Главная - Статьи

Корпоративные карты: расчеты, бухгалтерский учет операций

 

Широкому распространению расчетов, проводимых в настоящее время с использованием банковских корпоративных карт, способствовала прежде всего их универсальность. Корпоративные карты оправдывают себя при командировках представителей организации как внутри страны, так и за ее пределами, при оплате представительских и хозяйственных расходов, при получении наличных денег в банкоматах и пунктах выдачи наличных.
Чтобы получить корпоративную карту, предприятие заключает с банком-эмитентом договор на ее выпуск и обслуживание. При этом организация открывает специальный карточный счет в банке. В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкцией по его применению, которые утверждены Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для учета денежных средств организации, находящихся на специальных счетах в банках, предназначен счет 55 "Специальные счета в банках". Для учета же денежных средств, находящихся на специальном карточном счете, расчеты по которому ведутся посредствам банковских корпоративных карт, целесообразно использовать отдельный субсчет "Специальный карточный счет в банке" к данному балансовому счету.
При построении аналитического учета по субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" необходимо исходить из условий использования корпоративных карт. В ряде случаев условия заключенного договора на использование расчетных корпоративных карт предполагают наличие на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита), т.е. минимальной суммы, которая постоянно должна сохраняться на счете. Страховой депозит может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита. В связи с этим к субсчету "Специальный карточный счет в банке" счета 55 "Специальные счета в банках" целесообразно открыть субсчета второго порядка, например "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".
Открытие отдельных субсчетов второго порядка субсчета "Специальный карточный счет в банке" в разрезе держателей выпущенных карт в обязательном порядке следует вести в том случае, если к единому корпоративному счету открыто несколько пластиковых карт, с помощью которых любой держатель может осуществлять операции в пределах общего платежного лимита. При этом при перечислении денежных средств на специальный карточный счет клиент передает в кредитную организацию ведомость, содержащую данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую карту.
Зачисление средств на специальный счет организации, предназначенных для пополнения расчетной корпоративной карты, отражается записью:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 57 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета".
Важно, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, подлежит обязательной переоценке, производить которую необходимо на дату совершения операции и на дату составления бухгалтерской отчетности. Поэтому возникновение курсовых разниц отражается записями:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" (на величину положительных курсовых разниц);
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (на сумму отрицательных курсовых разниц).
При получении от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт (слипов, квитанций и т.п.), в бухгалтерском учете организации выполняются соответствующие записи:
Д-т сч. 10 "Материалы", 20 "Основное производство", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и т.д.
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Использование счета 57 "Переводы в пути" обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются еще до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации. К данному счету также целесообразно открыть отдельный субсчет, например "Операции по специальным карточным счетам", предназначенный для отражения движения денежных средств по расчетным операциям, проводимым посредством корпоративных карт. В этом случае для оперативного контроля за остатком денег на специальном карточном счете достаточно, как правило, из остатка по счету 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", вычесть остаток по счету 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
После получения банковской выписки, подтверждающей фактическое списание средств с корпоративного счета, в учете делается проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
В перечне операций, которые можно проводить с использованием корпоративных банковских карт, указано, что держатель карты имеет право не только рассчитываться корпоративной картой, но и использовать ее для получения наличных денежных средств. В этом случае на основании сданных в бухгалтерию первичных учетных документов, подтверждающих снятие наличных денежных средств с корпоративного карточного счета (через банкомат или в пункте выдачи наличных кредитной организации), в бухгалтерском учете предприятия выполняется следующая проводка:
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму полученных наличных денежных средств).
Использование полученных по карте наличных денег отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к авансовому отчету, составляемому сотрудником организации.
Списание денежных средств со специального карточного счета отражается в бухгалтерском учете на основании выписки банка следующей записью:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Помимо рассмотренной схемы документооборота и бухгалтерского учета операций, проводимых посредствам банковских корпоративных карт, возможна ситуация, когда в течение отчетного периода работником не представлены слипы, иные первичные документы по совершенным операциям с картами. Однако в банковской выписке по итогам месяца при этом может быть отражено списание денежных средств. При решении данного вопроса следует исходить из того, что у каждой пластиковой карты есть конкретный держатель, а порядок составления отчетов о движении средств на специальных карточных счетах предусматривает указание в них номера банковской карты, с помощью которой производилось списание денежных средств. Именно здесь наиболее наглядно проявляется важность грамотного построения системы аналитического учета к счету 55 "Специальные счета в банках". Списание денег со специального карточного счета осуществляется на основании банковской выписки, не подтвержденной первичными документами, и в бухгалтерском учете организации отражается следующей записью:
Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке".
Если же держатель карты не может представить необходимые первичные документы или же произведенные расходы не признаются экономически оправданными, то израсходованные денежные средства должны быть возвращены работником в установленном порядке. Возмещение необоснованно израсходованных денежных сумм при этом отражается по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" в корреспонденции со счетами учета денежных средств организации (например 50 "Касса", 51 "Расчетные счета").
Особенности бухгалтерского учета операций с использованием корпоративных карт по расчетам в иностранной валюте определяются условиями списания и конвертации валюты, установленными банком, а также видом используемой банковской карты.
В общем случае при возвращении из зарубежной командировки сотрудник организации представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему всех первичных документов, в том числе тех, которые были составлены при совершении расчетов с использованием банковской пластиковой карты. И так как все расходы в иностранной валюте, понесенные подотчетным лицом, подлежат пересчету в рубли Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета, то в бухгалтерском учете организации в этот день будут выполнены следующие записи:
Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"
К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (на величину рублевого эквивалента понесенных расходов в зависимости от цели командировки по официальному курсу Банка России);
Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (на сумму расходов, оплаченных с использованием банковской корпоративной карты, в рублевом эквиваленте по официальному курсу Банка России).
Дальнейший порядок бухгалтерского учета зависит от того, использовалась в расчетах валютная или рублевая пластиковая карта. В первом случае задолженность по счету 57 "Переводы в пути" будет рассматриваться как валютная и подлежит переоценке на дату совершения операции. Поэтому при получении выписки банка в бухгалтерском учете формируется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке" (отражается рублевый эквивалент по официальному курсу Банка России на дату списания денежных средств).
Одновременно определяется курсовая разница по счету 57 "Переводы в пути", которая в зависимости от характера изменения валютного курса относится в дебет или кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Во втором случае, т.е. при использовании банковской карты, выпущенной в рублях Российской Федерации, задолженность по счету 57 "Переводы в пути" уже не может рассматриваться как валютная. Поэтому при получении выписки банка бухгалтерская проводка по дебету счета 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", и кредиту счета 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке", будет выполняться на ту рублевую сумму, которая указана в выписке. Как правило, эта величина отличается от отраженной на счете 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам", суммы в момент утверждения авансового отчета. Основная причина этого кроется в использовании кредитными организациями для исчисления рублевого эквивалента иностранной валюты внутреннего курса, отличного от официального курса Банка России. Следовательно, возникшая разница подлежит классификации в виде суммовой. И так как величина оплаты, которая производится в рублях в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (или условных денежных единицах), определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом возникающих суммовых разниц, то эти разницы подлежат отнесению на тот же счет, что и основная сумма командировочных расходов (счета 08 "Вложения во внеоборотные активы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и др.).
За использование пластиковых карт в качестве расчетных инструментов юридических лиц банки взимают комиссионное вознаграждение. Размер и порядок списания комиссии определяются тарифами конкретной кредитной организации, являющимися приложением к договору, регламентирующему порядок выдачи и использования корпоративной карты. Расходы на оплату услуг банка по открытию и ведению специальных карточных счетов отражаются в бухгалтерском учете организации в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".
Кроме того, условиями договора с кредитной организацией о выпуске и обслуживании корпоративных карт может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы начисляемых процентов в бухгалтерском учете организации отражаются в составе прочих доходов следующей проводкой:
Д-т сч. 55 "Специальные счета в банках", субсчет "Специальный карточный счет в банке",
К-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы".
Рассмотренный порядок ведения бухгалтерского учета расчетов посредством банковских корпоративных карт относится прежде всего к организациям, выступающим владельцами специальных карточных счетов в банке и осуществляющим за счет находящихся на них средств платежи в пользу коммерческих партнеров. В это же время организации могут выступать и в прямо противоположной роли, принимая банковские пластиковые карты физических, юридических лиц в качестве средства платежа. При этом эмитенты пластиковых карт заключают с торговыми организациями договор о продаже товаров держателям карт. В данном договоре определяется порядок авторизации операций и обеспечения торговой точки необходимыми техническими средствами, условия расчетов за товары, а также комиссионные банку. Как правило, вознаграждение, причитающееся кредитной организации за обслуживание расчетов с применением платежных карт, удерживается ею из суммы выручки от продажи товаров, зачисляемой на расчетный счет торговой организации.
Бухгалтерский учет сумм, полученных торговой организацией в качестве оплаты, произведенной посредствам банковских пластиковых карт, ведется на счете 57 "Переводы в пути", поэтому при формировании электронного журнала платежей в учете предприятия оформляется проводка:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути"
К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Порядок и периодичность инкассации слипов устанавливаются условиями договора, заключаемого торговой организацией с банком-эквайером. Однако в любом случае при этом составляется реестр слипов с указанием их общего числа и суммы. Реестр заполняется в двух экземплярах, первый из которых передается со слипами инкассатору, а второй - с распиской последнего остается в торговой организации.
Основанием для принятия сумм на учет по счету 57 "Переводы в пути" выступает второй экземпляр реестра переданных слипов с распиской инкассатора. До момента передачи слипов на инкассацию организация не может считать указанные в них суммы переводами в пути, а также отражать их на счете 57 "Переводы в пути". Пока слипы не переданы банку, а находятся в кассе организации, денежные средства за товары, реализованные покупателям, не могут быть списаны с их счетов и зачислены на расчетный счет организации. В связи с этим до указанного момента за покупателями признается дебиторская задолженность за проданные товары.
При зачислении денежных средств, поступивших в качестве выручки от продажи товаров и услуг, на расчетный счет в учете торговой организации выполняется запись:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Суммы комиссии, удерживаемой банком за организацию и ведение расчетов с использованием пластиковых карт, учитываются в составе прочих расходов организации и отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы". Для отражения величины оплаты услуг банка в бухгалтерском учете организации оформляется проводка:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Погашение образующейся таким образом задолженности организации перед банком осуществляется, как правило, в день зачисления выручки на расчетный счет. Бухгалтерская проводка при этом приобретает вид:
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути".
Сформируем общую модель бухгалтерских записей, выполняемых торговой организацией, принимающей в качестве средства платежа банковские пластиковые карты.
Отражена выручка от продажи товаров посредством банковских карт:
Д-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"
К-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Выручка".
Начислен налог на добавленную стоимость с выручки от продажи товаров с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Налог на добавленную стоимость",
К-т сч. 68 "Расчеты по налогам и сборам".
Списана себестоимость проданных товаров, готовой продукции, выполненных работ или оказанных услуг:
Д-т сч. 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж",
К-т сч. 41 "Товары", 43 "Готовая продукция", 20 "Основное производство" и др.
Отражена оплата покупателями проданных товаров, работ, услуг банковскими пластиковыми картами:
Д-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам",
К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".
Зачислены на расчетный счет торговой организации денежные средства, поступившие в счет оплаты проданных товаров, работ, услуг, проводимой с использованием банковских пластиковых карт:
Д-т сч. 51 "Расчетные счета"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам" (как правило, за вычетом сумм банковской комиссии).
Суммы оплаты услуг банка за проведение расчетов посредством пластиковых карт отражены в составе прочих расходов организации:
Д-т сч. 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы",
К-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Погашена задолженность перед банком по уплате комиссионного вознаграждения (в соответствии с условиями договора эквайринга между банком и торговой организацией):
Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"
К-т сч. 57 "Переводы в пути", субсчет "Операции по специальным карточным счетам".
Наконец, поскольку корпоративная банковская карта позволяет распоряжаться денежными средствами юридического лица, ее можно учитывать аналогично денежным документам, для отражения которых согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению предназначен счет 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы". В таком случае выдача пластиковой карты работнику будет отражаться в виде выдачи под отчет денежных документов.





Статьи по теме: