Авансовый отчет по зарубежной командировке
Отправляя сотрудника в заграничную командировку, вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.
По какой форме составлять авансовый отчет
Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Обязанность применять унифицированную "первичку" сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.
Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из "упрощенцев" есть необходимое для этого программное обеспечение - можно использовать.
Какую информацию заносит в документ подотчетное лицо
Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 - 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 - суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.
Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру
Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 - 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).
Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.
Таблица
Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях
|
Наименование строки авансового отчета |
Как заполнять и пересчитать валюту в рубли |
|
"Израсходовано" |
Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и "упрощенцам". Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
|
"Остаток" |
Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу Банка России, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета |
|
"Перерасход" |
Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета |
Пример. Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях
ООО "Рига", применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки - с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.
Выданную сумму - 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 "Получен аванс" и по строке "Итого получено". Строку "Израсходовано" бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО "Рига" в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО "Рига" записал по строке "Остаток".
Август 2013 г.