Главная - Статьи

Компенсация за использование личного автомобиля: бухгалтерский учет и налогообложение

 

Выплата компенсации за использование работником личного автомобиля в служебных целях всегда вызывала немало вопросов. Со вступлением в силу Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (с 01.01.2010) вопросов прибавилось.

Что такое компенсация за использование автомобиля? Каким может быть ее предельный размер? Как отражаются данные выплаты в бухгалтерском и налоговом учете организации? На эти и другие вопросы мы постарались ответить в представленной статье.

 

Трудовое законодательство о компенсации за использование имущества работника

 

Данный вопрос в трудовом законодательстве регулируется ст. 188 ТК РФ. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

 

Документальное оформление выплаты компенсации

 

Как следует из норм трудового законодательства, одно из условий выплаты компенсации за использование автомобиля - указание этого факта в трудовом договоре работника.

Какие еще нужны документы?

Так, судьи ФАС ЗСО в Постановлении от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41) в соответствии со ст. 188 ТК РФ расценили подпись работников на приказах о выплате компенсации как письменное соглашение работника и работодателя. А имеющиеся в материалах дела авансовые отчеты этих работников с приложенными кассовыми чеками определены судом как доказательство фактически понесенных работниками расходов при использовании личного транспорта для служебных поездок.

Нередко налоговые органы при проверках настаивают на том, что работники, использующие личный автомобиль в служебных целях и получающие компенсацию, должны также представлять путевые листы в качестве документального подтверждения использования личного транспорта в служебных целях. Однако судьи в таких ситуациях встают на сторону налогоплательщика. Так, например, судьи ФАС МО в Постановлении от 24.06.2009 N КА-А40/4219-09 указали, что для признания того факта, что поездка осуществлена в служебных целях, наличие оформленного путевого листа не является обязательным условием, при том что возмещение расходов при использовании личного имущества работника предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса РФ, выплаты, производимые работодателем работникам за использование служебных поездок личных легковых автомобилей, являются компенсациями, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

Что касается путевых листов, судьи ФАС ЦО в Постановлении от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 дали более развернутый ответ. Форма 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином, Минэкономики, Минтрансом в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.

Согласно указаниям по применению и заполнению указанной формы она является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю.

Анализируя требования вышеназванных нормативных документов, судьи пришли к выводу, что выписывать путевой лист работнику, использующему личный автотранспорт в служебных целях и не состоящему в должности водителя данной организации, организация не обязана, поскольку путевые листы применяются организациями в целях учета работы принадлежащего им автотранспорта и не предназначены для учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже если эти поездки осуществляются в служебных целях.

В качестве документов, обосновывающих выплаты компенсаций работникам предприятия, судьи ФАС СКО признали приказы, в которых определена ежемесячная сумма выплат с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты труда, а также должностные инструкции работников, из содержания которых следует, что использование автомобиля осуществляется для выполнения работником своих должностных обязанностей (Постановление ФАС СКО от 18.06.2009 по делу N А53-14011/2008-С5-14).

Таким образом, на основании норм законодательства и анализа арбитражной практики, а также с учетом возможных налоговых рисков можно сформировать перечень документов, необходимых для обоснования выплачиваемой сотрудникам компенсации за использование автомобиля:

- трудовой договор с работником, в котором определено, что работнику выплачивается денежная компенсация за использование автомобиля, а также размер данной компенсации, и (или) приказ о назначении работнику компенсации за использование автомобиля;

- должностная инструкция работника с указанием на разъездной характер работы, подразумевающий использование автомобиля;

- документы, подтверждающие право собственности на автомобиль. Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

 

Размер компенсации за использование автомобиля

 

Трудовое законодательство не ограничивает размер выплаты подобной компенсации: размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора.

А вот налоговое законодательство занимает иную позицию. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при расчете налога на прибыль организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов), компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление N 92).

Так, для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно устанавливается норма 1200 руб/мес., свыше 2000 куб. см - 1500 руб/мес.

 

Компенсация за использование автомобиля: все включено

 

Согласно нормам трудового законодательства выплачиваемая работнику компенсация включает:

- использование личного транспорта;

- износ (амортизацию) личного транспорта;

- расходы, связанные с его использованием.

Что включают в себя суммы 1200 руб/мес. и 1500 руб/мес., определенные Постановлением N 92?

Ссылаясь на старинный, но еще действующий документ, судьи ФАС ЦО в Постановлении от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008 разъясняют: согласно пункту 3 Письма Министерства финансов РФ от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации личного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и ремонт).

 

Компенсация за использование автомобиля: порядок налогообложения

 

Налог на прибыль организаций

 

Как мы уже сказали, расходы на выплату компенсаций работникам за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей учитываются при исчислении налога на прибыль организаций в пределах установленных норм.

К сведению. На основании пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ расходы в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей признаются для целей налогообложения прибыли на дату перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) организации.

При этом Минфин акцентирует внимание налогоплательщиков на требованиях ст. 252 НК РФ. Согласно данной статье расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты. Расходы в виде выплаты работникам компенсации за использование личного транспорта могут быть учтены в целях налогообложения прибыли только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями (см., например, Письмо Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Поэтому при исчислении налога на прибыль организаций вопрос документального подтверждения расходов выходит на первый план.

Следует также отметить, что компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля, выплачиваемая работнику за время его нахождения в очередном отпуске или на больничном, то есть за время, когда личный транспорт этого работника фактически не использовался в указанных целях, не может учитываться в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемые доходы. Данные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87. Аналогичное положение содержится в Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок".

Обратите внимание! Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней (Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57).

Кроме того, Минфин акцентирует внимание налогоплательщиков на том, что компенсация должна производиться только в случае, если работник, которому выплачивается компенсация, является собственником автомобиля (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

К сведению. Расходы на компенсацию за использование личного грузового транспорта работника гл. 25 НК РФ не предусмотрены. Однако, по мнению Минфина, учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, не является исчерпывающим, финансисты считают, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного грузового транспорта, поименованного в ст. 188 ТК РФ, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 НК РФ (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).

Пример 1. В трудовом договоре работника аптеки установлено, что ему выплачивается компенсация за использование личного автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см в размере 3000 руб. Кроме того, определено, что работнику возмещаются расходы на ГСМ согласно путевым листам. Каков порядок исчисления налога на прибыль с данных выплат?

Поскольку в целях налога на прибыль расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля принимаются в пределах норм, утвержденных Правительством РФ, учитываться при расчете налога на прибыль будет только сумма 1200 руб. в месяц. Сумма компенсации, превышающая установленный предел в размере 1800 руб. (3000 руб. - 1200 руб.), не будет учитываться в целях налогообложения прибыли.

Так как размер компенсации в сумме 1200 руб. в месяц установлен уже с учетом расходов на ГСМ, суммы ГСМ, возмещаемые работнику на основании путевых листов, при исчислении налога на прибыль не учитываются на основании п. 38 ст. 270 НК РФ.

 

Налог на доходы физических лиц

 

При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 210 НК РФ). Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц всех видов установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Что касается исчисления НДФЛ с сумм компенсаций, выплачиваемых за использование автомобиля работника, в одном из последних разъяснений (Письмо от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47) Минфин высказывает следующую позицию. Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.

Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц согласно п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора. При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов. Впервые такая позиция главного финансового ведомства была представлена в Письме от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387.

До этого позиция Минфина по данному вопросу коренным образом отличалась от представленной выше. Так, например, в Письме от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 финансисты отмечали, что, так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей обложения налогом на доходы физических лиц не предусмотрено, использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением N 92, не будет противоречить положениям п. 3 ст. 217 НК РФ. Таким образом, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением N 92.

 

Компенсация за использование автомобиля и страховые взносы

 

Поскольку страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом N 212-ФЗ, не входят в систему налогов и сборов РФ, представляется целесообразным рассматривать порядок исчисления данных взносов с выплат компенсации за использование автомобиля работникам организации в рамках отдельного раздела статьи.

Разъяснения Минздравсоцразвития по данному вопросу приведены в Письме от 12.03.2010 N 550-19. В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков - лиц, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, занимающимся частной практикой).

Пунктом 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ предусмотрено освобождение от обложения страховыми взносами всех видов установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. "и").

Следовательно, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного транспорта, не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей сотрудника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели).

Таким образом, сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ.

Что касается страховых взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, Минздравсоцразвития сообщает следующее. Федеральным законом от 28.11.2009 N 297-ФЗ установлено, что в 2010 г. и плановый период 2011 и 2012 гг. страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются страхователем в порядке и по тарифам, которые установлены Федеральным законом N 179-ФЗ.

Так, ст. 1 Федерального закона N 179-ФЗ установлены размеры страховых тарифов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в процентном выражении к начисленной оплате труда по всем основаниям (доходу застрахованных).

При этом Правилами начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний установлено, что страховые взносы не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Перечень).

Согласно п. 10 Перечня к указанным выплатам отнесены, в частности, суммы, выплачиваемые в возмещение дополнительных расходов, связанных с выполнением работниками трудовых обязанностей.

Таким образом, с компенсации, выплачиваемой сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, если эти расходы связаны с выполнением работником трудовых обязанностей, и в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и сотрудником организации, не должны производиться отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

 

Компенсация за использование автомобиля:отражаем в бухгалтерском учете

 

Согласно п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы, возникающие у производственной организации при реализации готовой продукции, являются расходами по обычным видам деятельности.

Поскольку работник организации использует личный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, компенсация, выплачиваемая ему, учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля для выполнения служебных обязанностей отражаются в бухгалтерском учете в рассматриваемой ситуации по дебету счета 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетом 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

Расходы на выплату компенсации за использование автомобиля в бухгалтерском учете признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

Вследствие того что налоговым и бухгалтерским законодательством установлены разные моменты признания рассматриваемых расходов, в бухгалтерском учете возникают разницы в соответствии с ПБУ 18/02.

Пример 2. В трудовом договоре бухгалтера Петровой В.В. указано, что для исполнения трудовых обязанностей работник использует личный легковой автомобиль. Петровой В.В. представлены документы, подтверждающие право владения автомобилем. Согласно приказу руководителя аптеки компенсация выплачивается с 01.02.2010 в размере 1200 руб., что соответствует норме, определенной Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.

С 01.05.2010 по 16.05.2010 Петрова В.В. была в отпуске.

Как отразить в бухгалтерском учете аптеки расходы на выплату работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля?

Компенсация за февраль, март и апрель 2010 г. будет выплачена Петровой В.В. в размере 1200 руб. ежемесячно. В мае будет выплачена компенсация без учета времени нахождения Петровой В.В. в отпуске. Компенсация в мае Петровой В.В. положена за 15 дней (период с 17 по 31 мая). Следовательно, ее сумма составит 580,65 руб. ((1200 руб. / 31 дн.) x 15 дн.).

Бухгалтер аптеки сделает следующие проводки:

Содержание хозяйственной операции

Дебет

Кредит

Сумма,
руб.

Ежемесячно с февраля по апрель 2010 г.

Начислена компенсация работнику за
использование личного транспорта

44

73

1200

Выплачена компенсация работнику за
использование личного транспорта

73

50/1

1200

В мае 2010 г.

Начислена компенсация работнику за
использование личного транспорта

44

73

580,65

Выплачена компенсация работнику за
использование личного транспорта

73

50/1

580,65





Статьи по теме: