Главная - Статьи

Контроль кассовых операций

 

Место проверок организации кассовой работы в общей системе внутреннего контроля

 

Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 N 318-П "О порядке ведения кассовых операций, правилах перевозки, инкассации и хранения банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации" (далее - Положение N 318-П) содержит прямое указание на необходимость осуществления банком проверок организации кассовой работы в своих подразделениях и определения банком порядка проведения этих проверок. Учитывая, что любая проверочная деятельность в банке является составляющей общей системы внутреннего контроля кредитной организации, которая, как известно, не ограничивается прямыми контрольными мероприятиями, нам бы хотелось рассматривать вопросы контроля за состоянием кассовой работы:
1) в комплексе с другими составляющими организации работы кассы;
2) больше с точки зрения организации кассовой работы, а не ее контроля.
Не секрет, что разные службы кредитной организации в зависимости от своих задач и функций зачастую используют различные подходы к контрольным мероприятиям.

Примечание. Перед проведением внутренних проверок кассовых операций в банке целесообразно ответить на следующие вопросы: "Зачем нам нужны внутренние проверки кассовой работы?" и "Что может случиться, если внутренних проверок кассовой работы в банке не будет или они будут формальными?".

В зависимости от структуры кредитной организации, масштабов ее деятельности, внутренних политик и регламентирующих документов по данной тематике контроль за состоянием кассовой работы может осуществляться:
- специализированными контрольно-ревизионными подразделениями кредитной организации;
- подразделениями, в ведении которых находится организация кассовой работы в целом по кредитной организации;
- руководителями линейных кассовых подразделений на местах.
К первому типу подразделений относится департамент (служба) внутреннего аудита - выделенное независимое подразделение, подотчетное совету директоров кредитной организации.
Подразделение второго типа - департамент (управление), отвечающий за организацию кассовой работы в целом по банку. Необходимость создания такого подразделения и возложения на него контрольных функций определяется руководителем банка, как правило исходя из задач, стоящих перед банком на конкретном этапе его развития, и потребностей в системной постановке кассовых процессов. При этом необходимость наличия в структуре данного департамента (управления) специального отдела контроля за состоянием кассовой работы также зависит от задач, стоящих перед банком в целом и распределением функционала внутри банка.
Контроль за состоянием кассовой работы подразделениями третьего типа - это текущий контроль линейного руководителя (начальника отдела кассовых операций/заведующего кассой) за работой своих подчиненных плюс последующий контроль со стороны руководителя следующего уровня (руководителя, главного бухгалтера филиала, дополнительного/операционного офиса и т.д.).
Если необходимость создания в структуре кредитной организации специализированной службы внутреннего аудита прямо предусмотрена Положением ЦБ РФ от 16.12.2003 N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах", то прямые требования в создании отдельного подразделения, осуществляющего контроль за состоянием именно кассовой работы, в нормативных актах Банка России отсутствуют.
Как правило, контрольные функции в части кассы возлагаются на департамент (управление) кассовых операций при его создании в структуре банка для целей определения единых стандартов технологии работы с ценностями, обеспечивающих сохранность этих ценностей, а также эффективное и качественное обслуживание клиентов и других подразделений банка при осуществлении банковских операций и сделок при условии минимизации рисков различного характера.
То есть в этом случае будет иметь место некая форма самоконтроля: подразделение, определяющее, "как работать по данному направлению", само должно контролировать, "как ведется работа по данному направлению".
Если сравнивать подразделения первого и второго типов то при общих целях (каковыми применительно к кассе являются обеспечение максимальной эффективности работы с ценностями и минимизация операционных, регуляторных и финансовых рисков вследствие нарушения кассовыми и иными работниками банка требований законодательства РФ, нормативных актов Банка России, внутренних распорядительных документов банка) акценты при проведении контрольных мероприятий у них разные.
Если внутренний аудит проводит оценку соответствия проверяемых процедур требованиям законодательства, Банка России, внутрибанковским регламентам на основе сравнения фактического состояния процесса/работы подразделения и документально утвержденной технологии, вырабатывая рекомендации по приведению текущей ситуации "как есть" к состоянию "как написано в регламенте", то подразделение, осуществляющее функциональное руководство деятельностью кассовых подразделений банка, помимо указанной, также имеет своей целью создание условий, при которых вероятность возникновения нарушений в работе кассы (и выявления их внешними и внутренними контролерами) была бы сведена к минимуму, - проводит так называемые превентивные мероприятия.
Контроль в линейных подразделениях носит оперативный характер и представляет собой последующий контроль составления и оформления кассовой документации (первичной учетной, отчетной, организационно-распорядительной, правоустанавливающей, информационно-справочной и т.д.), правильности проведения кассовых операций по бухгалтерскому учету.
Необходимость его обусловлена, во-первых, физической невозможностью сплошного контроля за состоянием кассовой работы, что называется, "из центра", а во-вторых, - принципом ответственности руководителя за работу своего подразделения. Безусловно, контрольные функции руководителя кассового подразделения (особенно, если в конкретном регионе за ним закреплено несколько касс) должны быть оформлены распорядительным документом (внутреннее положение банка по контролю за кассовыми операциями и (или) должностные инструкции руководителей кассовых подразделений).
Резюмируя, можно заметить, что обозначенные выше составляющие внутреннего контроля кассовых операций могут и должны применяться в комплексе и дополнять друг друга. Безусловно, в каждом банке в зависимости от его особенностей акценты будут смещаться в ту или иную сторону, например в небольшом банке, исходя из масштабов бизнеса, создание департамента (управления) кассовых операций может быть и не нужно, в некоторых банках регулирование кассовой работы может быть полностью или частично децентрализованным (например, по региональному признаку) и при этом эффективным.
В настоящей статье подробно рассматриваются вопросы осуществления контроля за состоянием кассовой работы подразделениями второго типа - профильным подразделением центрального офиса банка, осуществляющим функциональное руководство организацией кассовой работы в целом по банку - контрольных мероприятий, входящих в комплексную систему построения и организации кассовой работы, являющихся функциями данного подразделения.

 

Цели проведения мероприятий по контролю за состоянием кассовой работы

 

Применительно к организации кассовой работы в кредитной организации можно конкретизировать цели мероприятий по контролю за состоянием кассовой работы:
- оценка соответствия осуществляемых кассовыми подразделениями кассовых операций законодательству Российской Федерации, нормативным актам Банка России и внутренним распорядительным документам кредитной организации;
- оценка соблюдения подразделениями кредитной организации требований, предусмотренных нормативными актами Банка России и внутренними распорядительными документами кредитной организации по обеспечению сохранности наличных денег и других ценностей;
- оценка достаточности и эффективности мероприятий по обеспечению сохранности денежной наличности и других ценностей в подразделениях кредитной организации при осуществлении кассовых операций;
- подтверждение достоверности отражения операций с денежной наличностью и другими ценностями в бухгалтерском учете;
- выявление других недостатков в организации кассовой работы и ведении операций с денежной наличностью и другими ценностями, отрицательно сказывающихся на финансовом положении кредитной организации или причиняющих кредитной организации материальный ущерб (по сути - мониторинг рисков);
- прогнозирование развития ситуации в том или ином аспекте организации работы кассовых подразделений, определение основных трендов;
- выработка мер, направленных на предупреждение и недопущение в дальнейшем недостатков в организации кассовой работы в подразделениях кредитной организации (минимизация рисков).
Можно выделить три типа рисков, которые могут быть минимизированы при помощи мероприятий по контролю за состоянием кассовой работы.
1. Риск потери деловой репутации, который на данном направлении включает в себя убытки/недополучение прибыли и отток клиентов/средств клиентов вследствие снижения качества их обслуживания, обусловленного недостаточно ответственным подходом со стороны персонала линейных подразделений к выполнению процедур по кассовой работе (халатность и, как следствие, увеличение времени/снижение качества обслуживания и удовлетворенности клиента работой кассы).
2. Операционный риск, который на данном направлении включает в себя убытки/снижение эффективности реализации банковских продуктов в результате:
- нарушения технологических процессов, процедур сотрудниками банка вследствие непреднамеренных или умышленных действий или бездействия (в т.ч. прямого хищения денежных средств в наличной или безналичной форме или иных способов мошенничества);
- недостаточности функциональных возможностей (характеристик) или неполного/неправильного применения программного обеспечения, а также в результате воздействия внешних событий при отсутствии алгоритма действий в случае наступления таковых;
- увеличения ненужного документооборота, трудозатрат персонала.
3. Правовой (регуляторный) риск, который на данном направлении включает в себя штрафные санкции или иные меры воздействия вследствие:
- несоблюдения требований надзорных органов;
- несоблюдения законодательства по противодействию легализации доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;
- несвоевременного или неверного представления отчетности, связанной с совершением кассовых операций;
- несоблюдения кредитной организацией требований нормативных правовых актов и заключенных договоров;
- невозможности взыскания причитающихся по заключенным договорам денежных средств вследствие неверно оформленных договорных отношений (в т.ч. по договорам материальной ответственности, заключенным с кассовыми работниками);
- несоответствия существующей внутренней нормативной базы требованиям законодательства и Банка России.

 

Методология контроля за состоянием кассовой работы

 

Для достижения максимальной эффективности контрольных мероприятий кредитной организации целесообразно разработать и утвердить методики проведения этих мероприятий. Необходимость наличия в банке внутренней процедуры по осуществлению контроля за состоянием кассовой работы определена Положением N 318-П - в соответствии с п. 19.12 указанного Положения порядок и периодичность проверок порядка ведения кассовых операций определяются кредитной организацией.
Степень детализации указанных выше методик может быть различной - это может быть пошаговая регламентация процесса проверки, может быть общее положение о порядке внутреннего контроля за состоянием кассовой работы, устанавливающее основные принципы проведения контрольных мероприятий.
Для подразделений внутреннего аудита целесообразна более подробная методология проведения контрольно-ревизионных мероприятий, поскольку это является основной функцией данных подразделений, распространяющейся на все сферы деятельности банка, а не только на кассу.
Для подразделения, осуществляющего функциональное руководство кассовыми подразделениями банка, допустима меньшая детализация контрольных методик.
Во внутреннем документе по организации контроля за состоянием кассовой работы обязательно должны быть определены:
- цели и задачи контроля за состоянием кассовой работы применительно к условиям конкретного банка;
- механизмы контроля (мероприятия, проводимые в рамках контроля за состоянием кассовой работы), принципы их планирования и осуществления;
- вопросы, подлежащие проверке;
- права и обязанности проверяющих.
Дополнительно, в качестве детализирующих норм, в регламент по организации контроля за состоянием кассовой работы могут быть включены следующие вопросы:
- принципы и порядок формирования рабочих групп проверяющих;
- порядок разработки программ проверок;
- действия проверяющих в период проверки (этика и методы общения с проверяемым подразделением, виды и порядок применения контрольных процедур, порядок запроса документов и т.д.);
- пошаговая детализация процесса оформления результатов проверок;
- работа с разногласиями в процессе оформления и согласования результатов проверок.
Далее мы рассмотрим эти компоненты подробнее в рамках функционала подразделения, в ведении которого находятся вопросы организации работы с ценностями в целом по банку (при отсутствии такого подразделения описанные ниже положения с успехом могут распределяться между другими подразделениями банка).

 

Цели и задачи

 

Как уже отмечалось ранее, в общем случае в долгосрочной перспективе целями контроля за состоянием кассовой работы являются обеспечение максимальной эффективности работы с ценностями и минимизация операционных, регуляторных и финансовых рисков вследствие нарушения кассовыми и иными работниками банка требований законодательства РФ, нормативных актов Банка России, внутренних распорядительных документов банка.
В зависимости от условий конкретного банка (направление развития, наличие развитой сети отделений, степень автоматизации работы с ценностями, степень детализированности кассовых процессов и т.д.) акценты процесса контроля за состоянием кассовой работы могут смещаться в ту или иную область (конкретные области, участки контроля будут рассмотрены далее). Соответственно, и конечная цель в краткосрочной и среднесрочной перспективе будет различна (например, повысить производительность кассового центра, снизить количество операционных ошибок в филиалах, обеспечить минимизацию сбоев банкоматов и т.д.).
Аналогично в общем случае в долгосрочной перспективе для достижения вышеуказанной цели можно выделить следующие задачи, стоящие перед подразделением, контролирующим кассовые операции:
- оценка соответствия осуществляемых подразделениями операций с денежной наличностью и другими ценностями законодательству РФ, нормативным актам Банка России и внутренним распорядительным документам кредитной организации;
- оценка достаточности и эффективности мероприятий по обеспечению сохранности денежной наличности и других ценностей в подразделениях при осуществлении операций с денежной наличностью и другими ценностями;
- оценка достоверности отражения операций с денежной наличностью и другими ценностями в бухгалтерском учете;
- анализ и обработка показателей внутренней отчетности;
- анализ смежных процедур или документов, поступающих от смежных подразделений, затрагивающих вопросы работы с ценностями, контрольно-согласующие функции и при необходимости подготовка замечаний или предложений;
- выявление рисков в организации и ведении работы с денежной наличностью и другими ценностями, отрицательно сказывающихся на финансовом положении кредитной организации или причиняющих кредитной организации материальный ущерб;
- выработка мер, направленных на предупреждение и недопущение в дальнейшем недостатков в организации работы с денежной наличностью и другими ценностями в подразделениях кредитной организации;
- контроль устранения выявленных недостатков.

 

Механизмы и формы контроля за состоянием кассовой работы

 

В качестве основных механизмов (форм) контроля за состоянием кассовой работы можно выделить следующие:
- выездные проверки силами подразделения-контролера с целью оценки состояния кассовой работы в конкретном подразделении на месте. Ценность выездной проверки состоит в возможности наблюдения за реальной работой кассы в динамике и выявления чреватых риском ситуаций либо отклонений от утвержденных процедур в момент их возникновения, что далеко не всегда возможно в случае, если оценка работы кассового подразделения производится только путем анализа документации;
- организацию оперативного контроля за состоянием кассовой работы в подразделениях со стороны руководителей кассовых подразделений на местах (начальников отделов кассовых операций/кассового обслуживания, заведующих кассой и т.д.) в соответствии с их функционалом, определенным в должностных обязанностях либо распорядительных документах банка/филиала. При этом следует принимать во внимание, что, если какие-либо меры по усилению контроля за тем или иным участком кассовой работы определены в распорядительном документе по банку, такие документы нужно периодически обновлять: при динамичном развитии банка изменения в его структуре, а также в кадровом составе линейных подразделений и большое количество поступающей из головного офиса информации (новые продукты, приказы, отчетность и т.д.) могут привести к тому, что либо данные приказы/распоряжения будут забываться, либо новые сотрудники могут быть не проинформированы уходящими сотрудниками об этих приказах. И если данный оперативный, так называемый низовой, контроль не сопровождается составлением какой-либо отчетности, направляемой в головной офис (департамент/управление кассовых операций), эффективность таких контрольных мер через год и более после выхода распорядительного документа об их осуществлении может быть крайне низка;
- удаленный контроль, который осуществляется программным путем либо путем адресных запросов необходимой информации или документации. Для обеспечения эффективности такого механизма контроля за состоянием кассовой работы порядок формирования запросов, взаимодействия подразделений банка при работе по этим запросам должен быть определен в распорядительном документе по банку;
- внутреннюю отчетность - вид удаленного контроля, заключающийся в предоставлении информации по форме, в порядке и сроки, установленные распорядительными документами кредитной организации;
- мероприятия контрольно-согласующего характера (система согласования, распределения полномочий и количественных ограничений) в рамках взаимодействия профильного подразделения головного банка с линейными подразделениями (в т.ч. с региональными) по вопросам, относящимся к компетенции указанного профильного подразделения;
- материальный (физический) контроль сохранности денежной наличности и других ценностей, осуществляемый путем проверок ограничений доступа к ценностям, охраны и оборудования помещений для совершения операций с ценностями, проверки соответствия фактического наличия ценностей учетным данным (ревизии), разделения ответственности за сохранность ценностей. Данная форма контроля обязательно должна включаться банком в процедуру внутренних выездных проверок, но может использоваться и отдельно.
Отдельной, хотя и несколько опосредованной, формой контроля за состоянием кассовой работы можно назвать регулирование процесса осуществления операций с денежной наличностью и другими ценностями путем пошаговой регламентации указанных операций во внутренних регламентирующих документах банка. Такое регулирование, конечно, к процессу контроля за состоянием кассовой работы относится очень косвенно, являясь в большей степени элементом системы мероприятий по выстраиванию кассовых процессов. Однако если рассматривать такую регламентацию как одно из действий, производимых по результатам контрольных мероприятий, то данный вопрос может рассматриваться и в рамках нашей статьи.
Контрольные мероприятия по кассе по принципам планирования можно разделить на несколько категорий:
- плановые/внеплановые;
- условно-постоянные;
- комплексные/адресные.
Данная классификация согласуется с описанными выше формами контроля за состоянием кассовой работы следующим образом.
1. Выездные проверки.
На планирование выездных проверок, особенно региональных, влияют следующие прямые факторы:
- наличие предписаний или замечаний со стороны Банка России по выявленным нарушениям кассовой работы и характер этих замечаний;
- наличие недостатков в организации кассовой работы, выявленных подразделениями внутреннего аудита или предыдущими проверками профильного подразделения, и характер этих замечаний;
- полнота и качество устранения нарушений, выявленных предыдущими внешними и внутренними проверками;
- наличие и степень критичности операционных ошибок по данным внутренней отчетности;
- характер запросов по организации кассовой работы, поступающих от данного филиала, по которым можно составить впечатление о понимании руководителем кассы своих задач и функций либо об отношении и внимании к проблемам организации работы кассы руководителя филиала.
И также два косвенных фактора:
- регионально-транспортный (к примеру, "в Анадырь лучше ехать летом");
- временной ("давно не были в данном филиале, надо посмотреть, что там творится"). Практика показывает, что оптимальная частота выездных проверок по кассе для регионального филиала составляет один раз в 2 - 2,5 года. Такая периодичность подходит для среднестатистического филиала, по проблемным филиалам промежутки между проверками необходимо существенно сокращать (вплоть до одного раза в полгода). На степень проблемности филиала в части организации кассовой работы влияют подход руководства филиала, общее внимание к проблемам организации кассовой работы со стороны руководства банка (бюджетирование, автоматизация), степень квалификации и ответственности руководителя кассового подразделения, кассовых работников и т.д.
Для кассовых подразделений, расположенных непосредственно в регионе присутствия профильного подразделения - контролера, частота проверок может быть существенно увеличена в зависимости от размеров сети отделений - от 1 до 3 проверок в год (имеется в виду случай, когда сеть насчитывает от нескольких десятков отделений).
Внеплановая выездная проверка может быть вызвана каким-либо форс-мажорным обстоятельством, приведшим (либо едва не приведшим) к материальным потерям для банка, когда удаленная оперативная организация работы будет неэффективной.
Целью проверки может быть осмотр "кассы вообще" либо же какой-то отдельный аспект кассовой работы, например процедура подкрепления и инкассации банкоматов, работа с внебалансовыми ценностями в кассе и т.д., в зависимости от перечисленных выше факторов.
Подробный разбор каждого участка кассовой работы требует дополнительного исследования и сильно зависит от специфики конкретного банка.
2. Оперативный контроль за работой подведомственных касс со стороны начальника отдела кассовых операций филиала.
Здесь необходимо учитывать подходы к административной структуре кассовых подразделений в рамках одного региона. Если все кассовые работники одного регионального филиала административно входят в один отдел, подчинены одному руководителю, который отвечает за состояние кассовой работы в подведомственных ему кассах, такой оперативный контроль должен существовать. Заключаться он будет в периодических выездах в дополнительные офисы, проверке и поддержании актуальности документов, помещенных на стенде/размещенных в досье кассового подразделения, участии в ревизиях ценностей, проверке сшивов кассовых документов, контроле соблюдения кассирами графика сменности (при посменной работе) и т.д. - словом, в нормальной организации работы плюс поддержании выстроенной работы на должном уровне.
В случае если организационная структура подразделений на конкретной региональной площадке носит матричный характер (в каждом дополнительном офисе свой отдел/сектор кассовых операций, административно подчиненный руководителю дополнительного офиса, и только ему), ответственность за организацию работы кассы и решение всех связанных с ней проблем ложится на руководителя дополнительного офиса и заведующего кассой этого дополнительного офиса.
Оба вида организационной структуры имеют свои плюсы и минусы, не являющиеся предметом нашего исследования. Следует отметить только, что при матричном характере организационной структуры профильное подразделение головного банка должно увеличивать частоту своих проверок данных кассовых подразделений.
3. Удаленный контроль.
Удаленный программный контроль может быть сплошным или выборочным. Сплошной контроль (с учетом ограниченности ресурсов профильного подразделения головного банка) может охватить лишь небольшое количество параметров: например, в программном обеспечении можно реализовать проверку соблюдения кассовыми подразделениями установленных им минимальных и максимальных лимитов по остаткам денежной наличности. Выборочный контроль может заключаться в выборочной проверке (через программное обеспечение или по запросу) оформления кассовых документов, реестров, книг учета ценностей и т.д. Безусловно, в данном случае необходима определенная степень автоматизации.





Статьи по теме: