Главная - Консультации

Изменения в оформлении первичных учетных документов

 

С 01.01.2013 вступил в силу новый Закон о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"), в соответствии с которым изменились отдельные требования к первичным учетным документам. Какие правила оформления первичных учетных документов остались прежними, а какие - претерпели изменения?

Когда составляется первичный документ?

Согласно ст. 5 Закона о бухгалтерском учете к объектам бухгалтерского учета экономического субъекта относятся факты хозяйственной жизни (ранее - хозяйственные операции). В свою очередь, каждый такой факт должен быть оформлен первичным учетным документом в силу п. 1 ст. 9 указанного Закона. В связи с этим Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Информация) подчеркнул следующий момент: не должны приниматься к бухгалтерскому учету документы, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Если такой документ все-таки будет принят к бухгалтерскому учету, в учете и отчетности, по сути, будет допущена ошибка. (Порядок исправления ошибок установлен ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности", утвержденным Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н.)

Определение. Факт хозяйственной жизни - сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухгалтерском учете).

Предположим: руководитель организации настаивает на отражении в учете данных, подтвержденных "сомнительным" первичным учетным документом. В этом случае главный бухгалтер, иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязаны принять к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета данные, содержащиеся в первичном учетном документе, только при наличии письменного распоряжения руководителя. Ведь именно руководитель единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию (пп. 1 п. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). Ранее применялся такой же принцип: в случае возникновения разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могли быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
Первичный учетный документ подлежит оформлению в момент совершения факта хозяйственной жизни. Если данное требование выполнить не представляется возможным, документ оформляется сразу же после окончания сделки, события, операции (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Формы первичных учетных документов

Вспомним: по старым правилам первичные учетные документы принимались к учету при условии, что они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае если в альбомах необходимые формы отсутствовали, документы должны были содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Теперь обязанность по утверждению форм первичных учетных документов возложена на руководителя экономического субъекта (организации) (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Таким образом, с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными для применения (Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971), а вот документы, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, кассовые документы), продолжают оставаться обязательными для применения. При этом экономическим субъектам не запрещено использовать формы первичных учетных документов, которые предусмотрены рекомендациями в области бухгалтерского учета, принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета, и содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (Информация).

Разработкой своих форм может заняться должностное лицо организации, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, например главный бухгалтер (именно он представляет документы для утверждения руководителю). Необходимо учитывать, что первичные учетные документы, как и раньше, должны содержать обязательные реквизиты, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи вышеприведенных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации таких лиц.

Перечисленные обязательные реквизиты по составу и содержанию тождественны обязательным реквизитам первичного учетного документа (включая документы, составленные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации), которые были предусмотрены старым Законом о бухгалтерском учете.

Обратите внимание: законодательством РФ о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных реквизитов. Организация включает их по необходимости (например, в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым этим документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетных данных) (Информация).

Бумажный носитель или электронный документ?

Решение данного вопроса важно не только для бухгалтерского, но и для налогового учета. Например, в целях налогообложения прибыли можно учитывать соответствующие расходы при условии, что они документально подтверждены, в частности подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Налоговая база по налогу на прибыль исчисляется на основе данных налогового учета, подтверждением которых являются среди прочего первичные учетные документы (ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичный учетный документ должен быть составлен на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Определение. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона об электронной подписи (Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи")).

Составлять ли документы на бумажном носителе, или в виде электронного документа, или и в той, и в другой форме, организации решают самостоятельно. С учетом того, что ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета осуществляет руководитель экономического субъекта (п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете), соответствующее решение должен принять руководитель организации.

Об электронной подписи

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, совершении иных юридически значимых действий регулируются Законом об электронной подписи. Кроме того, до 01.07.2013 продолжает действовать Закон об электронной цифровой подписи (Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи").

Согласно п. 1 ст. 5 Закона об электронной подписи электронные подписи подразделяются на два вида: простую и усиленную (последняя бывает неквалифицированной и квалифицированной).

Простой является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования определенным лицом электронной подписи.

Неквалифицированная электронная подпись соответствует следующим условиям:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • создается с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
  • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным согласно Закону об электронной подписи.
Обратите внимание: электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью до 01.07.2013, признается электронным документом, подписанным квалифицированной электронной подписью в соответствии с Законом об электронной подписи (п. 2 ст. 19 указанного Закона). При этом сертификаты ключей подписей, выданные на основании Закона об электронной цифровой подписи, считаются квалифицированными сертификатами по Закону об электронной подписи.

В силу п. 1 ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Правда, из этого правила есть исключения. Это случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, первичный учетный документ однозначно может быть составлен в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью.

Что касается информации в электронной форме, подписанной простой или неквалифицированной электронной подписью, она признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных:

  • федеральными законами;
  • принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия (государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, а также гражданами).

Может ли первичный учетный документ, составленный в электронной форме, быть подписан простой или неквалифицированной электронной подписью? В Законе о бухгалтерском учете отсутствует указание на то, что при составлении первичного учетного документа в электронной форме должен использоваться какой-то конкретный вид электронной подписи, поэтому, по мнению автора, субъекты вправе выбирать вид электронной подписи самостоятельно, тем более что это согласуется с одним из принципов использования электронной подписи, закрепленных в ст. 4 Закона об электронной подписи. Итак, участники электронного взаимодействия вправе использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если только требование об использовании конкретного вида электронной подписи не предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Однако у финансистов на данный счет совсем другая точка зрения (это то мнение, которого они придерживались и ранее, еще до вступления в силу Закона о бухгалтерском учете).

А как было?

В старом Законе о бухгалтерском учете было предусмотрено, что первичные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. Это служило основанием для вывода о том, что законом не запрещено составление первичного учетного документа в электронном виде. С этим соглашались и чиновники: положениями Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" не предусмотрена обязанность составлять первичные документы исключительно на бумажных носителях. Поэтому организация вправе подписывать данные документы электронной подписью в соответствии с положениями ст. 6 Закона об электронной подписи. Причем, по понятным причинам, в Законе о бухгалтерском учете не были определены виды электронных подписей, использование которых допускалось при составлении первичных документов.

Представленный расклад с учетом норм Закона об электронной подписи позволил чиновникам Минфина и ФНС прийти к выводу, что при определении налоговой базы по налогу можно учесть расходы, подтвержденные первичными документами, составленными в виде электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. В отношении документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, мнения финансистов и налоговиков разделились.

Позиция ФНС России представлена в Письме от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@. Если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, первичные учетные документы, подписанные такой подписью, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при условии соблюдения критериев п. 1 ст. 252 НК РФ.

Минфин же считает, что для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может быть документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письма от 31.07.2012 N 03-03-06/2/85, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67). Чиновники финансового ведомства продолжают придерживаться такого мнения, несмотря на вступление в силу с 01.01.2013 Закона о бухгалтерском учете (см. Письмо от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139).

Как внести исправления?

Согласно п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Считаем: если первичный учетный документ составлен в электронном виде, исправления в него вносятся путем составления нового экземпляра электронного первичного документа (с внесением в форму документа дополнительного информационного поля, в котором указываются номер и дата исправления).

Представление первичных учетных документов

Если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект по требованию другого лица или государственного органа должен изготовить копии первичного учетного документа на бумажном носителе, причем за свой счет (п. 6 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Выясним, в каком виде первичные учетные документы должны быть представлены в налоговый орган.

Согласно п. 1 ст. 93 НК РФ при проведении налоговой проверки должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы (это могут быть и первичные учетные документы). Пунктом 2 указанной статьи предусмотрено, что истребуемые документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если обозначенные документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. (На сегодняшний день Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые Форматы унифицированной формы первичной учетной документации по учету торговых операций ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и акта приемки-сдачи работ (услуг).) Минфин России в Письме от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 добавил: если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, он представляется на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.

О хранении первичных учетных документов

В соответствии с п. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы наряду с регистрами бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетностью подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Такие правила (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения) утверждены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Правила распространяются на документы, составленные как на бумажном, так и на электронном носителе.

Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей, подлежат хранению в течение пяти лет. Исчисление срока производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Помимо этого, необходимо помнить, что средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться экономическим субъектом как минимум пять лет после года, в котором документы в электронном виде использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

* * *

В связи с вступлением в силу с 01.01.2013 нового Закона о бухгалтерском учете отчасти изменился порядок оформления первичных учетных документов. Главное изменение связано с тем, что формы этих документов экономические субъекты теперь разрабатывают самостоятельно. Правда, при этом им ничто не мешает ориентироваться на формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, тем более что реквизиты, наличие которых в первичном учетном документе обязательно, по сути, остались прежними.

Еще один нюанс: в Законе о бухгалтерском учете теперь прямо указано, что первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом не уточнено, какой именно должна быть электронная подпись (бывает простой и усиленной (квалифицированной и неквалифицированной)), что позволяет участникам электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида. Правда, финансисты продолжают настаивать на том, что первичный учетный документ на электронном носителе не приравнивается к документу, оформленному на бумажном носителе, если он подписан неквалифицированной электронной подписью.

Май 2013 г.





Консультации по теме: