Главная - Статьи

Хранение документов бухгалтерского учета

 

Комментарий к статье 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ от 21.11.1996 г.: Хранение документов бухгалтерского учета

 

1, 2. Комментируемая статья устанавливает требования к хранению первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Порядок хранения документов определен Положением о документах и документообороте, согласно которому первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.
Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).
Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.
Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.
Особенность хранения бланков документов денежных расчетов предусмотрена Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники. Бланки документов хранятся в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается.
В соответствии со ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обязанность обеспечить сохранность архивных документов возложена на организации всех форм собственности. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В соответствии со ст. 21 указанного Закона документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц - от 300 до 500 рублей.
Следует учитывать, что обязанность хранения документов бухгалтерского учета организации предусмотрена также и налоговым законодательством РФ.
Согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Кроме того, ст. 24 НК РФ определяет налоговых агентов и их обязанность по хранению документов бухгалтерского учета и отчетности. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему Российской Федерации. Налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
В отношении отдельных организационно-правовых форм законами и подзаконными актами установлен особый порядок хранения документов бухгалтерского учета и отчетности.
Например, в Законе "Об акционерных обществах" определен порядок хранения документов бухгалтерского учета (ст. 89). Акционерное общество обязано хранить следующие документы:
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы общества;
годовые отчеты;
документы бухгалтерского учета;
документы бухгалтерской отчетности;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с федеральными законами РФ.
Общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" определяет порядок и сроки хранения данных документов. Общество обязано хранить документы, подтверждающие права общества на находящееся на его балансе имущество образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения управленческих документов - в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., документы бухгалтерского учета общества хранятся не менее 5 лет, отчеты независимых оценщиков - не менее 5 лет, документы бухгалтерской в отношении сводной и годовой отчетности - постоянно, квартальной - не менее 5 лет, месячной отчетности - не менее года.

Указанным Положением определен и порядок хранения документов акционерных обществ:
организация хранения документов общества обеспечивается его единоличным исполнительным органом;
организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества;
документы с грифом "Коммерческая тайна" должны находиться на хранении в сейфах;
передача документов из одного структурного подразделения в другое фиксируется в соответствующем учетном журнале;
хранению подлежат подлинники документов общества. В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности - также главным бухгалтером общества;
все документы, образующиеся в деятельности общества, должны формироваться в документальные дела в соответствии с требованиями утвержденной в установленном порядке номенклатуры дел общества;
подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества;
документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света;
бюллетени для голосования, включая бюллетени, признанные недействительными, должны быть опечатаны счетной комиссией и сданы в архив общества на хранение после составления протокола счетной комиссии об итогах голосования на общем собрании. Хранение опечатанных бюллетеней для голосования должно осуществляться обществом в специальном запирающемся опечатываемом ящике или специальном шкафе с запирающимися ячейками. По каждому факту вскрытия находящихся на хранении опечатанных бюллетеней для голосования лицом (лицами), уполномоченным обществом на такое вскрытие, должен быть составлен соответствующий акт.
В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.
Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей стоимостью чистых активов.
В правоприменительной практике возникают споры, связанные с хранением документов бухгалтерского учета и отчетности (Постановление Федерального арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.06.2009 по делу N А79-7427/2008).

Но, пожалуй, самым негативным последствием нарушения порядка хранения является невозможность доказать проведение финансовых операций (Постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2007 по делу N А49-6662/06-312ип/28).

В соответствии со ст. 50 ФЗ "Об ООО" общество с ограниченной ответственностью обязано хранить следующие документы:
документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Общество хранит документы, предусмотренные ФЗ "Об ООО", по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
Общество по требованию участника общества обязано обеспечить ему доступ к документам, в течение трех дней со дня предъявления соответствующего требования участником общества указанные документы должны быть предоставлены обществом для ознакомления в помещении исполнительного органа общества. Общество по требованию участника общества обязано предоставить ему копии указанных документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление таких копий, не может превышать затраты на их изготовление.
В соответствии со ст. 28 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" унитарное предприятие обязано хранить документы, включающие:
документы, подтверждающие права унитарного предприятия на имущество, находящееся на его балансе;
внутренние документы унитарного предприятия;
аудиторские заключения, заключения органов государственного или муниципального финансового контроля.
При ликвидации унитарного предприятия документы передаются на хранение в государственный архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. В соответствии с комментируемым положением ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации (см. комментарий к ст. 18 ФЗ "О бухгалтерском учете").
Следует учитывать, что нормативное регулирование ответственности за хранение документов, предусмотренное ФЗ "О бухгалтерском учете", вступает в противоречие с Порядком хранения документов, определенным Положением о документах и документообороте, в соответствии с которым сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.
При сопоставлении данных документов по юридической силе следует сделать вывод, что применяется норма федерального закона и ответственным за организацию хранения документов, бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель. При рассмотрении данного вопроса следует учесть, что ответственность несет не только руководитель, но и сама организация.
Так, нарушение обязанности по хранению указанных документов влечет риск привлечения к налоговой ответственности по ст. 126 НК РФ.
Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.
Непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщике, выразившееся в отказе организации представить имеющиеся у нее документы, предусмотренные НК РФ, со сведениями о налогоплательщике по запросу налогового органа, а равно иное уклонение от представления таких документов либо представление документов с заведомо недостоверными сведениями, если такое деяние не содержит признаков нарушения законодательства о налогах и сборах, предусмотренного ст. 135.1 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 5 тыс. рублей.
Судебная практика неоднозначно рассматривает вопрос привлечения налогоплательщика к ответственности за отсутствие документов бухгалтерского учета.
Так, в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 31 августа 2009 г. N А17-6799/2008 определено следующее.
Как установлено судом, на момент истребования у общества отсутствовали первичные бухгалтерские документы и иные документы, запрошенные налоговым органом в ходе проведения выездной налоговой проверки. Отсутствие документов связано с уничтожением их в результате произошедшей аварии системы отопления в помещении архива.
Доказательства, свидетельствующие о ненадлежащем хранении обществом документов, утрате документов по его вине и о наличии реальной возможности представить документы по требованию налогового органа, в материалах дела отсутствуют.
Учитывая изложенное, суд пришел к выводу о том, что вина общества в совершении правонарушений, предусмотренных пунктом 2 статьи 120 и пунктом 1 статьи 126 Кодекса, отсутствует, а следовательно, не имеется оснований для привлечения предприятия к налоговой ответственности по указанным статьям.
Как видно из материалов дела, предприятие было освобождено от ответственности вследствие аварии, уничтожившей документы.
Другая позиция сформулирована в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 15 октября 2008 г. N Ф04-6370/2008(13802-А03-41).
Как следует из материалов дела, инспекцией была проведена выездная налоговая проверка общества по вопросам правильности исчисления, полноты и своевременности внесения в бюджет налогов, в том числе налога на добавленную стоимость (далее - НДС) за период с 01.01.2004 по 31.12.2005, НДФЛ - за период с 01.01.2004 по 04.02.2007.
В ходе проверки обществу направлено требование от 06.02.2007 N 4471 о представлении регистров бухгалтерского и налогового учета, а также первичных документов в срок до 19.02.2007, которое не было исполнено в связи со сменой местонахождения общества и ошибочной перевозкой документации в другое место.
На основании акта с учетом возражений Инспекцией принято решение от 29.12.2007 N РА-27-12 о привлечении общества к налоговой ответственности за совершение налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса Российской Федерации за неуплату (неполную уплату) НДС, в виде штрафа в сумме 91891 рубля; статьей 120 Налогового кодекса Российской Федерации за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения - в виде штрафа в сумме 15000 рублей (применительно к заявленным требованиям).
Указанным решением обществу предложено уплатить недоимку по НДС на сумму 3870848 рублей, пени по НДС в сумме 298512 рублей 93 копеек; уменьшен предъявленный к возмещению НДС в сумме 115706 рублей.
Материалами дела подтверждается, что обществом в материалы дела не представлено доказательств, свидетельствующих о выполнении им обязанности по хранению регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков, не было представлено доказательств принятия мер к восстановлению утраченных документов, чем были грубо нарушены правила учета доходов, расходов и объектов налогообложения.
В данной ситуации налогоплательщик не предпринял никаких мер по восстановлению документов учета, вследствие чего судом привлечение к ответственности признано правомерным, в рассмотренном деле судом была определена обязанность налогоплательщика по восстановлению документов бухгалтерского учета.
Исходя из неоднозначности судебной практики, оптимальным вариантом было бы хранение копий документов бухгалтерского учета и отчетности в виде электронных или копий, позволяющих восстановить документацию в короткие сроки.





Статьи по теме: