Главная - Статьи

Авансовый отчет при командировке за рубеж: общие требования

 

Когда работник приедет из загранкомандировки, ему придется отчитаться о своих расходах (Указания по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1)). Заполненный авансовый отчет (форма N АО-1) - важный первичный документ. Он необходим для подтверждения суммы потраченных работником денег. На дату его утверждения вы можете признать командировочные расходы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (Пункты 5, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Поэтому, чтобы у проверяющих не было к вам никаких претензий, этот документ должен быть заполнен безукоризненно.
Аванс для загранкомандировки может быть выдан как в рублях, так и в валюте (Часть 6 ст. 4, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ). Мы рассмотрим, как это повлияет на заполнение авансового отчета. Но сначала остановимся на общих вопросах заполнения этого отчета.

 

Когда авансовый отчет действительно нужен

 

Строго говоря, авансовый отчет надо составлять, только если работнику были выданы деньги под отчет. Получается, что если перед командировкой работник не получал аванс на командировочные расходы, то и заполнять авансовый отчет он не должен. Но то, что авансового отчета не будет, вовсе не означает, что вы не можете вернуть работнику деньги, потраченные им на командировку, по иному документу. В такой ситуации работнику по возвращении из командировки надо написать заявление в произвольной форме с просьбой возместить ему расходы. В заявлении надо указать, какие это расходы, и приложить к нему подтверждающие документы. А директор должен будет утвердить эти расходы и дать поручение бухгалтерии их возместить (оплатить).
Правда, некоторые организации всегда требуют от работников, вернувшихся из командировки, составления авансового отчета по форме N АО-1 (Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки): независимо от того, получал работник перед командировкой деньги под отчет или нет. Конечно, это не логично, но нарушения в этом нет.
На составление авансового отчета у работника - 3 рабочих дня по возвращении из командировки (Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Если работник не составит отчет в течение этого срока, ничего страшного не произойдет. Штрафов за такое нарушение нет. Главное - не давать ему под отчет новых сумм, пока он не отчитается.

 

По какой форме нужно составлять авансовый отчет: по своей собственной или по унифицированной

 

Если вы не хотите проблем с налоговой, надо, чтобы авансовый отчет вашего работника был составлен по утвержденной форме.
Иногда организации используют свои бланки авансовых отчетов - разработанные самостоятельно, без оглядки на унифицированную форму N АО-1. Но авансовый отчет "не по форме" можно рассматривать лишь как подготовительный для составления "настоящего" отчета по форме N АО-1. Ведь если не будет отчета по унифицированной форме, инспекторы из налоговой могут вычеркнуть командировочные из налоговых расходов - как не подтвержденные документально (Пункт 1 ст. 252 НК РФ).

Предупреди работника
Отчитаться о расходах, произведенных в командировке за счет денег организации, нужно в течение 3 дней по возвращении из командировки.

А если вам не хватает показателей, которые приведены в форме N АО-1, вы всегда можете дополнить ее своими собственными показателями. Главное - не убирать из нее никакие реквизиты (Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Дополненную вами форму N АО-1 нужно утвердить приказом (Пункт 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации").
К примеру, можно дополнить авансовый отчет графами, в которых будут отражаться суммы налоговых расходов. В бухучете мы признаем все траты, возмещаемые работнику. А в налоговом учете - не все. К примеру, если ваша организация возместит работнику расходы на дополнительное обслуживание в гостинице и питание, то их в налоговые расходы включить не удастся. Ведь они должны покрываться суточными (Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Значит, разные графы для отражения бухгалтерских и налоговых расходов будут весьма кстати. Также для валютных авансовых отчетов можно ввести графы для указания курса (курсов - если вам их потребуется несколько), по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли.

 

Как нам возместить работнику все командировочные расходы

 

Организация должна возместить работнику все его командировочные расходы (Статья 167 ТК РФ). Однако некоторые затраты работника не так просто учесть именно как расходы организации на командировку.
Это относится, прежде всего, к комиссии банка за приобретение иностранной валюты. Ее работнику придется платить, если он вынужден для командировки покупать наличную иностранную валюту самостоятельно. Так вот, комиссия банка за обмен валюты прямо не указана в перечне командировочных расходов, приведенном в правительственном Положении о направлении работников в служебные командировки (Пункт 10 Положения). Поэтому, чтобы учесть ее как командировочные расходы (как в бухгалтерском, так и в налоговом учете), лучше в вашем внутреннем положении о командировках (или ином локальном акте) закрепить, что комиссии или иные сборы за операции с куплей-продажей валюты компенсируются вашей организацией работнику (Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; ст. 168 ТК РФ; п. 11 Положения).
Аналогичная ситуация - и с потерями работника на курсе при обмене валюты. Такие потери возможны, если сначала работник обменял, к примеру, рубли на иностранную валюту, а затем остаток валюты обменял обратно на рубли (по меньшему курсу иностранной валюты).
Допустим, работник перед поездкой в Европу обменял рубли на валюту по курсу 40 руб/евро. А по возвращении в Россию купил рубли на оставшиеся неистраченными евро по курсу 39 руб/евро. Разница в курсах - 1 руб. с евро. И такой расход тоже надо возместить работнику - ведь он непосредственно связан с командировкой (Статьи 167, 168 ТК РФ). Значит, в авансовом отчете надо выделить отдельный вид расходов - к примеру, "расход из-за разницы в курсах при покупке/продаже наличной валюты".

Предупреди руководителя
Когда работнику, который собирается в загранкомандировку, выдан аванс наличными, это чревато сложностями в признании некоторых расходов. В частности, связанных с обменом валюты (если работник будет покупать или продавать ее самостоятельно). Полностью учесть все командировочные расходы при расчете налога на прибыль без всяких проблем можно будет, если выдать работнику вместо наличных корпоративную банковскую карту.

В обратной ситуации, если из-за разницы курсов получится доход, его тоже логичнее было бы учесть, но уже в уменьшение командировочных расходов. Все эти особенности надо закрепить в вашем положении о командировках.
Но учтите, что в Минфине считают, что последствия обмена валюты (в том числе из-за разниц курсов при купле-продаже валюты) - это личные сложности работника. И связанные с этим потери нельзя учесть для целей налогообложения прибыли как расходы организации.

Из авторитетных источников
Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
"Потери работника на курсе при обмене валюты, а также на комиссии банка - это личные затраты работника. Если организация хочет ему их компенсировать, она может сделать это только за счет чистой прибыли.
По моему мнению, в расходах для целей налогообложения эти затраты учесть нельзя. Поскольку в данной ситуации эти расходы нельзя признать расходами организации на оплату услуг банков - ведь работник получил деньги под отчет на расходы во время командировки как физическое лицо (Подпункт 25 п. 1 ст. 264 НК РФ)".

Поэтому, если ваша организация собирается возмещать работнику спорные затраты, надо:
- во-первых, в локальном акте (в положении о командировках) прямо указать, что они относятся к командировочным расходам;
- во-вторых, учитывая мнение проверяющих, определиться: будете вы учитывать их для целей налогового учета или нет.





Статьи по теме: