Главная - Статьи

Болезнь в отпуске

Бывает, и не столь уж редко, что работника, находящегося в очередном отпуске, настигает недомогание. Если сотрудник во время отпуска заболел, то по его окончании у работника остаются несколько законных дней отдыха. Работодатель в этом случае должен продлить на эти дни отпуск или перенести их на другое время. Выполнение одного из вариантов пожелания подчиненного - это его обязанность, поскольку указанное продление или перенесение предусмотрено ст. 124 ТК РФ. Но касается это только дней болезни, подтвержденных листком нетрудоспособности.

Продление отпуска

Для продления отпуска сотруднику необходимо подать заявление. На его основании работодатель издает приказ в произвольной форме о продлении отпуска. При этом в графике отпусков в графе 10 "Примечание" желательно указать реквизиты больничного листа и количество дней болезни. Это позволит объяснить причины несовпадения дат запланированного отдыха и фактического.

Пример 1. Кан К.М. с 9 июля текущего года ушел в отпуск на 28 календарных дней (по 5 августа включительно). В период отпуска сотрудник болел с 23 июля по 2 августа. Работник обратился с заявлением о продлении отпуска на дни болезни.
В связи с просьбой сотрудника приказом отпуск ему был продлен на 11 календарных дней, с 6 по 16 августа.
(Возможные варианты такого заявления и приказа приведены в образцах 1 и 2.)

Образец 1


 

Образец 2


 

При продлении отпуска работодателю нет необходимости осуществлять пересчет выплаченных отпускных и исчисленных с этой суммы НДФЛ и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - взносы на травматизм), ведь фактически продолжительность предоставленного ему отпуска не изменилась.

Окончание примера 1. Дополним условие примера: 4 июля Кану выплачены отпускные в сумме 25 079,12 руб. Средний дневной его заработок составил 1029,54 руб/дн., за дни отпуска начислено 28 827,12 руб. (1029,54 руб/дн. x 28 дн.), с отпускных удержан НДФЛ - 3748 руб. ((A руб. + 28 827,12 руб.) x 13% - A руб. x 13%), где A руб. - облагаемый НДФЛ доход работника на 4 июля, (A руб. x 13%) - удержанная сумма налога на эту дату.
Хотя перенесенные дни отпуска и приходятся на август, пересчитывать средний дневной заработок для расчета отпускных работодателю нет необходимости, поскольку расчетным периодом остается все тот же июль 2011 г. - июнь 2012 г. Количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска не меняется - их 28. Следовательно, никаких дополнительных выплат работнику не полагается.
Помимо издания приказа на продление отпуска на дни болезни работодателю надлежит произвести расчет пособия по временной нетрудоспособности за 11 календарных дней болезни, включая выходные (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830).
При исчислении пособия по временной нетрудоспособности в текущем году расчетным периодом являются 2010 и 2011 гг. При расчете среднего дневного заработка при этом учитываются: в числителе - начисленные суммы выплат и вознаграждений работнику в 2010 и 2011 гг., с которых исчислялись страховые взносы в ФСС РФ, в знаменателе - 730 дней (ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", п. 15 Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375).
Средний заработок учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей установленной в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" на соответствующий календарный год предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (п. 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ). В 2010 г. таковыми были 415 000 руб. (п. 4 ст. 8 Закона N 212-ФЗ), в 2011 г. - 463 000 руб. (Постановление Правительства РФ от 27.11.2010 N 933).

За время, когда работник освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается (п. 1 ст. 9 Закона N 255-ФЗ). Поэтому при заболевании работника, находящегося в отпуске без сохранения заработной платы или отпуске по уходу за ребенком, такой отпуск ему не продлевается, а больничный не оплачивается. Листок нетрудоспособности в таком случае работодателю надлежит оплачивать лишь с того дня, когда работник должен приступить к выполнению своих обязанностей.

Пример 2. Коноплянка С.Л. ушел в отпуск за свой счет на две недели с 13 августа, с 23 по 31 августа он находился на больничном.
Первые четыре дня болезни, которые совпали с отпуском за свой счет (с 23 по 26 августа), работнику не оплачиваются, за оставшиеся же пять дней болезни (с 27 по 31 августа) ему должно быть начислено пособие по временной нетрудоспособности.

Такая же ситуация в части выплаты пособия наблюдается и в случае, когда сотрудник в период ежегодного оплачиваемого отпуска осуществлял уход за заболевшим ребенком или членом семьи. Оплачиваются лишь дни после отпуска, при этом дни ухода, совпавшие с отпуском, не переносятся и на них отдых не продлевается.
Аналогия прослеживается и по оставшимся случаям, при которых предусмотрено обеспечение застрахованных лиц пособием по временной нетрудоспособности (пп. 3, 4, 5 п. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ): при карантине во время отпуска, если работник осуществлял протезирование в рассматриваемый период, а также при долечивании в санаторно-курортном учреждении после стационарного лечения во время отпуска.
Еще раз повторимся: продление и перенос осуществляются только при болезни самого работника во время его нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске.

Перенос отпуска

Частичный

Работник, как было сказано выше, может попросить перенести дни отпуска, когда он болел, на более позднее время. Перенос данных дней отпуска документально оформляется аналогично: сотрудник подает заявление, в котором указывает, на какой период он хотел бы перенести дни отпуска, совпавшие с болезнью, и конкретное количество дней. Работодатель же оформляет приказ о переносе отпуска.
В отношении выплаченных отпускных и НДФЛ работодателю придется осуществить перерасчеты, ведь сотрудник получил деньги за полный отпуск, использована же была лишь часть его. Излишне выплаченную сумму можно зачесть либо в счет пособия по временной нетрудоспособности, либо в счет заработной платы за отработанные дни месяца, в котором сотрудник вышел на работу. Такой пересчет, в свою очередь, приводит к необходимости проведения корректировок в учете, поскольку с отпускных начислены НДФЛ и страховые взносы.

Пример 3. Несколько изменим условие примера 1: Кан К.М. обратился с заявлением о переносе отпуска за дни болезни на сентябрь, оклад работника - 27 600 руб., облагаемый НДФЛ доход работника на конец июля - B руб.
Организация находится на общем режиме налогообложения и уплачивает ежемесячные авансовые платежи по фактической прибыли, при исчислении налога организация следует настоятельным рекомендациям чиновников и учитывает расходы на оплату отпусков, которые продолжаются в нескольких отчетных периодах, исходя из дней, приходящихся на эти периоды (Письма Минфина России от 14.06.2011 N 07-02-06/107, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804).
При исчислении страховых взносов в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС ею используются общие тарифы, величины баз по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды за январь - июль одинаковы и равны C руб., при этом они меньше 512 000 руб.; работник родился в 1975 г. Тариф по страховым взносам на травматизм - 0,7%.
В связи с просьбой сотрудника отпуск за 11 дней его болезни перенесен работодателем на сентябрь. О чем издан приказ.
Работнику за 28 календарных дней отпуска начислено 28 827,12 руб. (1029,54 руб/дн. x 28 дн.). При этом с отпускных удержан НДФЛ - 3748 руб. Работник находился в отпуске 17 календарных дней - с 9 по 22 июля (14 календарных дней) и с 3 по 5 августа (3 календарных дня). Исходя из этого за дни использованного отпуска работнику полагается 17 502,18 руб. (1029,54 руб/дн. x 17 дн.). Следовательно, излишне ему было начислено 11 324,94 руб. (28 827,12 - 17 502,18).
С полагающихся отпускных надлежало удержать НДФЛ 2275 руб. ((A руб. + 17 502,18 руб.) x 13% - A руб. x 13%). Разницу в суммах налога удержанного и подлежащего удержанию, 1473 руб. (3748 - 2275), можно учесть в счет удержания НДФЛ с начисленной заработной платы за август.
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды исчисляются с выплат и вознаграждений, начисляемых физическим лицам, в частности, в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"). Поскольку сумма отпускных, 28 827,12 руб., была начислена в начале июля, перед уходом работника в отпуск, то ее организация учла при определении баз по страховым взносам в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС за январь - июль и на травматизм - за июль. Хотя впоследствии и оказывается, что из-за болезни сотрудника в отпуске ему было излишне начислено 11 324,94 руб., осуществлять корректировку баз по страховым взносам не следует. Обнаружение в текущем отчетном (расчетном) периоде необходимости удержать с работников выплаты, которые были излишне начислены им в прошлых отчетных (расчетных) периодах, по мнению Минздравсоцразвития России, не является обнаружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов, поскольку в каждом из указанных периодов (прошлом и текущем) база для начисления страховых взносов определялась как сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу работников именно в том периоде. Следовательно, внесения изменений в расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды в рассматриваемых ситуациях не требуется (Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 N 1376-19).
В августе Кан отработал 20 рабочих дней (с 6-го по 31-е), за эти дни ему надлежало начислить 24 000 руб. (27 600 руб. / 23 дн. x 20 дн.), с учетом же ранее излишне начисленных отпускных начислению подлежит 12 675,06 руб. (24 000 - 11 324,94).
Логично, конечно, отсторнировать излишне начисленную сумму отпускных и оперировать в дальнейшем величиной начисленной работнику заработной платы за август. Но, последовав разъяснениям Минздравсоцразвития России о ненадобности осуществления корректировки по страховым взносам в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС, исчисленным с излишне оказавшейся суммы отпускных, приходим к тому, что начислять их придется с подлежащей начислению суммы 12 675,06 руб.
Эта же величина учитывается при определении размера облагаемой базы для начисления НДФЛ за январь - август.
В бухгалтерском учете начисление заработной платы, страховых взносов и НДФЛ за август будет сопровождаться следующими записями:
Дебет 44 Кредит 70
- 12 675,06 руб. - начислена заработная плата Кану за август с учетом излишка отпускных;
Дебет 44 Кредит 69-1, субсчет "Расчеты с ФСС РФ",
- 367,58 руб. ((C руб. + 12 675,06 руб.) x 2,9% - C руб. x 2,9%) - начислены страховые взносы в ФСС РФ;
Дебет 44 Кредит 69-1, субсчет "Расчеты с ФСС РФ по травматизму",
- 88,73 руб. ((C руб. + 12 675,06 руб.) x 0,7% - C руб. x 0,7%) - начислены страховые взносы на травматизм;
Дебет 44 Кредит 69-2, субсчет "Расчеты с ПФР, страховая часть",
- 2028,01 руб. ((C руб. + 12 675,06 руб.) x 16% - C руб. x 16%) - начислены страховые взносы в ПФР на страховую часть;
Дебет 44 Кредит 69-2, субсчет "Расчеты с ПФР, накопительная часть",
- 760,50 руб. ((C руб. + 12 675,06 руб.) x 6% - C руб. x 6%) - начислены страховые взносы в ПФР на накопительную часть;
Дебет 44 Кредит 69-3, субсчет "Расчеты с ФФОМС",
- 646,43 руб. ((C руб. + 12 675,06 руб.) x 5,1% - C руб. x 5,1%) - начислены страховые взносы в ФФОМС;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
- 1647,76 руб. ((B руб. + 12 675,06 руб.) x 13% - B руб. x 13%) - начислен НДФЛ за август с учетом налога, удержанного с излишне начисленных отпускных.
Корректировка понадобится и в части налога на прибыль. При определении облагаемой базы за январь - июль в расходах на оплату труда были учтены отпускные за период с 9 по 31 июля (23 календарных дня) - 23 679,42 руб. (1029,54 руб/дн. x 23 дн.). Работник же с 23 по 31 июля (9 календарных дней) болел, поэтому начисленные за эти дни 9265,86 руб. (1029,54 руб/дн. x 9 дн.) излишне уменьшили облагаемую базу по налогу на прибыль за рассматриваемый отчетный период.
В прочих расходах учитываются в том числе и суммы страховых взносов в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС и на травматизм, начисленные в соответствии с законодательством РФ (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поскольку корректировку исчисленных сумм страховых взносов в указанные фонды за январь-июль Минздравсоцразвития России рекомендовал не производить, то учтенные в прочих расходах на конец июля их суммы логично оставить неизменными.
Соглашается с такой позицией и Минфин России. Датой осуществления расходов в виде сумм налогов (авансовых платежей по налогам), сборов и иных обязательных платежей признается дата их начисления (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ). При определении момента признания в налоговом учете страховых взносов, ввиду того что они являются обязательными платежами, финансисты рекомендуют применять указанный пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ. Поэтому датой осуществления расходов в виде страховых взносов признается дата их начисления (Письма Минфина России от 01.06.2010 N 03-03-06/1/362, от 12.05.2010 N 03-03-06/1/323).
Таким образом, по итогам семи месяцев облагаемая база по налогу на прибыль у организации оказалась завышена на 9265,86 руб. Следовательно, за этот отчетный период у налогоплательщика образовалась недоимка по налогу 1853,17 руб. (9265,86 руб. x 20%). Данную сумму организации следует доплатить в бюджет и представить уточненную декларацию по налогу на прибыль за январь-июль 2012 г.
Учитывая, что часть отпускных работнику была выплачена излишне, 9851,94 руб. (25 079,12 - (17 502,18 - 2275,00)), по итогам августа к выдаче ему полагается 11 028,06 руб. (24 000 руб. x (100% - 13%) - 9851,94 руб.).
В сентябре при оформлении отпуска за дни болезни при исчислении среднего дневного заработка расчетным периодом будет сентябрь 2011 г. - август 2012 г. Поэтому маловероятно, что его величина совпадет с 1029,54 руб., которые были исходными при расчете отпускных работнику в июле.

При заболевании ближе к окончанию отпуска не исключена вероятность, что работник помимо дней болезни пожелает перенести на другое время и оставшиеся дни отпуска. Перенос дней болезни для работодателя, как было сказано выше, обязателен. В части же оставшихся дней отпуска он, конечно, может пойти навстречу сотруднику, но для этого ему надлежит отозвать сотрудника из отпуска.
Отзыв работника из отпуска допускается с момента возникновения исключительных обстоятельств, причем неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Перечень данных обстоятельств законодательно не установлен. Следовательно, основания для отзыва из отпуска работодатель вправе определить самостоятельно.
Обстоятельства, требующие присутствия работника на работе и прерывания отпуска, необходимо отразить в приказе об отзыве из отпуска или в ином документе. Таким документом может быть служебная или докладная записка на имя руководителя организации. В ней следует указать кроме причин, требующих присутствия работника на работе, дату его выхода на работу.
К моменту выхода работника на работу должен быть издан приказ об отзыве из отпуска. Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому работодатель может издать его в произвольной форме. В приказе следует указать причину отзыва работника, дату выхода на работу, а также время предоставления неиспользованной части отпуска. С данным документом работник должен быть ознакомлен под роспись.
При отзыве работника из отпуска необходимо внести соответствующую информацию в график отпусков. Поскольку в нем нет специальной графы для внесения сведений об отзыве работника из отпуска, можно воспользоваться графой 10 "Примечание". В ней следует указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 "Основание (документ)" нужно отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графе 9 "Дата предполагаемого отпуска" - дату использования оставшейся части отпуска.
Сведения об отзыве из отпуска необходимо отразить также и в личной карточке работника (форма N Т-2). Данную информацию рекомендуется внести в личную карточку после возвращения работника из отпуска. В графе 4 разд. VIII "Отпуск" в таком случае указывается количество использованных дней отпуска, а в графе 7 - реквизиты приказа об отпуске и приказа об отзыве.
Отметим, что отзыв из отпуска работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также работников в возрасте до 18 лет и беременных женщин не допускается (ст. 125 ТК РФ).

Пример 4. Несколько изменим условие примера 3: Кан К.М. обратился с заявлением о переносе отпуска за дни болезни и оставшихся трех дней отпуска на сентябрь.
Чтобы полностью удовлетворить пожелание сотрудника о переносе оставшихся трех дней отпуска на сентябрь, необходимо издание приказа об отзыве сотрудника из отпуска с 3 по 5 августа с указанием обстоятельств, требующих присутствия работника на работе и прерывания отпуска. Обстоятельств для отзыва сотрудника из отпуска на один рабочий день (3 августа) работодатель не нашел.
Исходя из этого, работодателем издан приказ о переносе на сентябрь только 11 календарных дней отпуска, когда работник болел.

Полный

Не исключена вероятность, что работник заболеет за день (несколько дней) до отпуска, то есть до момента фактического его начала. Выйдя с больничного, подчиненный может попросить полностью перенести отпуск. Если работодатель примет пожелание работника, то ему необходимо оформить приказ, которым:
- отменяется предыдущий приказ о предоставлении отпуска;
- аннулируется записка-расчет;
- оговариваются новые сроки предоставления отпуска.
Если к моменту начала болезни работником были получены отпускные, то в приказе желательно отразить, на какие цели они используются - засчитываются в счет зарплаты или выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Вариант такого приказа при условии подачи заявления менеджера Кана К.М. о переносе отпуска на сентябрь из-за его болезни с 7 по 19 июля приведен в образце 3.

Образец 3


 

Если на момент издания такого приказа в бухгалтерском учете были произведены начисления НДФЛ и страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а в налоговом суммы отпускных и страховых взносов учтены в расходах, то работодателю необходимо будет осуществить их сторнирование.

Июль 2012 г.





Статьи по теме: