Главная - Статьи

Командировочные расходы

Работа организаций не обходится без направления сотрудников в командировки для обучения и участия в научно-практических конференциях и семинарах как на территории РФ, так и за рубежом для заключения договоров поставки лекарств и оформления различных документов, взаимодействия с контрагентами и достижения других целей.

О том, как в 2017 году учесть отдельные расходы, связанные с направлением работника в командировку, при определении базы по налогу на прибыль организаций и при УСНО, читайте в предложенном материале.

Общие правила направления работников в командировку

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

При этом в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы на проезд и наем жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные по согласованию с работодателем (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения данных расходов, связанных со служебными командировками, работникам организаций, не относящихся к бюджетной сфере, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (Письмо Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80039).

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки".

Учет командировочных расходов для целей налогообложения

Если организация применяет общий режим налогообложения, то она учитывает командировочные расходы для целей налогообложения прибыли в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, то есть в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом датой их осуществления признается дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если организация применяет УСНО с объектом налогообложения "доходы минус расходы", то она вправе учесть затраты на командировки работников на основании пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом указанные расходы принимаются в порядке, установленном для исчисления налога на прибыль ст. 264 НК РФ. Важной особенностью учета командировочных расходов при УСНО является то, что все затраты должны быть фактически оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Это означает, что учесть командировочные расходы при УСНО можно только после утверждения авансового отчета работника и выдачи ему денежных сумм в случае наличия перерасхода.

В остальном порядок учета командировочных расходов при применении общего режима налогообложения и при УСНО совпадает.

Важным общим условием принятия данных расходов для целей налогообложения является их соответствие критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ: командировочные расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, и документально подтвержденными затратами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

До 2015 года при направлении работника в командировку цель командировки определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем. Кроме того, на основании решения работодателя (приказа, распоряжения) оформлялось командировочное удостоверение, в котором также отражалась цель командировки. Сегодня эти документы не являются обязательными. Соответственно, цель командировки может быть прописана в решении работодателя, которое будет подтверждать производственный характер командировки и ее целесообразность.

Таким образом, к командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ. При выполнении данных требований расходы, понесенные работником в служебной командировке, учитываются для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 16.01.2017 N 03-04-06/1224).

Говоря о необходимости подтверждения обоснованности расходов на командировки, также отметим, что НК РФ не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих их производственный характер (Письмо Минфина России от 21.01.2016 N 03-03-06/2034).

Далее мы исходим из того, что командировочные расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Рассмотрим отдельные виды командировочных расходов и особенности их оформления, которые вызывают наибольшее количество вопросов у налогоплательщиков в 2016 - 2017 годах.

Сервисные услуги, предоставляемые в вагонах повышенной комфортности и включенные в стоимость проезда

Сегодня уже не редкость предоставление перевозчиками дополнительных сервисных услуг, стоимость которых включается в оплату проездных билетов. Особенно эта практика распространена на железнодорожном транспорте и удобна для командированных работников.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 10.01.2003 N 18-ФЗ "Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации" Постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 N 111 утверждены Правила оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, на основании п. 33 которых в поезде дальнего следования, имеющем в составе вагоны повышенной комфортности, пассажиру предоставляется платное сервисное обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда. Согласно данной норме порядок предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, устанавливается Минтрансом, а состав комплекса услуг определяется перевозчиком.

В силу п. 3 Порядка предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, утвержденного Приказом Минтранса России от 09.07.2007 N 89, при приобретении проездного документа (билета) пассажиром оплачивается стоимость проезда, в состав которой включается стоимость услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности. В связи с вышесказанным возникает вопрос о том, можно ли учесть для целей налогообложения прибыли стоимость дополнительных сервисных услуг, включенных в цену проездного документа.

Перевозчики для проезда в вагонах повышенной комфортности в стоимость железнодорожных билетов включают стоимость дополнительных сервисных услуг: набора питания, предметов первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию.

Поскольку стоимость дополнительных сервисных услуг формирует единую стоимость услуги по проезду по железной дороге, по мнению финансистов, для целей налогообложения прибыли стоимость железнодорожного билета может быть учтена полностью, включая стоимость дополнительных сервисных услуг (Письма Минфина России от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34149, от 16.06.2017 N 03-03-РЗ/37488).

Отметим, что если организация является плательщиком НДС, то сумма налога, предъявленная в отношении дополнительных сборов и сервисных услуг, в случае если стоимость этих сборов и услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, вычету не подлежит. Это связано с тем, что в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения), принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль, но при этом вычеты сумм НДС, предъявленные в отношении услуг по предоставлению питания, данным пунктом не предусмотрены.

Суммы оплаты работодателем командированным сотрудникам стоимости проезда в вагонах повышенной комфортности с включенной в нее стоимостью сервисных услуг, предоставляемых в таких вагонах, освобождаются от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Документальное подтверждение командировочных расходов на приобретение электронного билета

Электронные билеты на поезд или самолет получили широкое распространение в том числе у командированных лиц. А бухгалтеры задаются вопросом: каким документом подтвердить командировочные расходы на проезд в этой ситуации?

При подтверждении расходов работники представляют в бухгалтерию распечатки электронных железнодорожных билетов и распечатки электронных авиабилетов с посадочными талонами. К электронным железнодорожным билетам дополнительные документы не представляются, а к электронным авиабилетам дополнительно нужен посадочный талон. Является ли посадочный талон в данном случае обязательным?

В Письме Минфина России от 09.01.2017 N 03-03-06/1/80056 разъяснено, что посадочный талон - неотъемлемый документ при регистрации на рейс: в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки считается не только маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета), но и посадочный талон.

В обоснование приведенной позиции финансисты указывают, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 "Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации" маршрут-квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.

На основании п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 N 82 "Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей" при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может отражаться другая информация.

При этом в Письме от 06.06.2017 N 03-03-06/1/35214 финансисты пошли дальше и отметили, что посадочный талон, в том числе электронный, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, таким реквизитом является штамп о досмотре. При отсутствии его на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

Но каким именно иным способом подтверждать факт полета на самолете, финансисты не оговорили, поэтому, например, можно взять некую справку в авиакомпании о том, что гражданин летел данным рейсом.

Именно такой вариант предлагали финансисты еще в Письме от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, отвечая на вопрос о том, что делать, если посадочный талон утерян: в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли.

При отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов.

Из приведенных разъяснений можно сделать вывод о том, что электронные билеты на проезд должны быть документально оформлены соответствующим образом в бумажном варианте. Иначе данные расходы нельзя принять к учету.

Подтверждающие документы при оплате командировочных расходов банковской картой

Хотя переход на оплату банковскими картами начался не вчера, у бухгалтеров все еще вызывает вопросы подтверждение для целей налога на прибыль командировочных расходов, оплаченных банковской картой.

Банковская карта принадлежит работнику. Согласно п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" при совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции.

Соответственно, документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет считаться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (Письма Минфина России от 06.04.2015 N 03-03-06/2/19106, от 10.07.2015 N 03-03-06/39749, от 24.06.2016 N 03-03-06/1/36877).

Банковская карта принадлежит иному лицу. На практике встречаются ситуации, когда командировочные расходы оплачены банковской картой, которая принадлежит иному лицу, а не командированному работнику. Можно ли при наличии документов на оплату в этом случае принять командировочные расходы к учету?

Как ни странно, ни финансисты, ни налоговики не имеют ничего против этого (Письма Минфина России от 13.12.2011 N 03-03-07/60, ФНС России от 22.06.2011 N ЕД-4-3/9876). Одним из условий возмещения работодателем командировочных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанцию электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется. Соответственно, в рассматриваемом случае подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

Расходы на такси

Такси уже давно перестало быть предметом роскоши, поэтому командированные работники широко пользуются им. Представители Минфина как минимум последние десять лет разъясняют, что расходы на проезд работника на такси при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы могут быть включены в состав прочих расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, при условии их документального подтверждения и экономической целесообразности (Письмо Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48).

Не изменилась данная позиция и в 2017 году: расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии обоснованности (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

Таким образом, если работник в командировке воспользовался услугами такси, то данные расходы учитываются для целей определения налога на прибыль. Но важно следующее: расходы на такси должны быть документально подтверждены.

Пунктом 5.1 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (Утверждено Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359) установлено, что документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (Утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112) (далее - Правила).

Согласно п. 111 Правил в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности (БСО). Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в Приложении 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме БСО, которая должна содержать установленные реквизиты.

Соответственно, при наличии подтверждающих документов расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Об этом финансисты напоминали и ранее (Письма от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183, от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).

* * *

Подведем итог.

В общем и целом порядок учета командировочных расходов в 2017 году принципиально не изменился. Рассмотрев особенности учета отдельных видов командировочных расходов, отметим следующие моменты:

  • стоимость железнодорожного билета может быть учтена в расходах полностью, включая стоимость дополнительных сервисных услуг;
  • если авиабилет приобретен в электронной форме, то для целей налогообложения документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только маршрут-квитанция электронного документа (авиабилета), но и посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон. При этом посадочный талон должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки, которым, как правило, является штамп о досмотре;
  • если работник оплачивает командировочные расходы банковской картой, то документ по операциям с использованием платежной карты считается основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершения. Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица и иное лицо подтверждает возврат средств, то данные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли;
  • расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, в случае оформления документами, соответствующими требованиям действующего законодательства, при условии их обоснованности.

Август 2017 г.





Статьи по теме: