Главная - Статьи

Что можно и что нельзя подписывать факсимиле

 

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

 

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (Пункт 2 ст. 160 ГК РФ). Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Для справки
Факсимиле - клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т.д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.
Составить этот документ можно так.

 

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва                                                        01.02.2011

Общество с ограниченной ответственностью "Энергия" в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью "Смелость" в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

ООО "Энергия"              Печать     ООО "Смелость"               Печать

А.Е. Зуева    ---------- "Энергия"    Н.П. Сокольский ---------- "Смелость"

 

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенным (Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 по делу N А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 N Ф09-7622/09-С5).
Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Напомни руководителю
Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т.д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

 

Что нельзя подписывать факсимиле

 

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:
- на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суды (Письмо Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404);
- на бухгалтерской отчетности;
- на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т.п.) (Пункт 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации). Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком России (Пункт 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И);
- на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органы (Письмо МНС России от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@), и, как правило, суды (Постановления ФАС УО от 05.04.2010 N Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 по делу N А09-8896/06-4).
В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательством (Пункт 3 ст. 2 ГК РФ).

 

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке - вопрос спорный

 

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательством (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-07-09/33, от 17.09.2009 N 03-07-09/48). Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков (Постановления ФАС УО от 14.08.2008 N Ф09-6377/07-С3; ФАС ДВО от 28.07.2008 N Ф03-А37/08-2/2876).
В то же время имеется обширная судебная практика более поздних периодов, которая опровергает мнение контролирующих органов. Суды указывают на то, что налоговое и бухгалтерское законодательство не устанавливает допустимых способов подписания документов и не содержит запрета на совершение подписи путем проставления штампа-факсимиле (Постановления ФАС МО от 16.02.2010 N КА-А41/338-10; ФАС ДВО от 14.10.2009 N Ф03-5231/2009).
Но если вы хотите избежать споров и судебных разбирательств, то при подписании счетов-фактур и первичных документов факсимиле лучше не использовать.

 

* * *

 

Как видим, сфера применения факсимиле ограничена. Кстати, все вышесказанное касается и ситуации, когда подпись воспроизводится посредством компьютерной техники (например, в электронный вариант документа вставляется отсканированная подпись). Поэтому в большинстве случаев проще оформить доверенности сотрудникам на право подписи определенных документов.





Статьи по теме: