Главная - Документы

Командировка: документальное оформление и подтверждение расходов

Командировка оформляется документально

Понятие служебной командировки установлено статьей 166 Трудового кодекса РФ. Это поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Решение о направлении специалиста в командировку принимает руководитель предприятия.

Порядок направления работников в служебные командировки как на территорию Российской Федерации, так и на территории иностранных государств регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 . Формы первичной учетной документации утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Предприятие также может разработать собственные формы первичных документов, поскольку после вступления в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предприятие не обязано применять унифицированные формы первичных документов. Такое же мнение высказал и Роструд в письмах от 9 января 2013 г. № 2-ТЗ , от 23 января 2013 г. № ПГ/10659-6-1. Тем не менее Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291 отметил, что при направлении работника в служебную командировку соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России № 1 . Роструд в письме от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму № Т-10 . Если предприятие решило использовать унифицированные формы первичных учетных документов, их также должен утвердить руководитель предприятия локальным нормативным актом, например приказом об учетной политике ( ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ ).

Оформляется служебное задание

Прежде всего при направлении работника в командировку оформляется служебное задание. Оно утверждается руководителем предприятия ( п. 6 постановления Правительства РФ № 749 ). Для составления служебного задания предусмотрена унифицированная форма № Т-10а , утвержденная постановлением Госкомстата России № 1 . В этом документе указываются цель командировки, дата ее начала и окончания. Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый специалист, и руководитель предприятия. По возвращении из командировки в соответствующей графе работник указывает, какую работу он, находясь в командировке, выполнил. А руководитель структурного подразделения пишет заключение о выполнении задания.

Командировка назначается приказом

Поскольку служебная командировка – это поездка по распоряжению работодателя ( ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ ), такое распоряжение оформляется в виде приказа по предприятию. Он составляется по унифицированной форме № Т-9 (ф. № Т-9а – в случае когда командируется группа работников). В этом документе нужно указать наименование предприятия в соответствии с учредительными документами. В него вносятся фамилия, имя, отчество командируемого, его должность и структурное подразделение, в котором он числится. Указываются страна, город и предприятие, в которое командируется специалист. Там также нужно кратко указать суть командировочного задания и сделать ссылку на документ, на основании которого работник направляется в командировку. Обычно это служебное задание. Приказ доводится до сведения работника под подпись.

Командировочное удостоверение оформляется не всегда

Еще одним документом является командировочное удостоверение. Оно оформляется по форме № Т-10 в одном экземпляре и подписывается руководителем. Этот документ находится у работника в течение всего срока командировки и подтверждает срок пребывания в месте назначения. Для этого в него вносятся отметки о дате приезда и дате выезда. Они заверяются подписью полномочного должностного лица предприятия, в которое прибыл командированный, и печатью. В случаях если нужно прибыть в разные населенные пункты, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждом из предприятий, в которые прибыл работник.

В случае невозможности проставить отметки о прибытии и выбытии факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден другими документами ( письмо Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7 ):

  • приказом о направлении работника в командировку;
  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;
  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Командировочное удостоверение оформляется во всех случаях, когда командировка предстоит в пределах Российской Федерации.

При направлении работника в командировку за пределы территории РФ командировочное удостоверение не оформляется. Исключение – случаи, когда командировка предстоит в государство – участник СНГ, с которым заключены межправительственные соглашения, позволяющие в документах для въезда и выезда не делать отметки о пересечении государственной границы ( п. 15 постановления Правительства РФ № 749 ).

Работник должен представить отчет

Работник по возвращении из командировки обязан в течение трех рабочих дней составить авансовый отчет об израсходованных суммах и рассчитаться по выданному ему перед отъездом денежному авансу ( п. 26 постановления Правительства РФ № 749 ). Его унифицированная форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 . К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения, расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и о других расходах, связанных с командировкой. Авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов сдается в бухгалтерию на проверку, по окончании которой он утверждается руководителем предприятия.

Оправдательными документами могут быть проездные билеты, счета за проживание. В частности, как оправдание затрат на проживание в гостинице может быть приложен бланк строгой отчетности. Такой бланк организация может разработать самостоятельно. На это указал Минфин России в информационном письме от 22 августа 2008 г.

Предусмотрены и другие документы

Кроме указанных Минздравсоцразвития России приказом от 11 сентября 2009 г. № 739н утвердило документы, которые могут применяться для учета командированных работников:

  • форму журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки ( приложение № 2 );
  • форму журнала учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы ( приложение № 3 ).

Кроме этого в приложении № 1 утвержден порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки. Отсутствие на предприятии журналов регистрации командировок может повлечь административную ответственность по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях в виде штрафа:

  • от 1 тыс. до 5 тыс. руб. – для руководителя предприятия или должностного лица, ответственного за организацию кадрового документооборота;
  • от 30 тыс. до 50 тыс. руб. – для организаций.

Работнику должны возместить расходы

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещаются расходы, связанные с командировкой. Возмещаются, в частности ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ):

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • другие затраты, совершенные с разрешения или ведома руководителя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом). В настоящее время на законодательном уровне не определены минимальные и максимальные размеры расходов, которые может установить предприятие. Но помните, что, согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, в облагаемый НДФЛ доход не включаются суточные в сумме не более:

  • 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • 2500 руб. в день за границей.

Также отметим, что во время нахождения в командировке работники подчиняются режиму рабочего времени и времени отдыха на предприятии, в которое они командированы. Если специалист привлекается к работе в выходные и праздничные дни, его труд оплачивается не менее чем в двойном размере ( ст. 153 Трудового кодекса РФ ).

Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться коллективным договором, приказом по предприятию или трудовым договором.

По желанию работника ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

В отношении расходов по найму жилых помещений в книге покупок вместо счетов-фактур могут регистрироваться бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость ( письмо Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-07-11/28554 ).

Если для проезда был куплен электронный билет, то документами, подтверждающими поездку, будут:

  • квитанция электронного билета;
  • посадочный талон или контрольный купон. Последний, называемый иначе выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте, может быть получен в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети ( письмо Минфина России от 29 августа 2013 г. № 03-03-07/35554 ).

Сентябрь 2013 г.





Документы по теме: