Главная - Документы

Командировка: оформление документов, подтверждение расходов

Каждый бухгалтер не понаслышке знает, что значит отправить работника в командировку. Хлопоты, хлопоты, хлопоты… Надо заказать билеты, снять гостиницу, выплатить суточные и т. д. И одними чеками, билетами, квитанциями здесь не обойтись. Самой организации нужно оформить много внутренних документов, к которым, например, относятся приказ руководителя, командировочное удостоверение, авансовый отчет. Список документов довольно существенный, и важно ничего не упустить, чтобы без рисков списать расходы и избежать претензий со стороны контролеров. И вот недавно в Интернете появились письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1, в которых чиновники как раз рассказали о том, какие документы понадобятся при оформлении работника в командировку. Мы предлагаем вам ознакомиться с содержанием этих писем.

Перед отъездом сотрудника в командировку оформите служебное задание, приказ и командировочное удостоверение

До 1 января 2013 года документы для направления работника в командировку оформлялись по унифицированным формам, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Сегодня это постановление продолжает действовать. Но брать из него формы уже не обязательно – «первичку» теперь организации могут разрабатывать самостоятельно или дорабатывать с помощью компьютера формы Госкомстата с учетом своих потребностей.
Далее для удобства мы будет ссылаться на утвержденные Госкомстатом формы. А вы уже сами решайте, использовать именно их или разработать свои.

Итак, самый первый документ, который нужно оформить для командировки, – служебное задание (форма № Т-10а). Это документ, в котором кратко изложены планы на будущую командировку. И составляется он в два этапа. Еще до командировки в него записывают должность и ФИО командированного работника, место назначения, даты отправления и возвращения, а также цель командировки (заключить контракт, провести семинар, проинспектировать подразделение и т. д.).

А уже после возвращения в этом же служебном задании нужно будет написать отчет о выполнении задания.
На основании составленного таким образом служебного задания руководитель организации издает приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9а). В нем так же, как и в служебном задании, указывается ФИО и должность работника, место назначения и срок командировки.

Ну и еще один важный документ – это командировочное удостоверение (форма № Т-10). По прибытии в место назначения на этом документе работник должен будет поставить отметку о времени прибытия и выбытия. И благодаря этому компания в дальнейшем сможет списать расходы на командировку. Кстати, при зарубежных поездках число дней командировки можно посчитать по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы. Так что при загранкомандировках выписать командировочное удостоверение не нужно (кроме командировок в страны СНГ, при поездках в которые отметки в паспорте не ставятся).

Совет. Как оформить командировочное удостоверение, если пунктов назначения несколько
Нередко сотрудник командируется в несколько точек назначения. Например, приезжает сначала в одно место, а затем, не возвращаясь в родной город, едет сразу по другому адресу, чтобы не терять времени. Такой подход вполне законен. Но бухгалтерия может столкнуться с определенными сложностями. Ведь в действующей форме командировочного удостоверения (№ Т-10) указан только один пункт назначения.
Решить проблему можно двумя способами. Первый – выписать несколько командировочных удостоверений, в каждом из которых указать свой пункт назначения. И второй – доработать на компьютере форму № Т-10, предусмотрев в ней несколько пунктов назначения (см. образец). Тогда достаточно будет выписать только одно удостоверение. Возможность доработки формы № Т-10 под нужды организации Минтруд подтвердил в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Факт выезда сотрудника в командировку зафиксируйте в специальном журнале и табеле учета рабочего времени

Как только сотрудник уедет в командировку, этот факт нужно зафиксировать в специальных документах. Ведь, например, за дни командировки выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). И бухгалтерия должна знать, сколько дней сотрудник отсутствовал на работе.

Прежде всего факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников. Форма этого документа установлена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н. И заполнить его несложно. В нем указываются ФИО сотрудника, реквизиты командировочного удостоверения, наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

А вот дни командировки нужно отмечать в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). Отсутствие работника по причине командировки обозначается кодом К. При этом количество отработанных часов указывать не нужно.

Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, то такой день в табеле нужно показать сразу двумя кодами – К и РВ. Это будет означать, что сотрудник трудился в командировке в выходной день.

Указывать количество часов, отработанных в такой день, нужно, если работодатель давал указание о продолжительности работы в выходной день. Понятно, что платить за работу в такие дни нужно по двойным тарифам (ст. 153 ТК РФ).

После возвращения сотрудника получите от него документы, подтверждающие расходы

После того как работник вернулся из командировки, он должен, как мы уже сказали ранее, дополнить служебное задание отчетом о проделанной работе. И составить вместе с бухгалтером авансовый отчет о потраченных в командировке суммах (форма № АО-1). В документе указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки.

К отчету нужно обязательно приложить подтверждающие документы (чеки, договоры, квитанции, транспортные документы и др.). Далее работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет вместе со служебным заданием и командировочным удостоверением. И на основании этого комплекта документов произведенные расходы на командировку можно будет отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Обратите внимание!
1. Перед тем как направить сотрудника в командировку, оформите служебное задание, приказ о направлении работника в командировку, командировочное удостоверение. 2. Формы можно взять из приказа Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или разработать свои.
3. Факт выбытия из командировки нужно зафиксировать в журнале учета командированных сотрудников и табеле учета рабочего времени.
4. После возвращения из командировки работник с помощью бухгалтера составляет авансовый отчет, прикладывает к нему чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы на командировку, а также служебное задание и командировочное удостоверение.

Июнь 2013 г.





Документы по теме: