Главная - Статьи

Как рассчитать отпускные в 2011 году

 

Для большинства работников не за горами долгожданная пора отпусков. Бухгалтерам следует помнить, что согласно ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Поэтому им нужно быть готовым правильно рассчитать отпускные.

За время пребывания работника в очередном оплачиваемом отпуске ему выплачивают отпускные в виде средней заработной платы. Для определения суммы отпускных средний дневной заработок сотрудника умножают на количество дней отпуска. Средний дневной заработок, в свою очередь, исчисляют из средней заработной платы, которую рассчитывают исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за расчетный период.

 

Определение продолжительности расчетного периода

 

Расчетный период равен 12 календарным месяцам, предшествующим периоду отпуска. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (ст. 139 ТК РФ).
Расчетный период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим периоду отпуска, может быть у сотрудника, который работает в организации больше года. Если сотрудник был принят на работу меньше года назад, то для него расчетный период равен времени, в течение которого он числится в организации. При этом в расчет должно входить время с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу, в котором сотрудник ушел в отпуск.
Обратите внимание: в коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положения работников.
Согласно п. 5 Положения, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение), при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если, например:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (например, во время командировки, оплачиваемого отпуска). Исключение - суммы, начисленные за время перерывов для кормления ребенка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ (например, сотрудник был в отпуске без сохранения заработной платы).

Пример 1. Продавцу-консультанту ООО "Автомир" Паршину А.В., работающему в организации два года, предоставляется основной оплачиваемый отпуск с 16 мая 2011 г.
С 1 по 22 марта 2011 г. сотрудник был в командировке.
С 11 по 23 января 2011 г. он находился в отпуске без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам).
Расчетным периодом для начисления отпускных является период с 1 мая 2010 г. по 30 апреля 2011 г. Из расчетного периода следует исключить дни командировки (22 календарных дня) и период, когда Паршин А.В. был в отпуске за свой счет (13 календарных дней).

Может случиться так, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить. Тогда при расчете отпускных следует учесть предшествующий период времени, который равен расчетному. Это позволяет сделать п. 6 Положения. Если и до расчетного периода у сотрудника не было фактически отработанных дней, то в качестве расчетного периода следует принять дни, отработанные в месяце начала отпуска до даты его начала (п. 7 Положения).

Пример 2. Инженер Симонов К.Ф. работает в ООО "Сигма" с 14 марта 2011 г. С 16 мая 2011 г. он уходит в основной оплачиваемый отпуск.
С 14 по 31 марта 2011 г. Симонов К.Ф. был в командировке. С 1 по 30 апреля 2011 г. - в учебном отпуске.
Расчетным периодом для начисления отпускных Симонову К.Ф. является период с 14 марта по 30 апреля 2011 г. Он полностью состоит из времени, которое исключается из расчета. Период, предшествующий расчетному, бухгалтер учесть не может, поскольку в это время сотрудник в организации не работал.
Поэтому при расчете отпускных бухгалтер учел дни, фактически отработанные в месяце начала отпуска (с 1 по 15 мая 2011 г.).

 

Определение заработка за расчетный период

 

Эти выплаты указаны в п. 2 Положения. Итак, для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, который работодатель применяет независимо от источников этих выплат, в частности, это:
- заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу по сдельным расценкам;
- заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
- заработная плата, выданная в натуральной форме;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Обратите внимание: для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие). Основание - п. 3 Положения.
Кроме того, следует иметь в виду п. 5 Положения, согласно которому при исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если, например:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ (например, во время командировки, оплачиваемого отпуска). Исключение - суммы, начисленные за время перерывов для кормления ребенка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника.

Пример 3. Воспользуемся данными примера 1.
Допустим, оклад продавца-консультанта ООО "Автомир" Паршина А.В. - 10 000 руб.
На время командировки с 1 по 22 марта 2011 г. за ним сохранялся средний заработок. Начисленные за время командировки суммы в расчет не принимаются.
В марте 2011 г. - 22 рабочих дня. Из них 15 приходится на период командировки. Фактическая зарплата работника за этот месяц составила 3181,82 руб. (10 000 руб. : 22 дн. x 7 дн.).
С 11 по 23 января 2011 г. Паршин находился в отпуске без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам).
В январе 2011 г. - 15 рабочих дней. Из них 9 приходится на период отпуска без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам). Фактическая зарплата работника за этот месяц составила 4000 руб. (10 000 руб. : 15 дн. x 6 дн.).
Заработок Паршина за расчетный период составит 107 181,82 руб. ((10 000 руб. x 10 мес.) + 3181,82 руб. + 4000 руб.).

 

Особенности учета премий при расчете отпускных

 

При расчете отпускных ежемесячные премии учитываются, если они фактически начислены в расчетном периоде, и не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.
Допустим в расчетном периоде, состоящем из 12 календарных месяцев, за один и тот же показатель, например за основные производственные достижения, работнику начислены 13 ежемесячных премий. В этом случае в расчет среднего заработка для определения отпускных принять можно только 12 из них.
Или, предположим, в каждом месяце расчетного периода, работнику были начислены три вида премии:
- ежемесячная премия за основные производственные показатели;
- ежемесячное вознаграждение за выслугу лет;
- ежемесячная премия по итогам работы в предыдущем месяце.
В данном случае все указанные премии полностью войдут в расчет среднего заработка. Ведь они все фактически начислены в месяцах расчетного периода и за разные показатели.
Премии за период работы, превышающий один месяц, при расчете отпускных учитываются, если они также фактически начислены в расчетном периоде и в следующем порядке:
- за каждый показатель (если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода);
- в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода).
Вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются при расчете отпускных независимо от времени начисления. Однако если вознаграждение по итогам работы за год будет начислено после того, как бухгалтер рассчитал отпускные, то последние нужно пересчитать с учетом указанного вознаграждения.
Обратите внимание: если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключалось количество часов в соответствии с п. 5 Положения, премии учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение - премии, начисленные за фактически отработанное время в расчетном периоде.

 

Определение среднего дневного заработка

 

Для определения отпускных средний дневной заработок сотрудника умножают на количество календарных или рабочих дней отпуска, в зависимости от того, в каких днях предоставляется отпуск: в календарных или рабочих.

 

Если отпуск предоставляется в календарных днях

 

Если отпуск предоставляется в календарных днях, сумму заработной платы, начисленной работнику за последние 12 календарных месяцев, надо разделить на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней). Основание - ч. 4 ст. 139 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 10 Положения.

Пример 4. С 16 по 29 мая 2011 г. (включительно) менеджеру ООО "Армада" Коневу П.П. предоставлен основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период - с 1 мая 2010 г. по 30 апреля 2011 г. - отработан полностью, времени и доходов, исключаемых из расчета, нет. За расчетный период сотруднику было начислено 180 000 руб.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных менеджеру бухгалтер ООО "Армада" рассчитал в размере 510,20 руб. (180 000 руб. : 12 мес. / 29,4 дн/мес.).

Сотрудник может отработать не полностью один или несколько календарных месяцев расчетного периода или из его расчетного периода необходимо исключить время в соответствии с п. 5 Положения. В этом случае средний дневной заработок работника исчисляется по формуле 1.

Формула 1

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют по формуле 2.

Формула 2

Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах равно сумме календарных дней в каждом из не полностью отработанных календарных месяцах.

Пример 5. Кладовщику ООО "Лизингстрой" Баулиной К.А., работающей в организации три года, предоставляется основной оплачиваемый отпуск с 10 по 23 мая 2011 г. включительно на 14 календарных дней. Ежемесячный оклад Баулиной К.А. 12 000 руб.
С 18 по 30 апреля 2011 г. она находилась в отпуске без сохранения заработной платы (по семейным обстоятельствам). Заработок сотрудницы с 1 по 17 апреля 2011 г. (включительно) равен 10 800 руб.
С 14 по 17 марта 2011 г. - болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 1578 руб.
Расчетным периодом для начисления отпускных является период с 1 мая 2010 г. по 30 апреля 2011 г. Из расчетного периода следует исключить дни, когда Баулина К.А. была в отпуске за свой счет (13 календарных дней), а также дни болезни (4 календарных дня). Суммы пособия по временной нетрудоспособности также исключаются из расчета среднего дневного заработка (см. таблицу).

Таблица

Средний дневной заработок кладовщицы ООО "Лизингстрой" Баулиной К.А. составил 419,93 руб. (141 222 руб. : 336,3 дн.).

 

Если отпуск предоставляется в рабочих днях

 

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения).
Напомним, каким работникам Трудовым кодексом РФ предусмотрено предоставление отпуска в рабочих днях:
- сотрудникам, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (оплачиваемый отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за месяц работы (ст. 291 ТК РФ));
- сотрудникам, занятым на сезонных работах (оплачиваемый отпуск предоставляется из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (ст. 295 ТК РФ)).

Пример 6. НОУ "Специалист" заключило с преподавателем Мухиной Е.В. срочный трудовой договор на временную работу с 1 февраля по 31 марта 2011 г.
С 9 по 10 марта 2011 г. (на два рабочих дня) организация предоставила по заявлению Мухиной Е.В. оплачиваемый отпуск.
В расчет отпускных включается февраль, который Мухина Е.В. отработала полностью. За этот месяц ей было начислено 10 000 руб.
Количество рабочих дней, входящих в расчет среднего дневного заработка, по календарю шестидневной рабочей недели, приходящееся на отработанное время, составило 23 дня (из общего числа календарных дней исключаются воскресенья, праздники).
Средний дневной заработок равен 434,78 руб/дн. (10 000 руб. : 23 дн.).
Сумма отпускных составит 869,56 руб. (434,78 руб/дн. x 2 дн.).

 

Определение количества дней отпуска

 

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Работникам моложе 18 лет, а также педагогическим работникам образовательных учреждений положен удлиненный основной отпуск, продолжительностью более 28 календарных дней. Основание - ст. ст. 267 и 334 ТК РФ. Например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам в возрасте до 18 лет предоставляется продолжительностью 31 календарный день. Продолжительность ежегодного основного удлиненного оплачиваемого отпуска педагогических работников установлена Постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 N 724. Она может составлять 42 или 56 календарных дней.
Отметим, что сотрудникам, которым отпуск установлен в рабочих днях (например, судьи, научные сотрудники с ученой степенью), продолжительность отпуска следует переводить в календарные дни. Исключение - сотрудники, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев или занятые на сезонных работах. С этой целью от даты начала отпуска отсчитывают количество рабочих дней отпуска по календарю шестидневной рабочей недели. Определяют последний день отпуска. Затем общий период отпуска пересчитывают в календарные дни. Основание - ст. 120, ч. 5 ст. 139 ТК РФ, Определение Верховного Суда РФ от 25.11.2005 N 75-В05-8, Письмо Минтруда России от 01.02.2002 N 625-ВВ.
Организация может предоставлять своим работникам как основные, так и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска складывается из ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска. Об этом говорится в ст. 120 ТК РФ.
Дополнительные отпуска для работников работодатели устанавливают самостоятельно с учетом своих производственных и финансовых возможностей, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
Порядок и условия предоставления этих отпусков работодатели должны определить в коллективных договорах или локальных нормативных актах, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Бывает так, что дни ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска пришлись на нерабочие праздничные дни. В этом случае такие дни в число календарных дней отпуска включать не следует. Основание - ст. 120 ТК РФ.

Пример 7. Слесарь ремонтного цеха ОАО "Тракторостроитель" Иванов И.И. с 1 июня 2011 г. уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней и сразу после - в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 12 рабочих дней.
Бухгалтер организации рассчитал календарные дни оплачиваемого отпуска следующим образом. От даты начала отпуска - 1 июня 2011 г. - было отсчитано 28 календарных дней основного отпуска, а затем - 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда в расчете на шестидневную рабочую неделю. Дата последнего дня отпуска - 13 июля 2011 г.
После этого общий период отпуска (с 1 июня по 13 июля 2011 г.) был переведен в календарные дни. Таким образом, продолжительность оплачиваемого отпуска Иванова составила - 42 календарных дня. В связи с совпадением нерабочего праздничного дня 12 июня с выходным днем день отдыха был перенесен на 13 июня (ст. 112 ТК РФ). Нерабочий праздничный день 12 июня, приходящийся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включается и не учитывается.

 

Если произошло повышение заработка

 

Если произошло повышение окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений) по всем сотрудникам организации (филиала, структурного подразделения), то средний заработок подлежит корректировке на коэффициент повышения.
Обратите внимание: при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и выплаты, которые установлены к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере, а не в диапазоне значений. При повышении среднего заработка выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах, не повышаются. Например, если к окладу работника в фиксированном проценте установлена надбавка, то в связи с повышением оклада она также подлежит корректировке.
Порядок корректировки среднего заработка зависит от времени повышения окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений):
- в расчетный период;
- после расчетного периода, но до начала отпуска;
- в период отпуска работника.
Допустим повышение окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений) произошло в расчетном периоде. Тогда выплаты, учитываемые при определении средней зарплаты и начисленные до повышения, нужно умножить на коэффициент пересчета. Его определяют по формуле 3.

Формула 3

Пример 8. Кассир ООО "Олдим" Ладнова С.В. работает по трудовому договору с 22 апреля 2010 г. С 10 мая 2011 г. ей предоставляется отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период для расчета отпускных начинается с мая 2010 г. и заканчивается апрелем 2011 г. включительно.
В течение 2010 - 2011 г. организация трижды повышала оклады своим работникам: - с 1 июля 2010 г., с 1 сентября 2010 г. и с 1 февраля 2011 г. Оклад Ладновой до первого повышения составлял 6000 руб., с 1 августа 2010 г. - 8000 руб., с 1 сентября 2010 г. - 10 000 руб., с 1 марта 2011 г. - 12 000 руб. Все месяцы расчетного периода работница отработала полностью.
Бухгалтер ООО "Олдим" определил коэффициенты индексации:
- после первого повышения коэффициент равен 2 (12 000 руб. : 6000 руб.);
- после второго повышения - 1,5 (12 000 руб. / 8000 руб.);
- после третьего повышения - 1,2 (12 000 руб. / 10 000 руб.).
Первый коэффициент бухгалтер применил к выплатам с мая по июнь включительно, второй коэффициент - к выплатам с июля по август включительно, третий коэффициент - с сентября по февраль включительно.
Фактический заработок с учетом повышения оклада для расчета среднего заработка составил 144 000 руб. (6000 руб. x 2 x 2 мес. + 8000 руб. x 1,5 x 2 мес. + 10 000 руб. x 1,2 x 6 мес. + 12 000 руб. x 2 мес.).
Средний дневной заработок для исчисления отпускных равен 408,16 руб. (144 000 руб. : 29,4 : 12 мес.).
Сумма отпускных равна 5714,24 руб. (408,16 руб. x 14 дн.).

Отметим, что в организации (филиале, структурном подразделении) повышение тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения может происходить путем изменения перечня ежемесячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению и (или) их размеров. В этом случае средний заработок повышается на коэффициенты, рассчитанные следующим образом (см. формулу 4).

Формула 4

Допустим повышение окладов (тарифных ставок, денежных вознаграждений) произошло после расчетного периода, но до начала отпуска. В этом случае повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период. Повышение производят по формуле 5.

Формула 5

Может случиться так, что в расчетном периоде работнику были начислены также вознаграждения (премии, доплаты, надбавки), которые входят в расчет среднего заработка, но не корректируются на коэффициент повышения. В этом случае общая сумма отпускных будет складываться из двух сумм. Первую определяют по формуле 6.

Формула 6

Вторую рассчитывают по формуле 7.

Формула 7

Если повышение произошло в период нахождения работника в отпуске, то часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания периода сохранения среднего заработка.

Пример 9. Воспользуемся данными примера 8.
Допустим, в течение расчетного периода с мая 2010 г. по апрель 2011 г. включительно ежемесячный оклад Ладновой составлял 6000 руб. Расчетный период отработан полностью, других выплат (кроме оклада) у работницы не было.
Бухгалтер ООО "Олдим" рассчитал средний дневной заработок кассира Ладновой в размере 204,08 руб/дн. (6000 руб. x 12 мес. : 29,4 дн/мес. / 12 мес.). Сумма отпускных за 14 календарных дней составила 2857,12 руб. (204,08 руб/дн. x 14 дн.).
В рамках увеличения окладов в целом по организации (на основании приказа руководителя) с 16 мая 2011 г. ее оклад увеличен на 4000 руб. (до 10 000 руб.).
В связи с повышением оклада во время нахождения работницы в отпуске сумму отпускных необходимо скорректировать. Напомним, что сотруднице предоставлен отпуск на 14 календарных дней с 10 по 23 мая 2011 г. включительно.
Отпускные пересчитываются за 8 дней - с 16 по 23 мая 2011 г.
Сумма отпускных, которые нужно скорректировать с учетом повышения оклада, составляет: 1632,64 руб. (204,08 руб/дн. x 8 дн.).
Коэффициент пересчета в связи с повышением оклада равен 1,67 (10 000 руб. : 6000 руб.).
Сумма отпускных, которая причитается сотруднику в связи с повышением оклада, составляет 2726,51 руб. (1632,64 руб. x 1,67).
Бухгалтер доначислил Ладновой отпускные в сумме 1093,87 руб. (2726,51 руб. - 1632,64 руб.).

Опять же среди начисленных вознаграждений могут быть и те, которые включаются в расчет среднего заработка, но не корректируются на коэффициент повышения. В этом случае сначала рассчитывают сумму отпускных, которую нужно скорректировать по формуле 8. Затем определяют сумму отпускных с учетом повышения оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) (см. формулу 9).

Формула 8

Формула 9

Сумму отпускных, которую нужно доначислить работнику в связи с повышением оклада (тарифной ставки, денежного вознаграждения) определяют по формуле 10.

Формула 10





Статьи по теме: