Главная - Статьи

Комментарий к статье 29 Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете": Хранение документов бухгалтерского учета

В настоящее время документы системы нормативного регулирования бухгалтерского учета и отчетности достаточно жестко регулируют порядок хранения первичных документов (последняя стадия документооборота). В частности, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено следующее:

  • организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет;
  • рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз;
  • первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
  • главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия;
  • ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Мероприятия по обеспечению хранения бухгалтерских документов, обязанности должностных лиц, а также порядок хранения устанавливаются при утверждении учетной политики организации. При этом следует руководствоваться требованиями Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Пунктом 1 ст. 17 упомянутого Закона установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ.
Сейчас продолжает действовать Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988. Также применяются сроки хранения, установленные в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и Перечне типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Для акционерных обществ применяются сроки хранения их документов, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Кроме того, сроки хранения отдельных учетных регистров, используемых в деятельности экономических субъектов, устанавливаются Трудовым, Налоговым кодексами РФ, иными федеральными законами и подзаконными актами.

Одной из наиболее заметных законодательных новаций нового Закона о бухгалтерском учете в части регулирования документооборота является включение в текст отдельных норм Закона упоминаний об электронном документообороте. В п. 2 ст. 29 также имеется соответствующее уточнение, касающееся хранения средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи. Под названными средствами, по-видимому, понимаются сертификаты ключей ЭЦП.

В настоящее время (до 1 июля 2013 г.) правила использования электронной цифровой подписи в электронных документах регулируются нормами Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В части обеспечения сохранности сертификата ключа подписи ст. 12 упомянутого Федерального закона установлены следующие обязанности владельца сертификата:

  • не использовать для электронной цифровой подписи открытые и закрытые ключи электронной цифровой подписи, если ему известно, что эти ключи используются или использовались ранее;
  • хранить в тайне закрытый ключ электронной цифровой подписи;
  • немедленно требовать приостановления действия сертификата ключа подписи при наличии оснований полагать, что тайна закрытого ключа электронной цифровой подписи нарушена.

После 1 июля 2013 г. вступит в силу Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", нормами ст. 10 которого установлены следующие обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей (неквалифицированных и квалифицированных):

  • обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;
  • уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;
  • не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;
  • использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия установленным требованиям.

Кроме того, в п. 4 ст. 12 установлено, что средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или предназначенные для использования в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, подлежат подтверждению соответствия обязательным требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности в соответствии с законодательством РФ. Средства электронной подписи, предназначенные для создания электронных подписей в электронных документах, содержащих информацию ограниченного доступа (в том числе персональные данные), не должны нарушать конфиденциальность такой информации.

Процитированные выше требования необходимо учитывать при формировании учетной политики организации на 2013 г. и при уточнении функциональных обязанностей должностных лиц, применяющих электронные подписи и организующих электронный документооборот.

К оглавлению: Комментарий к Закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете"





Статьи по теме: