Главная - Консультации

Как организации начать с нуля вести бухучет

 

Наша организация находятся на упрощенке. С 2013 года все организации на упрощенке обязаны вести бухучет. До этого момента никакого бухгалтерского учета не велось вообще никогда. Как нашей организации начать вести бухучет с нуля?

С начала 2013 г. все организации-упрощенцы должны вести бухучет (Статья 2 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ)). Давайте посмотрим, что уже сейчас нужно делать тем, кто раньше его не вел.

Отчетность за 2012 г. сдавать не нужно, восстанавливать бухучет тоже

Но, несмотря на то, что новый Закон о бухучете (Закон N 402-ФЗ) с 01.01.2013 вступил в силу, отчетность за 2012 г. тем, кто не вел бухучет в прошлом году, сдавать в инспекцию не нужно. Ведь невозможно отчитаться за то, что вы не делали.
Таким образом, первую бухгалтерскую отчетность нужно составить и сдать в начале 2014 г. - это будет отчетность за 2013 г.
Согласны с этим и специалисты Минфина.

Из авторитетных источников
Косолапов Александр Ильич, начальник отдела специальных налоговых режимов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения, которая не вела бухучет в 2012 г., отчетность за 2012 г. сдавать в налоговую инспекцию не должна. А поскольку сдача в инспекцию промежуточной бухотчетности отменена, впервые бухотчетность такой организации надо будет сдавать за весь 2013 г. в начале 2014 г.".

Напомним, что со следующего года по общему правилу бухгалтерскую отчетность надо будет сдавать в налоговую инспекцию и в территориальный орган госстатистики.
Некоторых смущает то, что в бухгалтерском балансе за 2013 г. надо будет указать еще и показатели на конец двух предыдущих лет (2011-го и 2012-го) (Приказ Минфина России от 02.07.2010 N 66н). Но это не повод для восстановления бухучета за эти годы: подобного требования нет ни в новом Законе о бухучете, ни где-либо еще. Если данные о каких-то показателях не известны, в отчетных формах можно просто поставить прочерки (Пункт 11 ПБУ 4/99). Хотя если ваша организация будет проходить аудиторскую проверку, то вам придется учитывать мнение вашего аудитора на сей счет.

Обмен опытом
Ефремова Анна Алексеевна, генеральный директор аудиторской фирмы ООО "Вектор развития"
"С 01.01.2013 организации на УСНО утрачивают право не вести бухгалтерский учет и не формировать отчетность, то есть за 2013 г. они должны подготовить отчетность, как и все другие организации. Причем без каких бы то ни было послаблений и льгот. Это означает, что их отчетность за 2013 г. должна быть сформирована в полном объеме, с сопоставимой информацией за прошлогодний период, льготы "сократить" отчетность упрощенцам не предоставлено. При этом речи о восстановлении учета нет: Закон был опубликован в декабре 2011 г. с условием его вступления в действие через год, в частности и для того, чтобы эти организации начали готовиться к формированию полноценной отчетности за 2013 г. с 01.01.2012.
Кстати, если провести параллель, то первое формирование отчетности по МСФО именно так и делается: формируются данные за отчетный, за прошлые годы и по состоянию на начало прошлого года, то есть возможности поставить прочерки за периоды, в которые организация фактически работала, нет.
Другой вопрос, что если упрощенец не подлежит обязательному аудиту, то такое "сокращение" объема отчетности никто не проконтролирует и в качестве нарушения ему не предъявит".

Решаем, как будем вести бухучет

Прежде всего нужно оценить объем бухгалтерской работы, то есть количество операций в организации. Если их немного, можно вести бухучет, к примеру, в программе Excel. Можно использовать и одну лишь книгу (журнал) учета фактов хозяйственной жизни, разработав ее форму самостоятельно (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012) или взяв в качестве примера старенькую минфиновскую форму такой книги (Утверждена Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н). Однако сам Минфин рекомендует использовать ее только тем, у кого в месяц не более 30 операций и нет "производства продукции (работ, услуг), связанного с большими затратами материальных ресурсов" (Информация Минфина России N ПЗ-3/2012).

Если операций много, лучше вести бухучет в специальной бухгалтерской программе. Цена простенькой версии такой программы составляет 3 - 3,5 тыс. руб. В Интернете можно найти и бесплатные бухгалтерские программы.

При выборе программы обратите внимание на то, чтобы она подходила для вашей организации, то есть учитывала специфику вашей деятельности. К примеру, если вы занимаетесь торговлей, посмотрите, есть ли в ней первичные документы для торговой деятельности (накладные для приемки и продажи товаров). Если вы занимаетесь грузоперевозками, вам понадобятся транспортные документы.

И конечно, лучше, если бухгалтерская программа будет "научена" правилам налогового учета при УСНО. Это облегчит вам расчет "упрощенного" налога и заполнение декларации по нему.

Оформляем учетную политику

Учетная политика - это документ, в котором надо закрепить основные принципы организации вашего учета, а также обозначить свой выбор в тех случаях, когда бухгалтерское законодательство дает такое право. Это, к примеру, могут быть методы начисления амортизации, стоимостный критерий отнесения имущества к амортизируемым основным средствам, способ определения стоимости материалов или товаров при их списании.

Чтобы упростить задачу небольшим организациям, наше издательство разместило на своем сайте конструктор учетной политики. В нем вам надо лишь отметить те варианты учета, которые вас более всего устраивают. Учетная политика применяется последовательно из года в год. Поэтому хорошенько обдумайте выбор. После этого останется лишь распечатать свою учетную политику и подписать ее у директора.

Также не забудьте зафиксировать свой выбор в бухгалтерской программе (большинство программ дают такую возможность). Отнеситесь к этому внимательно, чтобы не было расхождений между приказом, подписанным руководителем, и тем, что будет заложено вами в программу.

Обратите внимание: малые предприятия могут выбрать в бухучете кассовый метод (Пункт 5 ПБУ 1/2008; п. 12 ПБУ 9/99; п. 18 ПБУ 10/99). Однако мы его не рекомендуем, и вот почему:

  • в бухучетных нормативных актах этот метод четко не прописан, вам придется самим разрабатывать особенности его применения в тех или иных конкретных ситуациях;
  • на основании документов Минфина, в которых все же упоминается кассовый метод бухучета, можно сделать вывод, что бухгалтерский кассовый метод и кассовый метод, по которому вы считаете доходы и расходы при расчете "упрощенного" налога, - это разные вещи.

Например, сырье и материалы при упрощенке можно списать на налоговые расходы в том периоде, в котором они оплачены (Подпункт 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А вот при кассовом бухучете стоимость оплаченных материалов списывается не на финансовый результат, а лишь на счет 20 "Основное производство" (да и то только в момент отпуска в производство (Пункт 20 Типовых рекомендаций, утв. Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н)). На финансовый результат стоимость материалов повлияет опосредованно - в составе себестоимости выпущенной продукции и лишь после ее реализации.

Совет
В бухгалтерской учетной политике лучше выберите привычный для всех метод начисления. Кассовый бухгалтерский метод учета доходов и расходов все равно не даст вам совпадения данных налогового и бухгалтерского учета.

Одним из приложений к учетной политике является рабочий план счетов бухучета. Если вы ведете бухучет в бухгалтерской программе, просто распечатайте из нее список указанных там счетов.

Примечание
Минфин разрешает малым предприятиям сократить количество счетов в своем рабочем плане (Пункт 3 Информации Минфина России N ПЗ-3/2012; разд. 2 и 3 Типовых рекомендаций, утв. Приказом Минфина России от 21.12.1998 N 64н). К примеру, вместо счетов 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 75 "Расчеты с учредителями", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 79 "Внутрихозяйственные расчеты" финансовое ведомство рекомендует использовать один счет - 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Если вам подобное "объединение" удобно, можете им воспользоваться. Но если операций, активов и обязательств много, удобнее вести более детализированный учет и пользоваться каждым счетом по его прямому назначению.

Если вы ведете бухучет без программы, распечатайте план счетов бухучета с нашего сайта (из конструктора учетной политики).

Определяем "входящие" остатки по счетам бухучета

Остатки по счетам на 01.01.2013 нужны как отправная точка для дальнейшего учета. Кроме того, надо свести баланс на эту дату: сумма всех пассивов должна совпасть с суммой всех активов.

Для ввода начальных остатков по счетам в бухгалтерскую программу, как правило, используется вспомогательный счет 00. К примеру, при вводе остатка по счету 50 "Касса" надо сделать проводку дебет счета 50 - кредит счета 00. Если вы должны конкретному поставщику деньги, то надо сделать проводку: дебет счета 00 - кредит счета 60.

Лучше всего начать с инвентаризации. Только инвентаризация позволит вам определить, сколько у вас в организации активов и обязательств и какие они. Для облегчения оформления инвентаризации воспользуйтесь унифицированными формами ИНВ-1 - ИНВ-26. В первую очередь установите физическое наличие имущества. Затем это имущество надо будет оценить и определить, на каком счете оно должно учитываться. Учтите: вам нужно не только посчитать общую сумму, которую вы "забьете" на счет бухучета, но и организовать аналитический учет ваших активов. Ведь без этого дальнейший бухучет невозможен. К примеру, мало определить общую стоимость основных средств: для дальнейшего начисления амортизации потребуются данные о каждом ОС в отдельности.

Внимание! Инвентаризация поможет ничего не упустить в начатом вами учете.

Инвентаризация обязательств заключается в их проверке и выходе на правильное сальдо расчетов с контрагентами, сотрудниками, бюджетом или внебюджетными фондами. Ситуация аналогичная: надо не просто получить общую сумму, но и определиться, из каких задолженностей она состоит.

Посмотрим, как определить остатки по наиболее распространенным счетам бухучета на начало дня по состоянию на 01.01.2013.

(!) Счет 50 "Касса". В качестве входящего сальдо надо указать остаток денег в кассе, который нужно взять из первого листа кассовой книги на 2013 г.

(!) Счет 51 "Расчетные счета". Входящим сальдо будет остаток денег на банковском счете организации, который указан в первой банковской выписке за 2013 г.

(!) Счет 01 "Основные средства". Вы должны указать первоначальную стоимость ваших основных средств. Эти данные у вас должны быть, ведь учет ОС и нематериальных активов должны были вести все упрощенцы. Если же по каким-то причинам такой учет вы не вели, нужно для каждого вашего ОС:

  • найти накладную на его приобретение;
  • определить срок полезного использования;
  • выбрать метод амортизации (как правило, большинство выбирает линейный метод).

(!) Счет 02 "Амортизация основных средств". На нем вы должны показать начисленную амортизацию по всем вашим основным средствам. Сумму амортизации для каждого ОС, как правило, определяют по формуле (иногда применяются коэффициенты к норме амортизации, но это - редкость):

(!) Счет 10 "Материалы". Вы должны указать общую стоимость остатков сырья и материалов на начало 2013 г. Но проверять вам нужно прежде всего ваш склад, то есть сырье и материалы, которые еще не используются в вашей организации. Не нужно ходить по офису и считать канцелярские скрепки на столах - такие материалы уже должны быть списаны с балансовых счетов.

После того как вы определите натуральные остатки ваших материалов, чтобы их оценить, вам потребуются данные из накладных на их приобретение. Если же накладных у вас много и цены покупки, к примеру, одних и тех же материалов различаются, можно сделать так: смотрим на количество материалов и подбираем под них последние накладные. К примеру, по состоянию на конец дня 31.12.2012 на складе 500 кг гвоздей. Последние два поступления были такие:

  • накладная от 15.12.2012 - 300 кг по 100 руб.;
  • накладная от 10.12.2012 - 400 кг по 90 руб.

Стоимость остатков гвоздей (500 кг) равна 48 000 руб. (300 кг x 100 руб. + 200 кг x 90 руб.).

Учтите, что по счету 10 отражаются также хозяйственный инвентарь, инструменты и иное "малоценное" имущество - недорогие неамортизируемые основные средства (стоимость которых менее лимита, установленного для основных средств в вашей бухучетной политике, - как правило, он равен 40 000 руб.). Но это не любая обнаруженная при инвентаризации "малоценка":

(если) вы уже начали что-то из такого "малоценного" имущества использовать в своей деятельности, его стоимость не нужно отражать на счете 10. Чтобы не запутаться, надо лишь отразить "малоценку" на забалансовом счете в условной оценке (к примеру, 1 руб., так вы избежите неясностей при проведении следующих инвентаризаций). Ведь неамортизируемое имущество списывается на расходы в момент его передачи в производство (или для иного использования по назначению);

(если) "малоценное" имущество еще вами не использовалось (к примеру, оно хранится на складе), то его стоимость надо учесть при формировании остатков по счету 10 "Материалы". Так что придется искать накладные на покупку такой "малоценки".

(!) Счет 41 "Товары". Данные о количестве товаров и их стоимости можно взять из налогового учета.

(!) Счета 43 "Готовая продукция", 20 "Основное производство". В определении этих остатков тоже поможет инвентаризация: пересчитываете все, что есть у вас на складах и в цехе. С оценкой немного сложнее: такие остатки надо оценить по затратному методу - по сумме ваших расходов. В этом вам наверняка смогут помочь производственники. Ведь для того чтобы установить цену продукции не себе в убыток, нужно представлять свои затраты на ее создание. Так что хотя бы приблизительная стоимость должна быть известна.

При оценке готовой продукции можно пойти и по другому пути: отталкиваться от продажной стоимости и средней нормы прибыли в вашей организации.

Как бы вы ни считали, идеально достоверной оценки вам не вывести: для этого надо было вести бухучет на всех стадиях производства. Поэтому придется довольствоваться хотя бы приблизительными данными.

(!) Счета расчетов с контрагентами: 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Наверняка у вас есть данные о том, "кто, кому и сколько должен". Если должны вы, то это кредиторская задолженность, ее надо отразить по кредиту счетов 76, 60, 62 и дебету счета 00. Если должны вам, то это дебиторская задолженность, ее надо отразить по дебету счетов расчетов и кредиту счета 00.

Можно, конечно, устроить проверку "с пристрастием" и поднять все документы за последние 3 года (более ранние смысла смотреть нет, ведь у них на 31.12.2012 наверняка уже истек срок исковой давности). Если вы в чем-то сомневаетесь, проведите сверку с контрагентами.

(!) Счета расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами: 68 "Расчеты по налогам и сборам", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Если у вас не было задолженности перед бюджетной системой в декабре 2012 г., надо отразить долг по "упрощенному" налогу по итогам 2012 г. Эту сумму вы укажете в дальнейшем в декларации по УСНО.

То же самое - со страховыми взносами (для определения их суммы пригодятся расчеты РСВ-1 и 4 ФСС). По состоянию на 31.12.2012 вы должны начислить взносы за декабрь. Если вы их не заплатили в декабре, у вас будет задолженность на 01.01.2013.

Сумму НДФЛ, которую вы должны перечислить в бюджет, можно посчитать на основе индивидуальных карточек работников и зарплатных ведомостей.

Ну а если у вас есть иные долги перед бюджетами, конечно, и о них надо не забыть. Сверка с налоговой и фондами весьма желательна, но не всегда физически возможна.

(!) Счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Если зарплата за декабрь полностью не выдана в том же месяце, то сумму долга вы можете посмотреть по зарплатной ведомости. Но могут быть и иные задолженности - к примеру, если кто-то из работников долго болеет и не может забрать из вашей кассы зарплату.

(!) Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Данные о взаиморасчетах с работниками по выданным авансам наверняка у вас есть, так что оценить общую сумму задолженности труда не составит. Если вы хотите проверить ваши взаиморасчеты, можете поднять первичку по выданным работникам суммам и по их расходованию (приказы директора, расходные кассовые ордера, авансовые отчеты и т.д.). Но не особо увлекайтесь: проверять документы старше 3 лет смысла нет.

(!) Счет 80 "Уставный капитал" (пассивный). Тут все просто. Смотрите в устав или в выписку из ЕГРЮЛ.

(!) Счет 75 "Расчеты с учредителями". Как правило, задолженностей у учредителей по оплате уставного капитала в давно работающих организациях нет. Если же вы не выплатили до конца декабря дивиденды, которые вы должны учредителям, для подтверждения суммы своего долга вам понадобится решение собственников о выплате этих дивидендов.

(!) Счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)". Рассчитывается "остаточным" методом. Когда вы уже посчитали остатки по всем другим счетам, надо взять разницу между активами и пассивами и отразить эту сумму либо как прибыль (если ваши активы больше пассивов), либо как убыток (в обратной ситуации).

Если нет вложений во внеоборотные активы, финансовых вложений, резервного капитала и остатков по иным счетам, редко встречающимся у маленьких компаний, в большинстве своем формула для расчета нераспределенной прибыли будет выглядеть так:

К примеру:

  • стоимость вашего имущества - 20 000 руб., из них:
  • стоимость остатков материалов - 5000 руб.;
  • остаточная стоимость ОС - 15 000 руб. (первоначальная стоимость - 120 000 руб., сумма начисленной амортизации - 105 000 руб.);
  • сумма кредиторской задолженности - 30 000 руб.;
  • сумма дебиторской задолженности - 45 000 руб.;
  • величина уставного капитала - 10 000 руб.

Других активов и обязательств нет. Считаем показатель нераспределенной прибыли: (20 000 руб. + 45 000 руб.) - (30 000 руб. + 10 000 руб.) = 25 000 руб. Эту сумму отражаем по кредиту счета 84. Если бы получили отрицательное значение, отразили бы убыток по дебету этого счета.

При вводе остатков в бухгалтерской программе определить остаток по счету 84 еще легче. После того как вы введете остатки активов и обязательств при помощи вспомогательного счета 00, образовавшаяся на нем разница и будет суммой нераспределенной прибыли (если сальдо счета 00 кредитовое) или непокрытого убытка (если его сальдо дебетовое).

* * *

Вот, в общем, и все. К ведению бухучета в 2013 г. вы уже готовы. И в январе можно спокойно начинать работать.

В пояснительной записке к годовой отчетности за 2013 г. не забудьте указать: вы не отражаете показатели за прошлые годы по причине того, что бухучет до 2013 г. не вели.

Ну а если у вас возникнут вопросы, не освещенные в этой статье, пишите нам. Мы постараемся вам помочь.

Январь 2013 г.




Консультации по теме: