Главная - Статьи

Как учесть стоимость билетов на электричку для работников

 

Учет расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно всегда вызывает вопросы у бухгалтеров. Итак, конкретная ситуация. В коллективном договоре закреплена обязанность работодателя обеспечивать иногородних работников месячными абонементными билетами для проезда к месту работы железнодорожным транспортом пригородного сообщения. Для этого организация централизованно закупает абонементные проездные билеты.

При продаже проездных билетов транспортная компания выдает организации акт приема-передачи проездных билетов, счет-фактуру и акт приема-передачи оказанных услуг по перевозке. Причем все эти документы передаются еще до начала месяца, на который приобретаются проездные билеты.

И у организации возникли вопросы: как отразить в бухгалтерском учете приобретение и передачу сотрудникам этих билетов, как квалифицировать этот расход в бухгалтерском и налоговом учете, надо ли начислять "зарплатные налоги" со стоимости проездного билета, выданного работнику? Что ж, действительно, есть о чем задуматься.

 

Для прибыли проездные билеты - расходы на оплату труда

 

Чтобы понять, как квалифицировать затраты на приобретение проездных билетов для целей налогообложения, обратимся к перечню "прибыльных" расходов. И увидим, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть в двух случаях (Пункт 26 ст. 270 НК РФ; Письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976):

(или) когда доставка вызвана технологическими особенностями производства. Например, организация расположена в таком месте, что до нее не ходит общественный транспорт, либо у организации многосменный режим работы, при котором действующее расписание движения общественного транспорта не позволяет работникам прибыть к началу смены вовремя (или уехать домой после окончания смены);

(или) когда доставка предусмотрена трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В нашей ситуации работники могут сами добираться до работы и обратно на общественном транспорте (на электричке). Поэтому нельзя сказать, что доставка работников обусловлена технологическими особенностями производства.

Но обязанность по приобретению проездных билетов для работников зафиксирована в коллективном договоре. Значит, учесть в "прибыльных" расходах затраты на доставку можно только по второму основанию (Пункт 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ). С этим согласен и Минфин.

Из авторитетных источников

Буланцева Валентина Александровна, начальник отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, заслуженный экономист Российской Федерации

"Если обязанность работодателя обеспечивать иногородних работников месячными абонементными билетами зафиксирована в коллективном договоре, эти расходы на основании п. 25 ст. 255 НК РФ можно учесть при исчислении налога на прибыль как расходы на оплату труда в качестве натуральной оплаты труда".

Включать в "прибыльные" расходы стоимость проездных билетов вы должны вместе с НДС или без налога в зависимости от того, какой вариант учета НДС вы выберете (подробнее см. раздел про НДС). При этом стоимость проездных билетов надо отражать как расходы на оплату труда на дату выдачи билетов работникам (например, в последний день месяца). В этом случае дата, указанная в выданном перевозчиком акте оказания услуг, значения не имеет.

В то же время имейте в виду, что иногда налоговики при выездной проверке исключают из расходов затраты на доставку. По их мнению, эти затраты можно включить в налоговые расходы только при соблюдении обоих вышеупомянутых условий. Если вам не удастся убедить налоговиков, что это не так, и дело дойдет до суда, то знайте: суды на вашей стороне. Они считают, что это два совершенно самостоятельных и никак не связанных между собой условия (Постановления ФАС МО от 30.11.2009 N КА-А40/12738-09, от 08.10.2008 N КА-А40/8061-08; ФАС ПО от 13.03.2008 по делу N А55-8279/07; ФАС УО от 17.12.2007 N Ф09-10398/07-С3).

 

Если выплаты персонифицированы, начислите "зарплатные налоги"

 

В нашем случае проездные абонементные билеты на месяц покупают только тем работникам, которые проживают за городом, маршрут зависит от места жительства работника. А значит, определить доход каждого работника можно.

Хотя затраты на приобретение проездных билетов и учитываются в прибыли как расходы на оплату труда, по своей сути это не зарплата работников (Статья 129 ТК РФ, ст. 41 НК РФ).

Кто-то может подумать, что раз организация за свой счет покупает для работников проездные билеты, то для них это - компенсация. Но это не так. Ведь компенсация это денежная выплата, цель которой - возместить работнику затраты, связанные с исполнением им трудовых или иных обязанностей. Но (!) только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (Статья 164 ТК РФ). Поскольку ни ТК РФ, ни федеральными законами не предусмотрена обязанность организации приобретать для работников проездные билеты на общественный транспорт, то оплату стоимости проездных билетов нельзя считать компенсацией.

Поскольку обязанность приобретать проездные билеты для сотрудников предусмотрена коллективным договором, то это можно расценить как составляющую соцпакета, предоставляемого работникам. Таким образом, для НДФЛ оплаченная стоимость проездного билета (с учетом НДС) - это доход работника, полученный в натуральной форме, который облагается налогом по ставке 13% (Статьи 41, 209, п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). С этим согласны и Минфин, и налоговые органы ( Статья 217 НК РФ; Письмо Минфина России от 17.08.2007 N 03-04-06-02/152; п. 2 Письма Минфина России от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247).

Для страховых взносов во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС) и взносов "на травматизм" объект - это выплаты, начисленные в пользу работников по трудовым договорам (Часть 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."; п. 3 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; п. 3 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). А поскольку оплата проездных билетов производится в рамках трудовых отношений и не входит в перечень необлагаемых выплат, то со стоимости проезда (с учетом НДС) придется начислить страховые взносы и взносы "на травматизм" (Часть 1 ст. 8, ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; Письмо Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 N 647-19; Письмо ФСС РФ от 15.02.2010 N 02-03-09/08-147П; ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; п. 4 Правил; Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ, утв. Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

При этом НДФЛ, страховые взносы и взносы "на травматизм" надо начислять в момент получения работником дохода, а именно на дату передачи ему проездного билета (Подпункт 2 п. 1 ст. 223 НК РФ; ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 3 Правил).

 

Начислять ли НДС при передаче билетов?

 

Однозначного ответа на вопросы, надо ли начислять НДС при передаче билетов сотрудникам и можно ли принимать входной налог к вычету, нет.

Вариант 1. НДС не начисляем, входной налог к вычету не берем

Этот вариант предлагает Минфин России.

Из авторитетных источников

Вихляева Елена Николаевна, советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"В данном случае транспортная организация при оказании услуг по перевозке пассажиров железнодорожным транспортом в пригородном сообщении не использует освобождение от налогообложения (Подпункт 7 п. 2 ст. 149 НК РФ). Предъявленные организации суммы НДС по услугам по перевозке, являющимся расходами организации, по моему мнению, на основании положений ст. ст. 171 и 172 НК РФ к вычету не принимаются.

При передаче работникам проездных билетов объекта налогообложения для начисления НДС не возникает, поскольку организация не оказывает услуги по перевозке пассажиров".

Так как входной НДС принять к вычету нельзя, возникает резонный вопрос: а куда его деть? Вот что нам ответили в Минфине.

Из авторитетных источников

Буланцева В.А., Минфин России

"Поскольку входной НДС к вычету не принимается, полагаю, что при исчислении налога на прибыль в расходах на оплату труда можно учесть всю стоимость проездных билетов вместе с НДС".

Этот вариант хорош тем, что при передаче билета работнику начислять НДС не придется. А входной НДС, хотя и не принимаете к вычету, зато учитываете в "прибыльных" расходах как составную часть стоимости проездных билетов (Подпункт 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).

Вариант 2. НДС не начисляем, но входной налог берем к вычету

Он основан на том, что организация приобретает билеты для себя, чтобы ее работники доехали до места работы. А значит, это расходы именно организации. Поэтому входной НДС, указанный транспортной организацией в счете-фактуре, вы можете принять к вычету (Пункты 1, 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). Начислять НДС при передаче билетов работникам не нужно. Ведь в этом случае нет реализации услуг и нет объекта налогообложения, поскольку хотя это передача для собственных нужд, но стоимость приобретенных билетов относится на "прибыльные" расходы (Подпункт 2 п. 1 ст. 146 НК РФ; Постановление ФАС ВВО от 29.10.2007 по делу N А29-1926/2007).

Однако этот вариант рискованный. Не исключено, что налоговики могут отказать в вычете НДС.

 

Отражаем приобретение проездных билетов в бухучете

 

Так как абонементный проездной билет - это денежный документ, то в бухучете приобретенные билеты надо отражать на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы" (План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). А выдавать билеты работникам можно под роспись по ведомости.

В бухучете оплату проездных билетов (как и в налоговом учете) лучше отражать как расходы на оплату труда (то есть расходы по обычным видам деятельности) (Пункты 5, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Пример. Учет приобретения проездных билетов и передача их сотрудникам

Условие

В июне организация купила для работников 20 проездных билетов на июль стоимостью 826 руб. (в том числе НДС - 126 руб.) каждый. 18 июня за билеты транспортной компании было перечислено 16 520 руб. (826 руб. x 20 шт.), в том числе НДС - 2520 руб.

25 июня от транспортной компании получены документы: акт приема-передачи проездных билетов, счет-фактура и акт приема-передачи оказанных услуг по перевозке.

Работникам билеты переданы по ведомости 28 июня.

Решение

В зависимости от выбранного варианта учета НДС в бухгалтерском учете надо сделать следующие записи.

Содержание операции

Дт

Кт

Сумма

На день перечисления денег за билеты (18 июня)

Перечислено транспортной
организации за проездные
билеты

76 "Расчеты с
разными дебиторами
и кредиторами",
субсчет "Расчеты
по приобретению
билетов"

51 "Расчетные
счета"

16 520

На день получения билетов (25 июня)

Вариант 1

Оприходованы в кассу
полученные проездные
билеты вместе с НДС

50 "Касса",
субсчет 3 "Денежные
документы"

76, субсчет
"Расчеты
по приобретению
билетов"

16 520

Вариант 2

Оприходованы в кассу
полученные проездные
билеты

50, субсчет 3
"Денежные
документы"

76, субсчет
"Расчеты
по приобретению
билетов"

14 000

Отражен НДС
по приобретенным билетам

19 "НДС
по приобретенным
ценностям"

76, субсчет
"Расчеты
по приобретению
билетов"

2 520

НДС по билетам принят
к вычету

68 "Расчеты по
налогам и сборам",
субсчет "Расчеты
по НДС"

19 "НДС
по приобретенным
ценностям"

2 520

На день выдачи билетов работникам (28 июня)

Вариант 1

Переданы работникам
проездные билеты

73 "Расчеты
с персоналом по
прочим операциям",
субсчет "Расчеты по
проездным билетам"

50, субсчет 3
"Денежные
документы"

16 520

Начислены расходы в виде
стоимости проездных
билетов (с учетом НДС)

20 "Основное
производство"

73, субсчет
"Расчеты
по проездным
билетам"

16 520

Вместо счета 20 расходы можно отражать по счетам 25 "Общепроизводственные
расходы", 26 "Общехозяйственные расходы"

Вариант 2

Переданы работникам
проездные билеты

73, субсчет
"Расчеты по
проездным билетам"

50, субсчет 3
"Денежные
документы"

14 000

Начислены расходы в виде
стоимости проездных
билетов

20 "Основное
производство"

73, субсчет
"Расчеты
по проездным
билетам"

14 000

У каждого работника в карточке 1-НДФЛ и справке 2-НДФЛ доход в виде
стоимости переданных проездных билетов лучше отразить как иные доходы
по коду 4800 (Справочник "Коды доходов" - Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ, утв. Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@)

Варианты 1 и 2

Удержан НДФЛ
со стоимости проездных
билетов (с учетом НДС)
(16 520 руб. x 13%)

70 "Расчеты
с персоналом
по оплате труда"

68, субсчет
"Расчеты по НДФЛ
по ставке 13%"

2 148

Налог нужно удержать при выплате работнику ближайшей зарплаты

Начислены страховые
взносы и взносы
"на травматизм"
со стоимости проездных
билетов (с учетом НДС)
(16 520 руб. x 26%)

20 "Основное
производство"

69 "Расчеты
по социальному
страхованию
и обеспечению"

4 295

Для упрощения примера приведена условная цифра, без учета тарифа взносов
"на травматизм", а также без разбивки по возрасту работников (1966 года
рождения и старше или 1967 года рождения и моложе) и вне зависимости
от суммы дохода, полученного каждым работником с начала года

* * *

Если уж вы решили за свой счет оплачивать стоимость проезда работников на общественном транспорте к месту работы и обратно, то будьте готовы начислить все "зарплатные налоги".





Статьи по теме: