Главная - Статьи

Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни: оформление, учет налогообложение

В Российской Федерации право на отдых является конституционным правом каждого человека. При этом конституционные гарантии, обеспечивающие реализацию права на отдых, связываются с наличием трудового правоотношения - с работой по трудовому договору (контракту).
Согласно ст. 107 Трудового кодекса РФ к видам времени отдыха относятся в том числе и выходные дни, и нерабочие праздничные дни.
Если праздничные дни заранее определены действующим законодательством (ст. 112 ТК РФ), то выходные дни определяются трудовым законодательством и действующими в организации локальными нормативными актами.

В соответствии со ст. 111 ТК РФ всем работникам предоставляются выходные дни (еженедельный непрерывный отдых): при пятидневной рабочей неделе - два выходных дня в неделю, при шестидневной - один выходной день.

При этом общим выходным днем является воскресенье. А второй выходной день при пятидневной рабочей неделе устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Следует обратить внимание на то, что продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна составлять не менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ). Поэтому оба выходных дня предоставляются, как правило, подряд.

Работа в дни отдыха (выходные и нерабочие праздничные дни) запрещается. Однако в отдельных случаях работодатель может привлечь сотрудника к работе в такие дни при соблюдении условий, предусмотренных трудовым законодательством.

Порядок привлечения сотрудников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

Порядок привлечения работников к труду в выходные и нерабочие праздничные дни регулируется ст. 113 ТК РФ. В большинстве случаев привлечение к такой работе требует согласия работника. Однако в зависимости от причин привлечения к труду в выходные и нерабочие праздничные дни выход на работу может не требовать согласия сотрудника. К таким причинам относятся прежде всего чрезвычайные и исключительные обстоятельства. Трудовое законодательство определяет их закрытый перечень. Отказ от работы, привлечение к которой не требует согласия работника, может повлечь применение дисциплинарных взысканий в соответствии со ст. ст. 192 и 193 ТК РФ.

Особенности привлечения работников к труду в выходные и нерабочие праздничные дни представлены в таблице.

Таблица

Порядок привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

Порядок привлечения
к работе

Перечень случаев для привлечения к работе

Без согласия
работника

1) для предотвращения катастрофы, производственной
аварии либо устранения последствий катастрофы,
производственной аварии или стихийного бедствия;
2) для предотвращения несчастных случаев, уничтожения
или порчи имущества работодателя, государственного
или муниципального имущества;
3) для выполнения работ, необходимость которых
обусловлена введением чрезвычайного или военного
положения, а также неотложных работ в условиях
чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия
или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод,
землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных
случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные
жизненные условия всего населения или его части

С письменного
согласия работника

В случае необходимости выполнения заранее
непредвиденных работ, от срочного выполнения которых
зависит в дальнейшем нормальная работа организации в
целом или ее отдельных структурных подразделений,
индивидуального предпринимателя

С письменного
согласия работника
с учетом мнения
выборного органа
первичной
профсоюзной
организации (если
она создана в
организации)

В других случаях, не предусмотренных выше. Перечень
таких случаев может быть предусмотрен коллективным
договором или локальным нормативным актом организации

Во всех случаях при привлечении работника к труду в выходные и праздничные дни необходимо помнить об особых категориях работников, которые не могут быть привлечены к такому труду или привлечение которых требует выполнения отдельных условий. В соответствии с ТК РФ к ним относятся:

  • беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ) и работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ). Привлечение к труду в выходные и нерабочие праздничные дни не допускается, даже если указанная категория работников не возражает против этого;
  • матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работники, имеющие детей-инвалидов, и работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 3 ст. 259 ТК РФ), опекуны (попечители) несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ). Привлечение к труду в выходные и нерабочие праздничные дни допускается только с письменного согласия указанных работников. При этом работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от работы в дни отдыха;
  • инвалиды и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ч. 7 ст. 113 ТК РФ). Привлечение к труду в выходные и нерабочие праздничные дни допускается только с письменного согласия работников и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Указанные работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Важно обратить внимание на то, что в ст. 203 ТК РФ не установлены ограничения по привлечению к работе в выходные и нерабочие праздничные дни в период ученичества, хотя такие ограничения установлены для сверхурочной работы.

Кроме того, следует учитывать, что ТК РФ не установлено предельное количество выходных дней, которые могут использоваться для привлечения работников к труду, хотя продолжительность сверхурочной работы по основному месту работы ограничена (ст. 99 ТК РФ). Однако положения, регулирующие порядок сверхурочной работы, не могут распространяться на порядок работы в выходные и праздничные дни, так как труд в период отдыха не является разновидностью сверхурочной работы.

При привлечении к работе в выходные дни следует учитывать, что отдельным категориям лиц предоставляются дополнительные выходные дни.

1. Одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. При наличии в семье более одного ребенка-инвалида количество предоставляемых в месяц дополнительных выходных дней не увеличивается (ст. 262 ТК РФ).

2. Женщинам, работающим в сельской местности, может предоставляться по их письменному заявлению один дополнительный выходной день в месяц без сохранения заработной платы (ст. 262 ТК РФ).

3. Одному из родителей, работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющему ребенка в возрасте до 16 лет, по его письменному заявлению ежемесячно предоставляется дополнительный выходной день без сохранения заработной платы. В случае если у работника несколько детей в возрасте до 16 лет, количество предоставляемых в месяц дней не изменяется (ст. 319 ТК РФ).

4. Работникам, обучающимся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам обучения в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях высшего и среднего профессионального образования, на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи государственных экзаменов устанавливается сокращенная на 7 часов рабочая неделя и (или) по соглашению с работодателем предоставляется свободный от работы день указанной продолжительности (ст. ст. 173 и 174 ТК РФ).

5. Работникам, обучающимся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях, в период учебного года устанавливается по их желанию рабочая неделя, сокращенная на один рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели) (ст. 176 ТК РФ).

Мнение. О.А. Ефанова, ЗАО "Гипронеруд", инспектор по кадрам
Привлечение к работе в выходные и праздничные дни не должно носить систематический характер, оно может происходить в отдельных исключительных случаях.
Если выход на работу связан с тем, что работник не справляется со своими должностными обязанностями в рабочее время, безопаснее установить ему ненормируемый режим работы, который позволит работнику присутствовать на работе сверх установленной продолжительности ежедневной работы (но только в рабочие дни), а работодателя избавит от необходимости каждый раз издавать распоряжение о привлечении к сверхурочной работе с повышенной оплатой.
Установление ненормируемого рабочего дня предусматривается в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Таким образом, ненормированный режим работы возможен только в рамках трудовой функции, закрепленной в трудовом договоре (ст. 101 ТК РФ). Иначе говоря, устанавливать ненормируемый рабочий день для выполнения дополнительных функций, не предусмотренных соглашением работника и работодателя, недопустимо.
Ненормируемый режим работы не требует доплаты. Правда, его установление потребует от работодателя предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска работнику продолжительностью не менее трех календарных дней (ст. 119 ТК РФ). Продолжительность дополнительного отпуска устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Оформление привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни

Привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни производится по письменному распоряжению работодателя.

Примечание. В соответствии с трудовым законодательством согласие работника на труд в выходной и нерабочий праздничный день должно быть оформлено письменно. Устное соглашение не является достаточным и не обосновывает расходы, связанные с оплатой труда в этот период времени.

Порядок и последовательность издания такого распоряжения зависят от того, по каким причинам работник привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни и нужно ли при этом получить предварительное согласие работника.

Для привлечения к работе, которая не требует согласия работника, руководителю следует только издать приказ (распоряжение) и ознакомить работников с ним под роспись.

Для привлечения к работе, которая требует письменного согласия, следует не только издать соответствующий приказ, но и иметь в распоряжении документ, удостоверяющий согласие работника на труд в выходной или нерабочий праздничный день. Для этих целей работнику может быть направлено соответствующее уведомление или устное предложение. Уведомление, как правило, готовит кадровая служба на основании служебной записки руководителя подразделения, сотрудник которого привлекается к работе. В ответ на уведомление или предложение от работника должно поступить в письменной форме согласие или несогласие на работу в период отдыха. При этом согласие однозначно должно быть привязано к конкретной работе в определенное время.

Если для привлечения работника требуется мнение профсоюзной организации, то согласие работника должно быть передано в профсоюзную организацию. Профсоюзная организация согласовывает работу в выходной или нерабочий праздничный день, после чего может быть издан приказ о привлечении работника к труду в период отдыха.

Унифицированной формы приказа (распоряжения) руководителя о привлечении к работе в выходные и нерабочие праздничные дни нет, поэтому организация должна разработать ее самостоятельно.

В приказе должны быть названы причины и основания привлечения к работе, вид, дата и период проведения работ, Ф.И.О. и должность привлекаемого работника (работников), порядок оплаты труда или ее замена на отпуск.

Если к моменту издания приказа согласован день отпуска, то в приказе следует указать его конкретную дату.

Если работник относится к категории лиц, имеющих право отказать работодателю в привлечении их к труду в выходные и праздничные дни, то в приказе должен быть предусмотрен такой реквизит, который позволит однозначно установить ознакомление работника с таким правом.

При отсутствии на момент привлечения выбора формы компенсации отдельно может быть подготовлено распоряжение руководителя на оплату работы и предоставление отпуска.

Служебная записка, на основании которой формируется приказ, должна содержать наименование работ, дату и время их проведения, обоснование их необходимости и сведения о сотрудниках, которые могут быть привлечены к ним.

По каждому привлечению должен быть издан отдельный приказ. Нельзя издавать приказы на месяцы вперед.

Выписки из изданных приказов или их копии передаются в бухгалтерию и кадровую службу.

Для бухгалтерии такой документ является основанием для расчета оплаты труда и исчисления налогов, а также страховых взносов.

Для кадровой службы приказ необходим с целью контроля за правильностью оформления табелей учета рабочего времени.

Мнение. Л.Г. Баранова, ПГУПС, доцент, к. э. н.
Рассмотрим проблему, связанную с удержанием НДФЛ с оплаты проезда командированного работника, если работник до начала командировки или после ее окончания находился в месте ее проведения в выходные и праздничные дни.
Официальная позиция по этому вопросу менялась много раз. Так, Минфин России неоднократно утверждал, что, если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы признается экономической выгодой работника (ст. 41 НК РФ). Следовательно, оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ признается его доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (Письмо Минфина России от 05.08.2008 N 03-04-06-01/246 и др.).
Однако, согласно более поздней позиции Минфина России, если работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата проезда до места работы не приводит к возникновению у него экономической выгоды и с оплаты проезда организация не обязана удерживать НДФЛ, даже если работник выезжает из места командировки после отдыха в субботу и воскресенье или после отпуска (Письма Минфина России от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-329 и др.). Аналогичной позиции придерживается и судебная практика (Постановления ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2).
Что касается налога на прибыль, то для учета расходов на проезд работника из командировки в более поздний период, чем указано в приказе, необходимо оформить письменное разрешение руководителя организации. При отсутствии письменного разрешения возможны споры с налоговым органом.

Оплата труда в выходной и нерабочий праздничный день

Работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или повышенной оплатой труда.

В соответствии со ст. 149 ТК РФ при выполнении работ в выходные и нерабочие праздничные дни работнику производятся соответствующие выплаты, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Размеры выплат, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором, не могут быть ниже установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни осуществляется по правилам ст. 153 ТК РФ, которые устанавливают ее минимальные значения. Такая работа подлежит оплате не менее чем в двойном размере. При этом должны быть учтены следующие особенности для работников, получающих оклад:

  • если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, то она оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада;
  • если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, то она оплачивается в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада.

Так, например, если работник находился на больничном или в отпуске, то он, скорее всего, не полностью отработал норму рабочего времени. Это означает, что ему следует оплатить работу в двойном размере (из расчета одинарная дневная ставка сверх оклада). Но это правило действует при условии, что иные, более высокие ставки не установлены локальными нормативными актами работодателя.

Как указывалось ранее, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен взамен другой день отдыха. День отдыха оплате не подлежит, а выходной или праздничный день оплачивается как обычный рабочий день - в одинарном размере.

Обратим внимание на то, что ТК РФ не определяет, в какой именно день должен быть предоставлен такой отпуск. "По желанию работника" не означает, что он может воспользоваться этим днем в любой удобный для него день. Отгул может быть использован по согласованию с работодателем, иначе существует опасность того, что неявка будет расценена как прогул без уважительной причины.

На практике зачастую возникает вопрос: имеет ли право работник на предоставление ему полного дня отдыха, если он отработал в выходной день неполное количество часов? Ответ на него дан в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 17.03.2010 N 731-6-1, суть которого сводится к тому, что работнику предоставляется полный день отдыха независимо от того, сколько часов в выходной или нерабочий праздничный день он отработал.

Трудовым законодательством не устанавливается режим работы в выходные и праздничные дни. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник работает в выходной день свыше обычной продолжительности рабочего дня, такая работа не признается сверхурочной. И это справедливо, на наш взгляд, так как работа в период отдыха оплачивается в двойном размере.

Работа в выходные и праздничные дни должна быть оплачена независимо от того, правильно ли она оформлена. Такой вывод можно сделать, основываясь на Письмах Минфина России, ФНС России, судебных органов, несмотря на то что они касаются сверхурочной работы. Например, в Письме Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/278 указано, что сверхурочная работа должна быть оплачена в повышенном размере независимо от того, соблюден ли порядок привлечения к сверхурочным работам.

Расчет и бухгалтерский учет оплаты труда в выходные и нерабочие праздничные дни

Для целей подтверждения суммы доплаты за работу в выходные и нерабочие праздничные дни бухгалтер оформляет расчет в бухгалтерской справке, которая и будет документом-основанием наряду с распоряжением руководителя и табелем рабочего времени.

Для того чтобы определить сумму, подлежащую доплате при работе в выходные и нерабочие праздничные дни, необходимо определить, во-первых, месячную норму рабочего времени и фактически отработанное время, во-вторых, дневную или часовую ставку.

Исчисление нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда. При этом согласно ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

В соответствии с абз. 8 п. 1 Порядка исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю (далее - Порядок), утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 N 588н, норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается так:

1) определяется средняя продолжительность рабочего дня (продолжительность рабочей недели, деленная на 5);

2) определяется общая продолжительность рабочих дней в конкретном месяце как произведение средней продолжительности рабочего дня на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца;

3) общая продолжительность рабочих дней в месяце корректируется путем вычитания количества часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.

Исчисленная в таком порядке норма рабочего времени распространяется на все режимы труда и отдыха.

Установленный порядок исчисления нормы рабочего времени не раз становился предметом судебного разбирательства. Однако Решением Верховного Суда РФ от 14.06.2012 N АКПИ12-613 абз. 8 п. 1 Порядка признан не противоречащим действующему законодательству.

Дневная ставка определяется как дневной оклад. Оклад, в свою очередь, в соответствии со ст. 129 ТК РФ представляет собой фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Пример. Сотрудник был привлечен к работе в выходной день. Им отработано в месяце привлечения к работе 176 ч (22 дн. x 8 ч), в отработанном периоде один день - выходной. Месячная норма рабочего времени составила 168 ч (21 дн. x 8 ч). Оклад - 63 000 руб. Оплата труда в выходной день производится в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

В месяце привлечения сотрудника к работе в выходной день оплата труда составит 69 000 руб. (63 000 руб. + (63 000 руб. / 21 дн.) x 2 x 1 дн.). Работнику выплачены две дневные ставки, так как количество отработанных им дней превышает месячную норму рабочего времени.

Бухгалтерские проводки при доплате за работу в выходные и нерабочие праздничные дни не отличаются от тех, которые осуществляются при начислении и выплате заработной платы работнику за работу в обычном режиме.

Налоговый учет выплат за работу в выходные и нерабочие праздничные дни

Следует обратить внимание на то, что оплата труда в выходные дни по своей экономической природе является компенсацией за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Трудовое же законодательство предусматривает разные категории компенсаций, предоставляемых работникам. То, к какой из категорий относится по своему характеру та или иная компенсация, существенным образом влияет на ее налогообложение. Президиум ВАС РФ в Информационном письме от 14.03.2006 N 106 указал на необходимость различать компенсации в виде выплат, связанных с возмещением понесенных в интересах работодателя собственных затрат работника, а также доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. По мнению Президиума ВАС РФ, законодатель освободил от налогообложения только первый вид компенсационных выплат, которые по своему характеру не соответствуют понятию заработной платы.

Что же касается компенсаций за работу в выходные дни, то согласно ст. 129 ТК РФ они входят в систему оплаты труда и, следовательно, создают для работника экономическую выгоду, которая является объектом обложения НДФЛ, а для работодателя - объектом обложения обязательными страховыми взносами. К аналогичным выводам приходят и суды (Определение ВАС РФ от 29.04.2009 N ВАС-2590/09, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.07.2008 N А52-5140/2007).

Выплаты за работу в выходные дни как часть заработной платы включаются в расходы на оплату труда при исчислении налога на прибыль. Если организация оплачивает работу в выходной более чем в двойном размере, она вправе учесть эти суммы в затратах, уменьшающих базу по налогу на прибыль, но в трудовом или коллективном договоре должно быть закреплено условие об оплате в таких размерах. Если же работодатель оплачивает работу в выходные и праздничные дни сверх норм, установленных ТК РФ и утвержденных трудовым договором, то эти затраты не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль на основании п. 21 ст. 270 НК РФ. Важно также обратить внимание, что вне зависимости от того, производится оплата за работу в выходной (праздничный) день в минимальных пределах, установленных законодательством, или свыше их, полученная выплата входит в систему оплаты труда и, соответственно, подлежит обложению НДФЛ и обложению страховыми взносами в общем порядке.

Выводы

Порядок привлечения на работу в выходные и нерабочие праздничные дни, ее оформление и оплату (замену отпуском) рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте организации, с которым должны быть ознакомлены работники. Это поможет предотвратить спорные ситуации с сотрудниками, облегчить работу бухгалтерии и кадровых служб, избежать ошибок при начислении оплаты труда, исчислении налогов (НДФЛ и налога на прибыль) и страховых взносов.

Июнь 2013 г.





Статьи по теме: