Главная - Консультации

Основные положения учетной политики автономного учреждения

 

Учетной политикой регулируются специфические процедуры бухгалтерского учета, кроме того, она является хорошим инструментом для организации хозяйственных процессов в учреждении. Какие положения целесообразно прописать в данном документе?

 

За что несем ответственность?

 

Напомним, что учетная политика учреждения разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ), законодательством субъекта РФ, рекомендациями органа исполнительной власти, выполняющего полномочия учредителя, инструкцией по бухгалтерскому учету и другими нормативными правовыми актами, регулирующими вопросы учета и отчетности.
Руководитель учреждения должен знать, что согласно ст. 6 Закона N 129-ФЗ именно он несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В чем же заключается, в частности, организация бухучета? Ответ можно найти в вышеуказанной статье.
Во-первых, именно руководитель выбирает, кто будет осуществлять ведение бухгалтерского учета в учреждении. Такой выбор зависит прежде всего от объема учетной работы. Закон N 129-ФЗ предоставляет руководителю один из возможных вариантов:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
б) ввести в штат должность бухгалтера;
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
Последний вариант используется единицами, поскольку всем известно, что бухучет - дело хлопотное и занимает немало времени. Как правило, руководитель доверяет ведение бухгалтерского учета уполномоченному лицу - бухгалтеру.
Однако, если руководитель несет ответственность за организацию и состояние бухучета, в целях обеспечения учетных процессов ему необходимо продумать и утвердить своим приказом или распоряжением учетную политику. Нормы и положения именно этого локального акта закладывают фундамент четкой и слаженной работы бухгалтера или структурного подразделения, управляемого главбухом. И от того, насколько грамотно сформулированы основные положения учетной политики, во многом зависит не только благосостояние учреждения, но и материальное благополучие и душевное спокойствие его руководителя.

 

Общие требования к учетной политике

 

В соответствии с п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ вместе с учетной политикой утверждаются:
- рабочий план счетов бухгалтерского учета;
- формы   первичных  учетных  документов,  применяемых  для  оформления хозяйственных  операций,  по  которым  не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- порядок  проведения  инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации;
- порядок   контроля  за  хозяйственными  операциями,  а  также  другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Обратите внимание, что принятая учреждением учетная политика применяется последовательно из года в год. Она может меняться при обновлении законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработке организацией новых способов ведения бухучета или существенном изменении условий ее деятельности. Чтобы обеспечить сопоставимость данных бухучета, изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года. Таким образом, недопустимо ее изменение в середине года или по чьей-то прихоти.
Требования учетной политики учреждения обязательны для всех его сотрудников. Существуют два основных подхода к составлению учетной политики.

Вариант 1: единый документ

Согласно первому подходу учетная политика готовится как единый документ. Он включает несколько разделов (организационный, методический) и утверждается письменным приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Каждый раздел локального акта состоит из отдельных параграфов: общие положения, организация учетной работы, технология обработки учетной информации и т.д. Ниже приведен образец документа.

 

Федеральное государственное
автономное образовательное учреждение

г. Москва                                          от 25 января 2010 г.

Приказ N 17
об учетной политике
в части организации бухгалтерского учета

Руководствуясь положениями следующих нормативных документов:
- Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании";
- методических рекомендаций Министерства образования и науки по организации и ведению учета;
- иных нормативно-правовых актов РФ,

Приказываю:

утвердить учетную политику учреждения и применять ее с 1 января 2010 г. и во все последующие отчетные периоды с учетом внесения в установленном порядке изменений и дополнений.

 

Вариант 2: пакет локальных актов

Второй подход предполагает, что учетная политика составляется как комплект организационно-распорядительных документов в виде отдельных приложений к письменному приказу (распоряжению) руководителя учреждения: должностные инструкции работников бухгалтерской службы; перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов; график и правила документооборота; состав и обязанности постоянно действующей комиссии по инвентаризации; и др.

 

Федеральное государственное
автономное образовательное учреждение

г. Москва                                          от 25 января 2010 г.

Приказ N 17
об учетной политике
в части организации бухгалтерского учета

Руководствуясь положениями следующих нормативных документов:
- Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете";
- Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании";
- методических рекомендаций Министерства образования и науки по организации и ведению учета;
- иных нормативно-правовых актов РФ,

Приказываю:

1. Утвердить учетную политику учреждения в составе следующих документов:
1.1. Должностные инструкции работников бухгалтерии учреждения.
1.2. Положение о бухгалтерии учреждения.
1.3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
1.4. График и правила документооборота.
1.5. Состав и обязанности постоянно действующей комиссии по инвентаризации.
1.6. Рабочий план счетов бухгалтерского учета.
И т.д.
2. Применять учетную политику с 1 января 2010 г. и во все последующие отчетные периоды с учетом внесения в установленном порядке изменений и дополнений.

 

Структура и содержание учетной политики

 

Для создания нормальных условий финансово-хозяйственной деятельности любого учреждения в учетной политике должны быть раскрыты организационные вопросы, а также особенности работы бухгалтерской службы и ведения учета. Если в учреждении осуществляются реорганизационные мероприятия, в отдельной части документа целесообразно рассмотреть порядок внесения изменений в учетную политику и другие организационные вопросы. Кроме того, неотъемлемой частью любой учетной политики являются различные приложения к ней.
В организационной части учетной политики дается описание прав и обязанностей руководителей и специалистов учреждения в целях организации и учета финансово-хозяйственных операций. Такое описание характеризует индивидуальные особенности организации финансово-хозяйственной деятельности учреждения, распределения ответственности за принятые решения между руководителем и иными должностными лицами. Например, многие руководители делегируют отдельные полномочия своим заместителям и руководителям структурных подразделений по конкретным направлениям деятельности учреждения. Это соответствует норме п. 1 ст. 6 Закона N 129-ФЗ, устанавливающей ответственность руководителей учреждений за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
В учетной политике могут быть указаны полномочия руководителя, его заместителей и иных специалистов, касающиеся подписания финансовых документов учреждения. Например, это может выглядеть так:

1.1. Право первой подписи плана по приносящей доход деятельности учреждения и его структурных подразделений (филиалов) по всем направлениям деятельности учреждения имеют:
- ректор Семенов А.Б.;
- проректор по экономике Виноградов П.П.;
а в случае их отсутствия:
- первый проректор по учебной работе Зайцев А.Е.;
- первый проректор по научной работе Волков В.В.
1.2. Право второй подписи плана по приносящей доход деятельности учреждения и его структурных подразделений (филиалов) по всем направлениям деятельности учреждения имеют:
- начальник отдела планирования Гусева Н.Н.;
- заместитель начальника отдела планирования Лапина Н.Н.

Если в учреждении принято, что наличные денежные средства для выплаты заработной платы выдаются из кассы раздатчикам, руководитель учреждения утверждает список этих лиц своим приказом. Копия данного документа должна находиться в кассе учреждения, а с раздатчиками обязательно заключается договор о полной материальной ответственности. В учетной политике это может быть отражено следующим образом:

1.3. Выдача наличных денежных средств для выплаты заработной платы в структурных подразделениях осуществляется раздатчиками согласно приложению 1.
1.4. Главному бухгалтеру обеспечить заключение договоров о полной материальной ответственности с раздатчиками заработной платы в структурных подразделениях учреждения.

В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов и регистров бухгалтерского учета руководителю учреждения следует своевременно назначить приказом комиссию по расследованию причин происшествия. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель учреждения. В учетной политике это может быть отражено следующим образом:

1.5. В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов в бухгалтерии или структурном подразделении учреждения сотрудникам учреждения следует незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и главному бухгалтеру.
1.6. Руководитель подразделения, главный бухгалтер не позднее одного часа с момента обнаружения пропажи или уничтожения документов сообщают об этом руководителю учреждения. Сообщение о происшествии с кратким изложением обстоятельств подтверждается в письменном виде в докладной записке в течение одного рабочего дня.
1.7 Расследование причин такого происшествия осуществляется комиссией и в сроки, утвержденные приказом руководителя учреждения.

Чтобы каждое подразделение учреждения знало распределение полномочий руководителей структурных подразделений, рекомендуется кратко изложить их в учетной политике. Положения п. 2 ст. 6 Закона N 129-ФЗ могут быть отражены в документе следующим образом:

1.8. Бухгалтерский учет в муниципальном автономном учреждении "Музыкальная школа" осуществляется бухгалтерией. Бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением, которым руководит главный бухгалтер.
1.9. Бухгалтерия обеспечивает контроль за правильным и целевым использованием бюджетных и внебюджетных средств, своевременность и полноту расчетов по налогам и взносам во внебюджетные фонды, а также расчеты с различными предприятиями и организациями.
1.10 Функции бухгалтерии МАУ "Музыкальная школа" определяются положением о бухгалтерии.

При наличии в учреждении филиалов, структурных подразделений, осуществляющих самостоятельный учет хозяйственной деятельности, в учетной политике отражаются особенности ведения ими бухгалтерского учета. Например:

1.11. Обособленные структурные подразделения МАУ "Музыкальная школа", осуществляющие деятельность по доверенности руководителя учреждения, ведут бухгалтерский учет самостоятельно. По окончании каждого отчетного периода бухгалтерская и налоговая отчетность представляется в бухгалтерию МАУ "Музыкальная школа" для формирования сводной отчетности. Сроки и порядок сдачи отчетности утверждаются отдельным распоряжением руководителя МАУ "Музыкальная школа".

Существенным положением учетной политики учреждения является описание прав и обязанностей главного бухгалтера, который согласно п. 2 ст. 7 Закона N 129-ФЗ несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

1.12. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю МАУ "Музыкальная школа" и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное и достоверное представление бухгалтерской отчетности.
1.13. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех сотрудников МАУ "Музыкальная школа".
1.14. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считать недействительными и не принимать к исполнению.

Как показывает практика, отдельные хозяйственные операции требуют более подробного регламента.

 

Политика учета материальных запасов

 

В учетной политике учреждения необходимо четко изложить процедуру оприходования материальных ценностей на склад и в подразделения учреждения.
Получение материальных ценностей, приобретенных по безналичному расчету, у поставщиков собственными силами учреждения (на складе поставщика и т.п.) осуществляется на основании выданных бухгалтерией учреждения доверенностей. Получатель имущества в установленный срок должен отчитаться о его получении (сдать на склад материальные ценности и сопроводительные документы на них) или сдать неисполненный экземпляр доверенности.
При приобретении материальных запасов через подотчетных лиц учреждения оприходование осуществляется на основании товарного чека (накладной) продавца и документов, подтверждающих внесение подотчетным лицом наличных денежных средств в оплату приобретенных материальных ценностей (чек контрольно-кассовой техники, в исключительных случаях - квитанция к приходному кассовому ордеру). В учетной политике это может быть изложено так:

2.1. Выдача наличных денежных средств для приобретения материальных запасов для нужд учреждения производится исключительно на основании письменного разрешения руководителя учреждения.
2.2. Приобретение материальных ценностей от имени учреждения осуществляется только на основании доверенности, выданной работникам учреждения.
2.3. Сотрудники учреждения обязаны не позднее 10 рабочих дней после получения наличных денежных средств сдать на склад все приобретенные материальные ценности и представить в бухгалтерию отчет о произведенных расходах.
2.4. Бухгалтерии принимать в качестве оправдательных документов о произведенных расходах только документы с отметкой склада об оприходовании материальных ценностей.

При покупке материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, для оприходования может оформляться торгово-закупочный акт, который в данном случае является первичным документом. Этот документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а также подробные сведения о месте жительства физического лица - продавца и реквизиты документа, удостоверяющего его личность. Акт может оформляться по типовой форме "Закупочный акт" (форма N ОП-5 по ОКУД 0330505), утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Получение материальных запасов со склада оформляется распиской материально ответственного лица в сопроводительных документах поставщика. Выдачу материальных запасов со складов учреждения производит только материально ответственное лицо учреждения, объявленное соответствующим приказом по учреждению.
Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера учреждения и руководителей соответствующих подразделений.
Не допускается списание стоимости приобретенных (полученных) материальных ценностей без их оприходования в установленном порядке (то есть на основании документов поставщиков).

 

Политика учета наличных денежных средств

 

При организации работы с наличными денежными средствами следует учитывать положения следующих документов:
- Порядок  ведения кассовых операций в Российской Федерации, доведенный Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 N 18;
- Постановление  Минтрудсоцразвития  России  от  31.12.2002  N  85  "Об утверждении  перечней  должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками,  с  которыми  работодатель  может  заключать  письменные договоры   о   полной  индивидуальной  или  коллективной  (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Существующими нормативными актами не установлено каких-либо требований по организации работы с наличными денежными средствами в кассе автономного учреждения. Поэтому при необходимости учреждение может самостоятельно разработать такой порядок, в котором отражаются особенности хозяйственной деятельности учреждения и требования к работникам при получении наличных денежных средств и отчетов за их использование.
Указанный порядок может быть одним из приложений к учетной политике учреждения.

3.1. Размер выдачи денежных средств в подотчет на хозяйственные расходы не может превышать 10 000 (десять тысяч) рублей, за исключением исполнения учреждением обязательств по приобретению товаров (услуг) за наличный расчет в пределах лимита расчетов наличными средствами между юридическими лицами.
3.2. Срок выдачи денежных средств на хозяйственные расходы не может превышать 30 дней, за исключением случаев выезда в командировку.
3.3. Выдача средств на хозяйственные расходы производится штатным работникам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Выдача денежных средств в подотчет на хозяйственные расходы производится на основании служебной записки.

Как правило, учреждения исходя из особенностей условий ведения хозяйственной деятельности в рамках учетной политики определяют:
- круг лиц, которым могут выдаваться наличные денежные средства для закупок товаров, работ, услуг для нужд учреждения;
- сроки отчета за использованные денежные средства.
При формировании учетной политики нужно обратить внимание на следующие моменты по поводу расчетов с подотчетными лицами.
1. Подотчетными лицами являются работники учреждения, которым выдаются наличные денежные средства из кассы для оплаты приобретаемых ими за наличный расчет материалов, работ, услуг.
2. Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении.
3. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
4. Перечень лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды, утверждается приказом руководителя учреждения с указанием сроков, на которые могут выдаваться подотчетные суммы.
5. В случае получения наличных денежных средств для покрытия командировочных расходов, приобретения материальных запасов, основных средств, оплаты работ и т.п. сотрудник учреждения оформляет служебную записку и направляет ее на имя руководителя учреждения. В ней указываются наименование программы, вида деятельности, а также цели, на которые работник планирует получить наличные денежные средства. Указание цели расхода необходимо для обеспечения работы бухгалтеров, чтобы они могли правильно отнести затраты на соответствующий вид деятельности. Это, в свою очередь, позволит учреждению обеспечить целевое использование средств учредителя.
6. Работник планового отдела проверяет наличие финансовых средств по данной программе. Затем руководитель учреждения визирует этот документ, который далее поступает в бухгалтерию для исполнения.
Итак, устанавливая в учетной политике те или иные "нормы поведения" работников, руководитель задает тон хозяйственной деятельности всего учреждения. А это значит, что данный документ становится важным инструментом управления, приобретая значение своего рода финансовой "конституции" организации.




Консультации по теме: