Главная - Статьи

Аутсорсинг бухгалтерских служб в организациях с комплексной информационной системой

Применение аутсорсинга требует точного анализа, так как это не всегда экономически выгодно при внедренных информационных системах.

В современной российской экономике существуют различные отрасли хозяйствования предприятия различных профилей деятельности, осуществляющие производство продукции либо оказывающие услуги. Рассматривая не государственные социальные институты, а компании малого, среднего и крупного бизнеса, основной целью которого является получение прибыли, можно сказать о том, что в организационной структуре подобных предприятий, как правило, есть отдел, выполняющий учет хозяйственных операций, то есть бухгалтерская служба.

Основной функцией бухгалтерской службы является своевременная сдача бухгалтерского баланса и налоговых отчетов не позднее сроков, установленных законодательством Российской Федерации и рядом сопутствующих документов (федеральных законов, приказов и распоряжений Правительства РФ). Функционально учет бухгалтерских операций может осуществляться либо посредством ручных операций на бумажных носителях, либо при помощи комплексных информационных систем, то есть компьютерных систем, основной задачей которых является автоматизация бизнес-процессов всех уровней конкретной компании.
Данный тип систем представляет собой сквозную систему, в которой каждому модулю, отвечающему за свой бизнес-процесс, доступна вся необходимая информация в режиме онлайн.

На сегодняшний день в российских компаниях внедрены различные информационные системы как от отечественных, так и от зарубежных разработчиков. В обоих случаях выходными данными любой информационной системы со стороны бухгалтерской службы являются бухгалтерский баланс и отчет о доходах и расходах предприятия за отчетный период.
При внедрении информационных систем изменяется структура бизнес-процессов как отдельных филиалов, так и всего предприятия, и часто руководству компании важно знать о затратах предприятия на те или иные функции, выполняемые персоналом бухгалтерских служб, а также о том, каким образом можно улучшить организацию труда до желаемого уровня и повысить долю выпущенной продукции на единицу затрат труда, но для этого рекомендовано обратиться к истории и сути вопроса производительности труда.

Расчет производительности труда

Начиная со второй половины XIX в. в США теоретики, а также различные исследователи экономики труда стали рассчитывать среднюю выработку продукции в натуральном выражении на одного рабочего, занятого в основном производстве. Позже, в период с 1950-х гг., расчет производительности труда стал воспроизводиться с учетом всего промышленно-производственного персонала, и по прошествии нескольких лет расчет этого показателя распространился на другие экономические сферы деятельности, в том числе и на сферу услуг.

Во второй половине XX в. расчет производительности труда стал общепризнанным инструментом анализа деятельности предприятия, но методы расчета в разных странах стали отличаться. В государствах, где политическим строем был социализм или коммунизм, показатель производительности труда был основным и единственным показателем, характеризующим деятельность того или иного предприятия, а там, где был капитализм с присущей ему рыночной экономикой, данному показателю уделяли должное внимание, однако, наряду с ним, опирались также и на другие показатели.

В СССР это был основной показатель при определении результативности производства. В условиях перехода к рыночной экономике органы статистики полностью аннулировали всю отчетность по этому показателю, что было серьезным ущербом для экономической науки, потому что эти данные до сих пор не восстановлены или восстановлены, но не в должном объеме.

За рубежом термин "производительность" широко используется как показатель эффективности функционирования предприятия. Это понятие более объемно, нежели "производительность труда", это система, в которую вводятся затраты в форме труда, капитала, информации, энергии и материалов. Производительность выступает в качестве отношения количества товаров и услуг, произведенных за определенный период времени к количеству ресурсов, затраченных для создания или производства этой продукции за аналогичный период времени.

Сущность производительности труда раскрывается посредством анализа двух основных подходов в использовании трудовых ресурсов и рабочей силы: экстенсивному и интенсивному подходам.

Экстенсивное развитие трудовых ресурсов характеризуется привлечением к труду лиц, еще не занятых в национальном производстве либо по каким-то причинам временно не работающих, или увеличением бюджета рабочего времени. В российской экономике на сегодняшний день есть резервы для реализации этого подхода, однако в перспективе такие резервы имеют тенденции к сокращению, следовательно, с точки зрения как отдельного производства, так и всего общества целесообразнее использовать интенсивное развитие трудовых ресурсов.

Интенсивное развитие трудовых ресурсов, предусматривающее снижение затрат на единицу продукции, характеризует увеличение производительности труда, которая является показателем степени эффективности трудовых затрат человека в производстве конечного продукта в единицу времени. Затраты труда в единицу времени тем меньше, чем больше производится продукции в единицу времени. Поэтому более интенсивный рабочий день находит свое отражение в производстве большего количества продукта. Однако максимальный уровень интенсивного развития носит физиологический и психофизиологический характер, так как зависит от возможностей человеческого организма.

Результатом исследования организации труда является внедрение эффективных мероприятий на конкретном предприятии, улучшающих организацию труда. Повышение производительности труда в результате сокращения потерь рабочего времени в процессе работы может быть достигнуто за счет:

  • снижения неявок по болезни персонала;
  • сокращения потерь по организационно-техническим причинам;
  • устранения скрытых непроизводительных затрат и прочих потерь рабочего времени.

Рост производительности труда за счет повышения уровня организации труда можно охарактеризовать условной формулой:

ДЕЛЬТА Птр. = (Уорг.тр.план - Уорг.тр.факт) x 100,

где ДЕЛЬТА Птр. - прирост производительности труда, %;

Уорг.тр.план - планируемый уровень организации труда, усл. ед.;

Уорг.тр.факт - фактический уровень организации труда, усл. ед.

Данная формула показывает, что выраженная в процентном соотношении разница между совокупными уровнями до и после внедрения мероприятий, повышающих организацию труда, является приростом производительности труда.

Разработка и последующее внедрение каких-либо мероприятий по совершенствованию организации труда требуют как материальных, так и непосредственно трудовых затрат. От экономической эффективности внедренных мероприятий зависит общий экономический эффект.

Экономическим результатом совершенствования организации труда является снижение себестоимости продукции и получение дополнительной прибыли в результате:

  • роста производительности труда за счет снижения трудоемкости продукции, повышения работоспособности, а также квалификации персонала;
  • увеличения выпуска продукции;
  • снижения зарплатоемкости продукции, т.е. снижения затрат на 1 руб. продукции;
  • повышения качества и сокращения брака продукции.

Анализируя организацию труда как самостоятельное направление экономической составляющей компании, ее невозможно изолировать от остальных элементов организации производства. Если разработка и внедрение мероприятий по организации труда выполняются в комплексе с мероприятиями по совершенствованию техники и оборудования на производстве, то достигается больший экономический эффект.

По причине того, что внедрение и последующая промышленная эксплуатация любой информационной автоматизированной системы предполагают увеличение экономического эффекта, а также, как правило, предполагают некоторое сокращение численности персонала либо частичный вывод служащих каких-либо отделов из структуры конкретного предприятия, компания может прибегнуть к аутсорсингу, который способствует увеличению обозначенного выше экономического эффекта.

Аутсорсинг

Аутсорсинг является относительно новым видом услуг на российском рынке. Под этим термином понимают оказание каких-либо услуг в течение определенного времени по оговоренной цене подрядной организацией, в ходе которых происходит передача всех имеющихся активов, а также перевод внутренних подразделений предприятия-заказчика. Иными словами, смысл аутсорсинга заключается в сосредоточении всех ресурсов организации на основном виде деятельности с попутной передачей остальных вспомогательных функций профессиональному партнеру.

Основным отличием аутсорсинга от услуг сервиса и поддержки, имеющих периодический характер, состоит в том, что услуги аутсорсинга носят постоянный, длительный характер, контракт между организациями заключается не менее чем на 1 год, т.е. при аутсорсинге происходит передача на длительное время вспомогательных производств какой-либо непрофильной деятельности предприятия-заказчика, которое в принципе может осуществляться и собственными силами.

Зарубежный опыт

В США и Европе аутсорсинг достиг большой популярности, тогда как в России он только начинает свое шествие. Несколько лет назад потребителями таких услуг были в основном филиалы и представительства иностранных компаний, но уже сейчас достаточно часто к услугам аутсорсинговых компаний прибегают и средние российские организации. Данный факт объясняется тем, что возрастающая конкуренция на рынках услуг, товаров и работ требует от предприятий роста эффективности производства и снижения затрат на единицу продукции. Решить эту проблему помогает аутсорсинг, и хотя многие российские предприятия только присматриваются к этому новшеству на рынке услуг, малый и средний бизнес уже активно использует услуги аутсорсеров в части финансового и кадрового аутсорсинга, а также в сфере информационных технологий (далее - ИТ).

Аутсорсинг ИТ уже давно занял прочное положение на рынке услуг, тогда как аутсорсинг финансовой сферы еще только набирает обороты в России.

Мировой рынок ИТ-аутсорсинга свидетельствует в целом об устойчивом росте экономики. Экономический кризис подходит к своей завершающей стадии, и большинство крупных транснациональных компаний перестраиваются на поиск новых стратегий внешних услуг и оптимизации ныне действующих сервисов.

Оптимистичные взгляды аналитиков подтверждаются исследованиями компании Everest Group, которые заявляют, что суммарный объем аутсорсинговых сделок в США и Канаде за последний квартал 2010 г. составил 4,9 млрд долл., прирост рынка составил 16% по сравнению с третьим кварталом. Общее число крупных заключенных контрактов достигло восьми стоимостью более 0,95 млрд долл. каждый. Общий объем аутсорсинговых сделок возрос на 24%, средний размер контракта сократился на 10%, отмечен рост аутсорсинговых сделок инфраструктуры по сравнению с прошлым кварталом. В течение первого квартала 2010 г. было заключено порядка 70 крупных сделок стоимостью более 48 - 50 млн долл. каждая.

Развитие получает также и рынок российского ИТ-аутсорсинга, аналитики отмечают, что в течение 2010 г. данный сектор экономики активно прогрессировал. За минувший год появился ряд компаний, открывших аутсорсинговые дата-центры. Восприятие высококонкурентных компаний ИТ-аутсорсинга в бизнес-среде изменилось в лучшую сторону, предприятия стали чаще обращаться к услугам аутсорсеров с целью повышения эффективности и оптимизации бизнеса.

Западные аналитики сходятся во мнении, что существуют лишь две основные причины ИТ-аутсорсинга:

  • руководство компаний часто рассматривает работу ИТ-служб как неосновную и рассчитывает, что компании-аутсорсеры, обладающие достаточным опытом в этой сфере, могут предоставить сервис более эффективно, нежели собственные ИТ-отделы;
  • неопределенность в вопросах ценности информационных технологий - руководство многих компаний рассматривает их как источник затрат, которые необходимо минимизировать.

Рост аутсорсинга в сфере финансов обусловлен следующими факторами:

1. Поставщики услуг бухгалтерского учета более эффективно используют опыт и навыки специалистов, работающих в данной организации, которой предоставляются услуги.

2. Аутсорсинг финансовых служб дает возможность для получения консультационных услуг на различный срок длительности, а при подписании контракта с еще одним поставщиком перечень предоставляемых услуг может быть изменен или откорректирован на протяжении срока действия контракта.

3. Предприятия малого и среднего бизнеса нередко рассматривают аутсорсинг как перспективу передачи сразу нескольких функций, в которые помимо финансов входит ИТ, по одной компании-аутсорсеру.

4. В отличие от аутсорсинга ИТ, компаниям-аутсорсерам не требуется выделять крупные суммы на покупку сетевого компьютерного оборудования.

5. При равных характеристиках организации-заказчики будут склоняться к выбору тех фирм-аутсорсеров, у которых есть накопленный опыт. Следовательно, поставщики услуг в скором времени будут завоевывать все более значимые сегменты этого рынка путем снижения оплаты и системы скидок для компаний-заказчиков.

6. В отдельных случаях аутсорсинг бухгалтерских служб ведет к более эффективной организации труда в рамках всего предприятия, так как персонал кадровых отделов направляет все имеющиеся ресурсы на организацию работы отделов основного производства, не растрачивая силы на службы аппарата управления, к которым, как правило, принадлежат финансовые отделы (принцип "меньшее организовать проще").

Данные статистики, опубликованные в отраслевых изданиях, говорят о том, что около 55% организаций крупного бизнеса Великобритании передали на аутсорсинг большую часть своих функций в сфере ИТ. На сегодняшний день в средней организации затраты на ИТ-сферу и финансовые службы находятся примерно на равном уровне. Можно предположить, что если на аутсорсинг отдаются второстепенные функции предприятия, то аутсорсинг финансового подразделения будет также часто происходить, как аутсорсинг ИТ.

В общем случае услуги аутсорсинга обладают как преимуществами, так и недостатками.

К преимуществам можно отнести снижение издержек на обслуживание; отсутствие необходимости вложений в компьютерное и программное обеспечение; внешний ресурс привлечь легче, чем подготовить его своими силами внутри предприятия; сокращение потребности в площадях и оборудовании; исчезновение необходимости найма персонала редких профессий.

К самым главным недостаткам аутсорсинга можно отнести сокращение рабочих мест по работе с персоналом; привлекаемые работники, как правило, негативно влияют на моральный дух в коллективе организации-заказчика.

В России

На сегодняшний день многие российские фирмы пользуются бухгалтерским аутсорсингом, который предлагает услуги по восстановлению, ведению бухгалтерского и налогового учета, оптимизации налоговых платежей, а также составлению годовой и поквартальной отчетности. Использование штата бухгалтеров, принадлежащего сторонней организации, не противоречит нормам бухгалтерского законодательства.

Как правило, в штате предприятия-заказчика есть бухгалтер, ведущий первичную учетную документацию, которая впоследствии передается аутсорсинговой компании для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете и составлении и сдачи отчетности. Нецелесообразно передавать документы ежедневно, в особенности если организации заказчика и аутсорсера находятся на большом удалении друг от друга. В большинстве случаев каждый день передаются только копии документов (по e-mail или по факсу), а в конце месяца доставляются оригиналы первичных бухгалтерских документов. Если количество документов велико, а передавать их аутсорсинговой компании невозможно, в этом случае специалисты-аутсорсеры периодически могут приезжать в фирму-заказчик и работать непосредственно там в текущем режиме. Причиной передачи ведения бухгалтерского учета аутсорсеру заключается в снижении риска штрафных санкций за ведение неправильной отчетности. Согласно НК РФ штрафы и пени будет выплачивать налогоплательщик-организация, а не аутсорсер, которому данное предприятие передало ведение бухгалтерского учета. Однако в договор между сторонами можно включить пункт, обязывающий уплачивать штрафные санкции аутсорсеру. Изначальное разграничение прав и обязанностей сторон в контракте позволяет избежать многих спорных вопросов.

Стоимость услуг аутсорсера складывается в зависимости от хозяйственной направленности предприятия-заказчика. Существует дифференцированный подход к оказанию услуг (новые организации; организации малого бизнеса, имеющие сравнительно небольшие обороты; организации, требующие полного спектра услуг аутсорсеров в части бухгалтерии).

Комплексная информационная система (КИС)

На сегодняшний день с приходом ERP-систем (Enterprise Resource Planning system - система планирования ресурсов предприятия) на российский рынок возникла необходимость в квалифицированном персонале по обслуживанию этих систем после внедрения и установки оборудования, обеспечивающего работу той или иной комплексной информационной системы (далее - КИС). Информационная система может охватывать полностью деятельность всего предприятия, однако гораздо чаще в ней происходит учет и контроль только определенных блоков, таких как логистика, ремонты, финансы, контроль договоров с поставщиками, управление персоналом, управление производственными процессами и др. В зависимости от решения руководства компании-заказчика эти блоки могут быть переданы в ведение компании-аутсорсеру.

Главная цель внедрения ERP системы в части бухгалтерского учета и ведения всего блока финансов - достижение прозрачности всей отчетности. При передаче этого блока в аутсорсинг в отношениях между заказчиком и аутсорсером возникают определенные моменты, на которые рекомендовано обратить внимание:

1. ERP-система установлена у заказчика, соответственно, требуется дать сетевой доступ специалистам организации-аутсорсера для возможности ввода-вывода информации, а также появляется необходимость в обучении работе в ней специалистов из организации-аутсорсера.

Неизвестно, что будет менее затратным - обучить аутсорсера или учитывать все операции своими силами. Если речь идет о таких КИС, как 1С: Предприятие, Галактика, Парус, Бэст, то в данных системах по части функционала в целом не возникает множества вопросов, хотя остаются некоторые спорные моменты.

Однако если работа осуществляется в ERP-системах на базе ORACLE, SAP R/3, JD Edwards, PeopleSoft - то тут возникает масса спорных моментов, потому как изначально данные КИС были придуманы и разработаны в США и Европе, и функционал, соответственно, подходил больше для западного бухгалтерского учета.

Даже если КИС полностью отлажена и написаны рабочие инструкции конечных пользователей по учету хозяйственных операций, нет уверенности, что у аутсорсера не возникнет дополнительных вопросов по работе в ней.

Для аутсорсера подобное обучение работе в КИС будет в любом случае положительным моментом, так как заказчик делится опытом по работе в информационной системе (неважно какой - западной с мировым именем или отечественной). Опыт от этого только повысит конкурентоспособность аутсорсера на рынке предоставления услуг.

2. При неправильном выполнении операций по вводу первичной информации в КИС могут возникнуть функциональные ошибки, которые могут повлечь за собой серьезные проблемы, такие как недостоверное отображение информации в отчетности, получаемой из КИС, как на промежуточных, так и конечных этапах сдачи бухгалтерского баланса.

Также подобные ситуации влекут за собой издержки на функциональную (а в отдельных случаях даже техническую) поддержку консультантов компаний, осуществивших запуск, настройку и отладку информационной системы конкретной организации-заказчика, не говоря уже о времени простоя как оборудования, так и персонала, что сказывается на общем имидже компании (в особенности если это торговая компания или любая другая негосударственная рыночная структура).

Также существуют определенные риски, проанализировать которые должно руководство еще до подписания контракта с компанией-аутсорсером. К ним относятся такие, как анализ реальной необходимости в аутсорсинге или же учет хозяйственных операций, их целесообразнее проводить, привлекая внутренние ресурсы предприятия; выбор подходящей компании-подрядчика; сохранение темпа реализации проекта; установление базовых параметров и создание системы измерения показателей деятельности.

В процессе перехода к аутсорсингу возможно применение следующих стратегий:

  • разработать и применить в эксплуатации гибкую структуру корпоративного управления, к примеру, путем реорганизации вертикалей и горизонталей подчинения в организационной структуре компании;
  • обеспечить более эффективное управление всеми типами взаимодействий между субъектами процесса аутсорсинга;
  • обозначить все спорные моменты контракта, которые могут инициировать четкое выполнение поставленных целей.

Резюмируя вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что успешным аутсорсинг является только тогда, когда применяется систематический подход к прохождению последовательных стадий и выполнение соответствующих действий. Количество этих стадий всегда напрямую зависит от конкретной рассматриваемой ситуации организации-заказчика и компании-аутсорсера, однако наиболее правильным подходом будет придерживаться шести принципов, в их числе определение перспективы, оценка действий обеих сторон, переговоры, переход к конкретным действиям, совершенствование и непосредственное исполнение возложенных обязанностей.

"Проклятие победителя"

В аутсорсинге существует термин "проклятие победителя", обозначающий ситуацию, которая возникает, когда во время тендера компания-аутсорсер обещает слишком выгодные условия, но постоянно терпит убытки. Например, опасность возникновения подобной ситуации случается в те моменты, когда поставщики ИТ-аутсорсинга делают нереалистичные предложения, стараясь любой ценой заключить дорогостоящий контракт, хотя уже предполагают либо выясняют в ближайшем будущем, что не смогут покрыть расходы на тендер, эксплуатационные и предпринимательские издержки. Они идут на риск, надеясь, что смогут окупить расходы за счет областей сферы услуг, требующих срочного внимания, необходимых, но не оговоренных в контракте и оплачиваемых в большем размере.

Процесс тендера в целом напоминает аукцион: компаний-аутсорсеров просят представить свои предложения. Потенциальная опасность заключается в том, что поставщики услуг могут не до конца рассчитать свои возможности и впоследствии оказаться не в состоянии продолжать обслуживание по ценам, оговоренным во время проведения торгов, в такой ситуации весьма вероятно резкое ухудшение взаимоотношений обеих сторон. Часто "проклятие победителя" осложняет ситуацию с аутсорсингом, и единственным выходом из ситуации становится досрочное расторжение контракта либо глубокий пересмотр существующих положений контракта. Независимо от того, получит ли проект дальнейшее развитие, обе стороны понесут большие материальные потери, усиливающие сомнения необходимости подобных финансовых сделок, поэтому важным является четкое понимание предпосылок и дальнейшего развития подобных сценариев.

Ситуация "проклятие победителя" может возникнуть не только в ИТ-аутсорсинге, но и в любом виде аутсорсинга бизнес-процессов, с тем различием, что при ИТ-аутсорсинге издержки будут зависеть от сумм, выделяемых на высокотехнологичное оборудование, которое будет впоследствии обеспечивать компании-заказчику процесс работы информационной системы, и сумм, выделяемых при аутсорсинге бухгалтерских служб на оплату работ специалистов.

Заключение

Многие западные компании используют аутсорсинг, переводя бизнес-процессы за рубеж в такие страны, как Индия, Китай, Филиппины, по причине того, что стоимость рабочей силы там ниже по сравнению с США, Канадой и развитыми странами Европы. Однако здесь есть особенности, на которые рекомендуется обратить внимание. Так, согласно исследованиям Meta Group офшорная контрактация позволяет сократить за первый год 20% выделенных средств, снижая при этом на эти же 20% производительность, другими словами - экономия не всегда воспринимается правильно. Также другими возможными проблемами являются размытие границ проекта вследствие различия в языке и культуре и вопросы безопасности. Помимо этого, рекомендуется учитывать особенности местных обычаев той страны, на территории которой происходит процесс аутсорсинга, по причине того, что они часто сильнее, чем кажутся на первый взгляд.

Если говорить о российском рынке аутсорсинговых услуг, то можно сказать, что он еще не совсем готов к обслуживанию компаний, хозяйственная деятельность которых учитывается в единой информационной системе на базе западных платформ. ERP-системы по части бухгалтерского учета уже предполагают некоторые сокращения численности персонала финансовых отделов, в отдельных случаях - достаточно крупные. В большинстве своем аутсорсинг бухгалтерских служб выгоден для предприятий малого и среднего бизнеса, финансовая деятельность которых проходит через отечественные ERP-системы с интерфейсом, интуитивно понятным именно российскому пользователю. ИТ-аутсорсинг прочно держит свои позиции, и большинство российских компаний предпочитают заключать длительные контракты с фирмами, предоставляющими соответствующие услуги именно по ИТ-направлению, нежели по оптимизации работы собственных бухгалтерских служб.

Октябрь 2012 г.





Статьи по теме: