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других районов. В стаж работы, который дает право на дополнительный отпуск, включаются не только календарные дни вахты в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, но и фактические дни нахождения в пути, предусмотренные графиком работы на вахте.

Полное или частичное соединение ежегодных оплачиваемых отпусков лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается не более чем за два года. При этом общая продолжительность предоставляемого отпуска не должна превышать 6 мес., включая время отпуска без сохранения заработной платы, необходимое для проезда к месту использования отпуска и обратно.

Неиспользованная часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает шесть месяцев, присоединяется к очередному ежегодному оплачиваемому отпуску, предусмотренному на следующий год.

В соответствии со ст. 14 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" право на дополнительный отпуск в размере 8 календарных дней имеют и работники, которые выполняют работы в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате.

Порядок оплаты ежегодного дополнительного отпуска работникам с ненормированным рабочим днем. В соответствии со ст. 119 ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее трех календарных дней.

Основаниями для предоставления данного дополнительного отпуска в соответствии с Письмом Роструда от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1 являются:

  • работа в режиме ненормированного рабочего дня;
  • наличие должности работника в перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, который установлен коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Работодатель обязан предоставить такой отпуск, даже если ни разу не привлекал сотрудника к работе сверх нормальной продолжительности рабочего времени, поскольку законодательством не предусмотрено предоставление отпуска за ненормированный рабочий день пропорционально отработанному в рабочем году времени.

Отпуск за ненормированный рабочий день может быть предоставлен и авансом в соответствии с указанными основаниями.

Пример 6. В апреле 2014 г. работнику ЗАО "Вега" предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 4 календарных дня в период с 08.04 по 11.04.2014.

Расчетный период (с 01.04.2013 по 31.03.2014) отработан полностью. Работнику за этот период начислена заработная плата в сумме 360 000 руб.

Средний дневной заработок составил 1023,89 руб/дн. (360 000 руб. : 12 мес. : 29,3).

Начислена оплата дополнительного отпуска в сумме 4095,56 руб. (1023,89 руб/дн. x 4 дн.).

В бухгалтерском учете ООО "Факел" отражаются следующие записи:

  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 4095,56 руб. - начислены работнику отпускные (первичный документ - расчетно-платежная ведомость);
  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 8,19 руб. (4095,56 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 1228,66 руб. (4095,56 руб. x 30%) - отражены отчисления во внебюджетные фонды с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 532,42 руб. (4095,56 руб. x 13%) - удержан НДФЛ (первичный документ - налоговая карточка);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 50 "Касса" - 3563,14 руб. (4095,56 руб. - 532,42 руб.) - выплачены из кассы отпускные (первичные документы: расчетно-платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Расчеты по оплате учебного отпуска

В соответствии со ст. 173 ТК РФ работник имеет право на дополнительный оплачиваемый учебный отпуск в связи с обучением в аккредитованном высшем учебном заведении в первый раз. Учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова по форме, утвержденной Приказом Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368.

Дополнительные ежегодные отпуска предоставляются работникам, обучающимся по заочной и очно-заочной форме обучения:

  • для сдачи зачетов и экзаменов на первом и втором курсах соответственно - по сорок календарных дней, на последующих курсах соответственно - по пятьдесят календарных дней;
  • для подготовки к государственной итоговой аттестации - до четырех месяцев.

Во время дополнительных отпусков сохраняется средняя заработная плата, начисляемая в порядке, установленном для ежегодных отпусков. Кроме того, возможно присоединение дополнительных учебных отпусков к ежегодным отпускам.

Учебный отпуск имеет целевое назначение и рассчитывается исходя из сроков, указанных в справке-вызове.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставленного сотруднику, включаются в данный отпуск и не продлевают его.

Пример 7. Менеджер ООО "Вега" совмещает работу с обучением на первом курсе университета. Вуз имеет государственную аккредитацию. Высшее образование сотрудник получает впервые.

В феврале 2014 г. сотруднику был предоставлен оплачиваемый учебный отпуск для сдачи экзаменационной сессии. Продолжительность отпуска, согласно справке-вызову, составляет 24 календарных дня (с 02.02 по 26.02.2014).

В расчетный период войдет период с февраля 2013 г. по январь 2014 г. Расчетный период отработан полностью. Заработная плата за расчетный период начислена в сумме 420 000 руб.

Средний дневной заработок работника равен 1194,53 руб. (420 000 руб. : 12 мес. : 29,3).

Сотруднику начислены отпускные в размере 28 668,72 руб. (194,53 руб. x 24 дн.).

В бухгалтерском учете ООО "Вега" отражены следующие записи:

  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 28 668,72 руб. - начислены отпускные менеджеру (первичные документы: справка-вызов, расчетно-платежная ведомость);
  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 57,33 руб. (28 668,72 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 8600,61 руб. (28 668,72 руб. x 30%) - начислены страховые взносы с отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 3726,93 руб. (28 668,72 руб. x 13%) - удержан НДФЛ (первичный документ - налоговая карточка);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 50 "Касса" - 24 941,79 руб. (28 668,72 руб. - 3726,93 руб.) - выплачены из кассы отпускные (первичные документы: расчетно-платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Из ст. 126 ТК РФ следует, что часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.

В соответствии с ч. 3 ст. 126 ТК РФ не допускается замена денежной компенсацией:

  • ежегодного основного оплачиваемого отпуска;
  • ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет;
  • ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).

В соответствии с ч. 4 ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Пример 8. Некоммерческая образовательная организация "Свет" предоставляет работникам, занятым оказанием платных дополнительных образовательных услуг для детей, ежегодные основные оплачиваемые отпуска продолжительностью 42 календарных дня. Работник в марте 2014 г. использовал 30 календарных дней отпуска. В декабре 2014 г. работник представил заявление о выплате денежной компенсации за неиспользованную часть основного ежегодного отпуска.

Общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, составила 480 000 руб. (без учета отпускных).

Расчетный период - с 01.12.2013 по 30.11.2014. В расчетном периоде в апреле работник находился в отпуске в течение 30 календарных дней. Средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, т.е. 11 мес.: 1489,29 руб. (480 000 руб. : 11 мес. / 29,3 дн.). Сумма компенсации за неиспользованный отпуск определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней, подлежащих оплате, и составляет 17 871,48 руб. (1489,29 руб. x 12 дн.).

Реализация права на отпуск при увольнении работника

Право работника на использование отпуска с последующим увольнением. В соответствии со ст. 127 ТК РФ по письменному заявлению работника заработанные, но не использованные на последний день работы дни отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска (не имеет значения, каким является этот день - рабочим или выходным).

При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться даже тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В данном случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

Пример 9. Работник ООО "Вега" подал заявление о предоставлении ему с 01.06.2014 отпуска с последующим увольнением по собственному желанию.

Если работодатель примет решение удовлетворить просьбу работника, то в последний день работы (31.05.2014) стаж работника, дающий ему право на ежегодный оплачиваемый отпуск, составит 8 мес. и работнику полагается отпуск продолжительностью 18,64 календарного дня (2,33 дн. x 8 мес.).

Таким образом, работнику предоставляется отпуск с последующим увольнением на 19 календарных дней с 01.06 по 19.06.2014, при этом оплачиваются только 18,64 дня отпуска.

Если работодатель не удовлетворяет просьбу работника, то он увольняется 31.09.2014. В указанный день работнику выплачивается компенсация за неиспользованные 18,64 дня отпуска.

При расторжении трудового договора в связи с сокращением численности или штата работников компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в полном размере, т.е. за 28 календарных дней отпуска, если стаж, который дает право на ежегодный оплачиваемый отпуск, составляет от 5,5 (округляются до 6 мес.) до 11 мес. (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее - Правила N 169)).

Пример 10. Работник ООО "Вега", трудовой договор с которым в связи с сокращением штата должен быть расторгнут 31.05.2014, написал заявление о предоставлении ему отпуска с последующим увольнением. По состоянию на последний день работы стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, составил 8 мес.

В соответствии со ст. 127 ТК РФ и п. 28 Правил N 169:

а) отпуск с последующим увольнением предоставляется работнику полной продолжительности, т.е. с 01.06 по 29.06.2014 (в число дней отпуска не входит нерабочий праздничный день 12 июня). Оплачиваются все дни отпуска;

б) дата увольнения - 29 июня.

Период, за который выплачивается выходное пособие (сохраняется средний заработок), отсчитывается в этом случае от даты увольнения - последнего дня отпуска.

Если к моменту увольнения у работника есть неиспользованные отпуска за несколько лет, то возможны два варианта.

В первом случае по заявлению работника предоставляются все неиспользованные отпуска с последующим увольнением.

Во втором случае работнику может быть предоставлено какое-то количество дней отпуска, а остальные дни неиспользованного отпуска заменяются денежной компенсацией.

При этом решение принимается по соглашению сторон трудового договора.

Пример 11. Работник принят в ООО "Звезда" 18.10.2013, а 13.03.2014 трудовой договор расторгнут по соглашению сторон.

В ООО "Звезда" для расчета средней заработной платы используется период в 12 мес.

На один отработанный день приходится 2,33 дня (28 дн. : 12 мес.).

Работник отработал 4 полных месяца и 18 дней. Значит, работнику положена компенсация за 5 мес.

Сумма начисленной заработной платы за отработанный период составляет 170 000 руб.

Таким образом, среднедневной заработок работника составит 1752,57 руб. (170 000 руб. : 97 дн.).

Работнику выплачивается компенсация за 5 мес. - 11,65 дн. (2,33 дн. x 5 мес.).

Сумма компенсации составит 20 417,44 руб. (1752,57 руб. x 11,65 дн.).

Компенсация за неиспользованный отпуск

При увольнении работника в соответствии со ст. 127 ТК РФ ему выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

Компенсация выплачивается:

  • за все предусмотренные трудовым договором, действующими в организации коллективным договором, соглашением, а также законодательством РФ основные (в том числе удлиненные) и дополнительные отпуска;
  • за все годы, за которые работник не использовал отпуск.

Поскольку выплата компенсации за неиспользованный отпуск является обязанностью работодателя, то работник не должен подавать заявления на выплату ему данной компенсации.

В соответствии с п. 28 Правил N 169 основаниями для выплаты полной компенсации (в размере, соответствующем размеру оплаты ежегодного отпуска, предоставляемого за полный рабочий год) являются:

  • наличие 11 или 12 мес. (с учетом округления) стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисленного в соответствии со ст. 121 ТК РФ, - при увольнении работника;
  • наличие от 6 до 11 мес. (с учетом округления) стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисленного в соответствии со ст. 121 ТК РФ, - при увольнении в связи:

а) с ликвидацией организации;

б) с сокращением численности или штата работников организации;

в) с призывом работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;

г) с несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

д) признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В остальных случаях работнику выплачивают "пропорциональную" компенсацию, размер которой эквивалентен размеру оплаты отпуска, количество дней которого определяется следующим образом: количество дней отпуска = количество календарных (рабочих) дней отпуска, приходящихся на один месяц работы x количество месяцев, включенных в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

При этом количество календарных дней отпуска, приходящихся на один отработанный месяц, равно количеству календарных дней отпуска, полагающегося работнику за рабочий год (12 мес.).

Пример 12. Если работнику положен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, то на один отработанный месяц приходится 2,33 дн. (28 дн. : 12 мес.).

Если работнику положен удлиненный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней, то на один отработанный месяц приходится 2,5 дн. (30 дн. : 12 мес.).

Если работнику положен основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск (например, за ненормированный рабочий день в соответствии со ст. 119 ТК РФ) продолжительностью 7 календарных дней, то на один отработанный месяц приходится 2,92 дн. ((28 дн. + 7 дн.) : 12 мес.).

Продолжительность основного оплачиваемого отпуска определяется из расчета два рабочих дня за месяц работы:

  • работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев;
  • работникам, занятым на сезонных работах.

В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, который дает право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в предусмотренных ст. 76 ТК РФ случаях;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

При определении количества месяцев, за которые работнику полагается компенсация, все рабочие годы, за которые работник полностью использовал отпуска, не учитываются.

Если отпуска не предоставлялись ежегодно, то считается, что:

  • за каждые 12 мес. (рабочий год) работнику полагается 28 календарных дней отпуска;
  • за каждый месяц, не вошедший в полный рабочий год, полагается компенсация из расчета 2,33 календарного дня отпуска за полный месяц. При этом согласно п. 35 Правил N 169 месяц считается полным, если на отработанный период приходится не менее 15 календарных дней.

Пример 13. Работник вспомогательного производства ООО "Звезда" написал заявление на увольнение по собственному желанию с 05.08.2014. При увольнении работника ему должна быть выплачена компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. За расчетный период ему было начислено 350 000 руб.

Средний дневной заработок работника составил 995,44 руб. (350 000 руб. : 12 мес. : 29,3 дн.). Размер компенсации за неиспользованный отпуск равен 13 936,16 руб. (995,44 руб. x 14 дн.).

В бухгалтерском учете будут оформлены следующие записи:

  • Д-т сч. 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - 13 936,16 руб. - начислена сумма отпускных работнику вспомогательного производства (первичный документ - записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником);
  • Д-т сч. 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 27,87 руб. (13 936,16 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний с суммы отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" К-т сч. 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - 4180,84 руб. (13 936,16 руб. x 30%) - начислены страховые взносы с отпускных (первичный документ - бухгалтерская справка-расчет);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам" - 1811,7 руб. (13 936,16 руб. x 13%) - удержан НДФЛ (первичный документ - налоговая карточка);
  • Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" К-т сч. 51 "Расчетные счета" - 12 124,46 руб. (13 936,16 руб. - 1811,7 руб.) - выплачены из кассы отпускные (первичный документ - выписка банка по расчетному счету).

Работникам-совместителям при расторжении трудового договора компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается в общеустановленном порядке.

Удержание сумм оплаты использованных, но не отработанных ко дню увольнения дней отпуска

В соответствии со ст. 137 ТК РФ в случае, когда работник увольняется до конца рабочего года, в счет которого он уже использовал отпуск, работодатель может удержать из заработной платы, начисленной работнику в окончательный расчет, суммы оплаты использованных, но не отработанных дней.

Удержание не производится в случае расторжения трудового договора по следующим причинам:

  • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы;
  • ликвидация организации;
  • сокращение численности или штата работников организации;
  • смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);
  • призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу;
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда;
  • признание работника полностью не способным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим;
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийное бедствие, крупная авария, эпидемия и др.), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта Российской Федерации.

Удержания производятся на основании приказа руководителя организации или иного уполномоченного лица. Приказ издается без учета согласия работника.

Общая сумма удержания определяется по следующей формуле:

Общая сумма удержания = Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены дни использованного авансом отпуска x Число дней отпуска, приходящихся на не отработанный ко дню увольнения период.

Пример 14. Работнику ООО "Вера" оплачиваемый отпуск за рабочий год с 25.04.2013 по 24.04.2014 был предоставлен авансом с 17.06 по 14.07.2013. Отпускные были выплачены исходя из среднего дневного заработка в сумме 850 руб.

30.08.2013 работник увольняется по собственному желанию. При окончательном расчете с работником сумма выплаченных ему отпускных в части, приходящейся на неотработанный период (с 31.08.2013 по 24.04.2014), подлежит удержанию.

До конца рабочего года, в счет которого работник использовал отпуск авансом, остается 7 мес. и 25 дней, которые округляются до восьми месяцев.

Количество дней использованного отпуска, приходящееся на фактически не отработанный период, определяется исходя из того, что продолжительность ежегодного отпуска, установленная в ООО "Вера", составляет 28 календарных дней, т.е. 2,33 (28 дн. : 12 мес.) дня за каждый месяц работы.

Таким образом, на неотработанный период приходится 18,64 календарного дня отпуска (2,33 дн. x 8 мес.).

Следовательно, удержанию подлежит сумма, равная 15 844 руб. (850 руб. x 18,64 дн.).

Согласно ст. 138 ТК РФ фактический размер удерживаемой из заработной платы работника суммы не может превышать 20% от суммы, подлежащей выплате.

Пример 15. Сумма отпускных, приходящаяся на использованные, но не отработанные ко дню увольнения дни отпуска, составила 27 500 руб.

Работнику в окончательный расчет начислены:

  • заработная плата за фактически отработанное время в сумме 27 000 руб.;
  • премия по итогам работы за месяц в сумме 13 000 руб.

Размер сумм, которые могут быть удержаны без согласия работника, определяются следующим образом:

1) 5200 руб. [(27 000 руб. + 13 000 руб.) x 13%] - НДФЛ, подлежащий удержанию из выплат, начисленных в окончательный расчет;

2) 6960 руб. [(27 000 руб. + 13 000 руб. - 5200 руб.) x 20%] - сумма удержания за неотработанные дни отпуска.

Превышающие установленный предел суммы могут быть:

  • либо удержаны из заработной платы, начисленной в окончательный расчет, по поданному в письменной форме заявлению работника;
  • либо добровольно внесены работником в кассу или перечислены на банковский счет работодателя;
  • либо взысканы в судебном порядке на основании иска работодателя, поданного в соответствии со ст. 391 ТК РФ.

В случаях, когда работодатель имеет право и возможность удержать суммы отпускных, приходящиеся на использованные, но не отработанные дни отпуска, из заработной платы, начисленной работнику в окончательный расчет, в полном размере, в бухгалтерском учете это оформляется следующей записью: Д-т сч. 96 "Резервы предстоящих расходов и платежей" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - сторно - отражен возврат излишне начисленных работнику сумм отпускных.

Исчисленный и удержанный из доходов работника НДФЛ, который приходится на сумму отпускных, удерживаемых из заработной платы работника при увольнении, является излишне удержанным налогом.

Соответствующая сумма НДФЛ:

1) уменьшает сумму исчисленного в месяце увольнения налога в порядке, установленном п. 3 ст. 226 НК РФ для исчисления НДФЛ налоговыми агентами;

2) подлежит возврату работнику в порядке, установленном п. 1 ст. 231 НК РФ, - на основании письменного заявления работника путем перечисления в безналичной форме на счет работника, открытый в банке и указанный в его заявлении, в течение трех месяцев со дня получения заявления.

Страховые взносы начисляются на суммы выплат, произведенных в пользу работника за месяц увольнения, уменьшенные на сумму удержания.

Если работодатель имеет право удержать только часть (не превышающую 20% суммы выплачиваемой заработной платы) долга работника, то оставшаяся часть долга может быть внесена работником в добровольном порядке в кассу (или перечисляется на расчетный счет) организации.

При этом в бухгалтерском учете отражается следующая запись: Д-т сч. 50 "Касса", 51 "Расчетные счета" К-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, работодатель не имеет права удерживать суммы отпускных, приходящиеся на использованные, но не отработанные дни отпуска, при увольнении работника.

Октябрь 2014 г.





Статьи по теме: